Naczelnik:

Barbara Więckowska - pokój 309A
numer telefonu: 32 4785 349
e-mail: bwieckowska@um.jastrzebie.pl
dialog@um.jastrzebie.pl

Stanowiska do spraw obsługi jednostek pomocniczych/budżetu obywatelskiego/funduszu sołeckiego - pokój 210A
numer telefonu: 32 4785 347

Stanowiska ds. informacji i promocji - pokoje: 301A, 302A, numer telefonu: 32 4785 166
pokój 319, numer telefonu: 32 4785 138

Usytuowanie wydziału:

Wydział Dialogu Społecznego znajduje jest w budynku "A”, na II i III piętrze.
Zajmuje pokoje o numerach: 210A, 301A, 302A, 309A, 319A

 

Adres Urzędu:
Urząd Miasta Jastrzębie-Zdrój
al. Józefa Piłsudskiego 60
44-335 Jastrzębie-Zdrój

Godziny przyjmowania interesantów:
od poniedziałku do środy - od godz. 7:30 do 15:30,
czwartek - od godz. 7:30 do 17:00,
piątek - od godz. 7:30 do 14:00.

Zakres kompetencji:

Do zadań Wydziału Dialogu Społecznego należą w szczególności:
1. W zakresie współpracy z jednostkami pomocniczymi Miasta:
1) prowadzenie spraw jednostek pomocniczych Miasta w zakresie Wydziału oraz współpraca z innymi Wydziałami i Jednostkami Organizacyjnymi Miasta w zakresie zgłaszanych wniosków przez Zarządy Osiedli, Sołtysów i Rady Sołeckie,
2) sporządzanie projektów planów finansowych jednostek pomocniczych w zakresie środków wyodrębnionych do dyspozycji jednostek pomocniczych:
a) opracowywanie projektu budżetu związanego z bieżącą działalnością jednostek pomocniczych w zakresie opłat czynszowych, centralnego ogrzewania, wody, energii elektrycznej, zakupu materiałów i diet dla przewodniczących organów wykonawczych jednostek,
b) realizacja budżetu w zakresie bieżącej działalności jednostek pomocniczych w zakresie m.in: rozliczania faktur za materiały biurowe i środki czystości; rozliczania należności za centralne ogrzewanie, wodę i energię elektryczną; rozliczania diet przewodniczących organów wykonawczych
jednostek;
c) opracowanie projektu budżetu związanego z współorganizacją imprez (w zakresie wydatków na zakup nagród oraz usług podczas organizowanych imprez miejskich w ramach kultury i kultury fizycznej współorganizowanych przez Zarządy Osiedli i Sołectwa, a także dożynek),
d) współpraca w zakresie przekazywania wniosków o umieszczenie w budżecie miasta środków na inwestycje lokalne oraz zakupy nagród i usług w ramach organizowanych przez nie imprez (zgodnie z harmonogramem prac związanych z przygotowaniem budżetu na kolejny rok budżetowy),
e) pomoc w wykonywaniu zadań statutowych przez jednostki pomocnicze poprzez udzielanie informacji o działalności właściwej komórki Urzędu Miasta oraz jednostki organizacyjne,
3) współpraca z sołtysami i przewodniczącymi zarządów osiedli,
4) współpraca z jednostkami pomocniczymi Miasta w zakresie współorganizacji imprez kulturalnych, sportowych,
5) przygotowywanie zebrań otwartych z mieszkańcami w sprawie wyborów do jednostek pomocniczych w zakresie: przygotowania ogłoszeń o zebraniach, przygotowania pełnej dokumentacji wyborczej, wynajmu pomieszczeń na zebrania, zapewnienia obsługi administracyjnej,
6) pomoc w organizowaniu zebrań otwartych z mieszkańcami przez jednostki pomocnicze miasta (zapewnienie referentów spraw rozpatrywanych na zebraniach, wynajem pomieszczeń, przygotowanie ogłoszeń itp.),
7) przekazywanie wniosków i uchwał z zebrań otwartych z mieszkańcami oraz posiedzeń Zarządów Osiedli i Rad Sołeckich do właściwych komórek zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
8) ewidencjonowanie protokołów z posiedzeń organów uchwałodawczych i wykonawczych jednostek pomocniczych oraz sprawozdań z działalności organów wykonawczych jednostek pomocniczych.
2. W zakresie Jastrzębskiego Budżetu Obywatelskiego:
1) wykonywanie zadań związanych z Jastrzębskim Budżetem Obywatelskim w zakresie zgodnym z zasadami i procedurami określonymi Uchwałą Rady Miasta,
2) wykonywanie zadań związanych z promocją (m.in. prowadzenie zakładki na www.jastrzebie.pl; profilu FB; kampanii informacyjnych; konsultacji z mieszkańcami)
3) monitoring zadań.
3. W zakresie Funduszu Sołeckiego:
1) wykonywanie zadań związanych z obsługą Funduszu Sołeckiego, zgodnie z przyjętą procedurą określoną zarządzeniem Prezydenta Miasta,
2) promocja (m.in. prowadzenie zakładki na www.jastrzebie.pl; kampanii informacyjnych; konsultacji z mieszkańcami),
3) monitoring zrealizowanych zadań.
4. Wydawanie zaświadczeń potwierdzających pełnienie funkcji sołtysa w gminie lub postanowień o odmowie wydania zaświadczenia.
5. W zakresie współpracy z ciałami doradczymi Prezydenta Miasta:
1) obsługa administracyjno-biurowa: Jastrzębskiej Rady Kobiet
2) współpraca z Kołami Gospodyń Wiejskich działającymi na terenie miasta.
6. W zakresie informacji i promocji:
1) bieżące informowanie mieszkańców o działalności Prezydenta Miasta, Urzędu Miasta oraz jednostek organizacyjnych Miasta,
2) tworzenie informacji prasowych własnych o działalności urzędu, prezydenta i jednostek miejskich,
3) tworzenie, redagowanie i dodawanie treści oraz administrowanie oficjalną strony Miasta www.jastrzebie.pl,
4) redagowanie tekstów, korekta tekstów nadesłanych i ich publikacja na stronie internetowej Miasta,
5) prowadzenie mediów społecznościowych urzędu miasta,
6) przygotowywanie informacji Prezydenta Miasta dla Rady Miasta o działaniach podejmowanych w czasie między sesjami,
7) prowadzenie monitoringu rozpowszechnianych w prasie, mediach elektronicznych informacji o mieście,
8) obsługa ekranów reklamowych LED na potrzeby promocji wydarzeń miejskich,
9) obsługa wiat przystankowych w zakresie powierzchni reklamowej,
10) współpraca z wydziałami merytorycznymi Urzędu w zakresie redagowania pism okolicznościowych oraz napisów na materiałach okolicznościowych,
11) prowadzenie kroniki Miasta,
12) wykonywanie dokumentacji fotograficznej i jej archiwizacja,
13) produkcja materiałów wideo związanych z relacjonowaniem wydarzeń miejskich,
14) prowadzenie dokumentacji audiowizualnej z wydarzeń miejskich i jej archiwizacja,
15) współpraca z wydziałami, jednostkami organizacyjnymi miasta i spółkami komunalnymi w zakresie spójności wizerunkowej,
16) koordynowanie działań promocyjnych realizowanych przez inne Wydziały Urzędu Miasta,
17) prowadzenie spraw związanych z promocją miasta w tym organizowanie miejskich kampanii promocyjnych wynikających z aktualnych potrzeb miasta lub przyjętej strategii,
18) projektowanie i realizowanie planów kampanii informacyjno -promocyjnych miasta,
19) kreowanie, realizacja i prowadzenie bieżących działań promocyjnych i komunikacyjnych zmierzających do budowy i utrwalania marki miasta,
20) organizacja przedsięwzięć promocyjnych i współpraca z podmiotami wewnętrznymi i zewnętrznymi w tym zakresie,
21) współpraca z podmiotami zewnętrznymi w celu realizacji działań marketingowych zmierzających do budowania marki Miasta,
22) przygotowywanie tekstów, prezentacji, projektów graficznych, materiałów multimedialnych oraz innych materiałów promujących Miasto,
23) współudział w organizowaniu imprez na terenie Miasta,
24) udział w wydarzeniach promujących miasto Jastrzębie-Zdrój, m.in. targach, forach, kongresach czy konferencjach,
25) prowadzenie magazynu, ewidencja materiałów promocyjnych,
26) zamawianie, kupno oraz dystrybucja materiałów promocyjnych,
27) nadzór nad prawidłowym stosowaniem Księgi Identyfikacji Wizualnej Miasta,
28) nadzór nad prawidłowym stosowaniem Systemu Identyfikacji Wizualnej Urzędu,
29) współpraca z wydziałami, jednostkami organizacyjnymi Miasta w zakresie spójności wizerunkowej,
30) opracowywanie wydawnictw (tj. opracowanie projektów graficznych, opracowywanie tekstów, dobór fotografii itp.) informacyjno-promocyjnych miasta (albumy, foldery, ulotki itp.) oraz ich dystrybucja wśród grup docelowych,
31) współpraca z podmiotami zewnętrznymi w celu realizacji działań promocyjnych/ marketingowych,
32) dystrybucja Gazety Jastrząb,
33) współpraca z wydziałami w zakresie przyznawania Patronatów Prezydenta Miasta oraz prowadzenie ich rejestru.
7. Planowanie i realizacja budżetu z zakresu zadań wydziału i jej bieżąca analiza,
8. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Miasta w zakresie powierzonych obowiązków,
9. Prowadzenie spraw związanych z Zarządzaniem Jakością Wydziału, w tym w szczególności spraw dotyczących:
a) sytemu zarządzania jakością,
b) kontroli zarządczej,
c) wykonywania przepisów w zakresie ochrony danych osobowych,
13. Organizowanie konkursów na realizację zadań Miasta przez organizacje pozarządowe w zakresie działania Wydziału,
14. Organizowanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie działania Wydziału na zasadach określonych zarządzeniem Prezydenta,
15. Załatwianie bieżącej korespondencji, sporządzanie sprawozdań, przygotowywanie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej, interpelacje oraz wnioski radnych Rady Miasta w zakresie kompetencji Wydziału,
16. Prowadzenie spraw związanych z działalnością wydziału zgodnie z JRWA,
17. Archiwizacja dokumentacji,
18. Przeprowadzanie konsultacji społecznych w zakresie działania Wydziału.