SO. IV 0930/2/04

PROTOKÓŁ KONTROLI

przeprowadzonej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Jastrzębiu Zdroju , ul. Zielona 20 B w dniach od 28.04.2004r. do 29.04.2004r. w zakresie realizacji ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego ( Dz.U. Nr 36, póz. 180 z 1988 r. z późn. zm.), ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks Rodzinny i Opiekuńczy ( Dz. U. Nr 9 , póz. 59 z późn. zm. ) oraz Rozporządzenia Ministra Spraw. Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów ( Dz. U. Nr 136, póz. 884 z późn. zm. ) .

I. Organ sprawujący nadzór: Wojewoda Śląski

Kontrolę przeprowadziły na podstawie upoważnienia nr

PN 0939/1211/04 z dnia 26.04.2004r. inspektor woj. WSOiM Śl. Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach Iwona Kąkolewska-Kaczor

PN 0939/1210/04 z dnia 26.04.2004r. starszy inspektor WSOiM Śl. Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach Barbara Pawlik

Kierownik jednostki kontrolowanej

Prezydent Miasta Jastrzębia Zdroju Pan Marian Janecki powołany w 2002 r.

W czasie kontroli wyjaśnień udzielała

Pani Alina Urbanowicz

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego

powołana na stanowisko od 1996 r.

staż pracy 30 lat

Przedmiot i czasokres objęty kontrolą

Całokształt działalności USC za okres od 01.01.2003 r. do 29.04.2004 r.

Poprzednio przeprowadzona kontrola w 1995 r.

Kontrolą objęto rejestrację stanu cywilnego, prowadzenie ksiąg stanu cywilnego oraz sposób ich przechowywania i zabezpieczenia a także decyzje administracyjne wydane w 2003 roku w sprawach sprostowania błędów pisarskich i umiejscowienia aktów zagranicznych w polskich księgach stanu cywilnego , pod względem ich zgodności z przepisami prawa materialnego i Kodeksu postępowania administracyjnego.

II. W wyniku kontroli stwierdzono:

Urząd Stanu Cywilnego działalność w zakresie merytorycznym wykonuje w sposób prawidłowy.

Urząd Stanu Cywilnego znajduje się w odrębnym budynku i jest podzielony na część reprezentacyjną, która składa się z hallu, sali ślubów, sali bankietowej i poczekalni dla nowożeńców i osób towarzyszących oraz części , w której przyjmowani są interesanci. Na uwagę zasługuje fakt, że wszystkie pomieszczenia są zadbane i estetycznie utrzymane.

Na widocznym miejscu dla interesantów umieszczona jest informacja o niezbędnych dokumentach wymaganych przy sporządzaniu poszczególnych aktów stanu cywilnego oraz o opłatach skarbowych pobieranych za poszczególne czynności w Urzędzie Stanu Cywilnego.

Księgi stanu cywilnego i akta zbiorowe są przechowywane w pomieszczeniu archiwum, które jest zabezpieczone zamkami szyfrowymi i alarmem.

Wpisów do ksiąg stanu cywilnego dokonuje się za pomocą komputera w sposób bardzo staranny i czytelny. Kontrolowane akty stanu cywilnego zostały podpisane przez osoby zgłaszające poszczególne zdarzenia, jak również zaopatrzone są w podpisy i pieczątki Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego lub jego Zastępcy.

W okresie objętym kontrolą sporządzono :

- 994 aktów urodzeń w 2003r. (kontrolą objęto akta od nr 21-45,121-135 ),

  314 aktów urodzeń w 2004 r. (kontrolą objęto akta od nr 50-65,245-255 ),

- 597 aktów małżeństw w 2003r. ( kontrolą objęto akta od nr 1-15, 250-260 ),

  135 aktów małżeństw w 2004 r. (kontrolą objęto akta od nr 35-45, 85-95 ),

- 810 aktów zgonów w 2003r. (kontrolą objęto akta od nr 1-19,49-51),

   277 aktów zgonów w 2004r. (kontrolą objęto akt^40-260 ).

Wszystkie ww. akta stanu cywilnego oraz akta zbiorowe objęte kontrolą są sporządzane prawidłowo.

W okresie objętym kontrolą wydano w oparciu o przepisy prawa o aktach stanu cywilnego oraz Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego następujące decyzje administracyjne:

- 46 dotyczących sprostowania oczywistego błędu pisarskiego,

-166 dotyczących wpisania do polskich ksiąg stanu cywilnego aktów sporządzonych zagranicą,

- 35 dotyczących skrócenia terminu do zawarcia małżeństwa.

Kontrolujące nie stwierdziły uchybień w zakresie przepisów prawa materialnego i proceduralnego w kontrolowanych decyzjach administracyjnych.

Ponadto na szczególne podkreślenie zasługuje fakt życzliwego i fachowego przyjmowania i załatwiania interesantów w sprawach rejestracji stanu cywilnego przez Kierownika USC i pracowników.

Na tym kontrolę zakończono.

Kontrola została wpisana do książki kontroli pod Nr 6 z 2004 r.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej "przysługuje prawo odmowy podpisania protokołu oraz prawo wniesienia pisemnych wyjaśnień, co do treści zawartych w niniejszym protokole do Wojewody Śląskiego za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania protokołu.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

Egzemplarz Nr l wręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.