PROTOKÓŁ NR 0914 – 22/08

z kontroli przeprowadzonej w  Miejskiej Bibliotece Publicznej

w Jastrzębiu Zdroju

Zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej w składzie:

1.   Zbigniew Rutkowski - Przewodniczący zespołu

2.   Janusz Tarasiewicz  - Członek Komisji        

3.   Damian Gałuszka  - Członek Komisji

4.   Żmudzińska Joanna - Członek zespołu

5.   Grzegorz Matusiak   - Członek zespołu

         Zgodnie z przyjętym przez Radę Miasta Jastrzębie Zdrój planem pracy przeprowadził kontrolę w instytucji kultury - Miejskiej Bibliotece Publicznej                w Jastrzębiu Zdroju, jednostce organizacyjnej Urzędu Miasta Jastrzębie Zdrój, którego kierownikiem jest Prezydent Marian Janecki w dniu 9 lutego 2009 roku w godzinach od 9. 00 do 11.30 pod kątem wykorzystania dotacji podmiotowej za 2008 r.

         Pismem z dnia 19 stycznia 2009 r. sygnatura KAW – 0114/5/09 Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego ( załącznik nr 1) skierowanym do Komisji Skarbu przedstawił wyniki z przeprowadzonych kontroli za 2008 rok, ponieważ najistotniejsze nieprawidłowości wykazane w tym sprawozdaniu dotyczyły niedostosowania zapisów dot. regulaminu wynagradzania do Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki  – z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych         w instytucjach  kultury i sztuki prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechnia kultury Dz. U. z dnia 20 maja 1999 r. ( załącznik nr 2).

         Zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej zakresem kontroli objął zasady wynagradzania pracowników zatrudnionych w Miejskiej Bibliotece Publicznej              w Jastrzębiu Zdroju za 2008 rok pod kątem realizacji ustawy.

         Instytucja kultury - Miejska Biblioteka Publiczna jako osoba prawna, samodzielnie gospodaruje przydzieloną jej częścią mienia, jak również środkami finansowymi kierując się zasadą efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej jest propozycja planu finansowego przedstawiona przez Dyrektora instytucji - Panią Marię Kucharką z zachowaniem wysokości dotacji ustalonej przez Prezydenta Miasta, Skarbnika Miasta i akceptowanej przez Radę Miasta Jastrzębia Zdroju. W związku z powyższym zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej ustalił:

1.   W wyniku nowelizacji ustawy z dnia 25 października 1991 roku dokonanej         z mocą od dnia 1 stycznia 2000 roku pracownicy instytucji kultury utracili prawo do pobierania dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. „13” wypłacanej na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku. Konsekwencją tej sytuacji stałoby się wyraźne obniżenie wysokości wynagrodzenia otrzymywanego przez pracowników Miejskiej Biblioteki Publicznej w skali kolejnych lat kalendarzowych. W Miejskiej Bibliotece Publicznej w Jastrzębiu Zdroju przyjęto rozwiązanie, iż „13” zastąpią nagrody z funduszu nagród wypłacane na podstawie § 19 wspomnianego na wstępie Rozporządzenia Ministra Kultury          i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 roku. Zgodnie z tym zapisem w instytucjach kultury tworzy się fundusz nagród w wysokości do 3% planowych środków na wynagrodzenia z możliwością jego podwyższenia w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia. Z tej możliwości skorzystano, ustalając                  w regulaminie nagród wysokość funduszu na 11,5% planowanego funduszu płac. To zwiększenie umożliwiało kompensowanie płac w miejsce utraconych dochodów i w świetle aktualnie obowiązujących przepisów było i jest prawnie dopuszczalne . Powyższy sposób postępowania w momencie jego wprowadzenia w życie – w roku 2000 został uzgodniony z władzami miasta Jastrzębia Zdroju i w kolejnych latach rozwiązanie to przy planowaniu budżetów, jak również przy ocenie  kolejnych sprawozdań z jego wykonania, nigdy nie było kwestionowanie. (zał 3 – 13).

2.   W ocenie zespołu kontrolnego interpretacja zapisu Rozporządzenia Ministra Kultury Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury i prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania  kultury (Dz. U.  z 1999r. nr 45, poz. 446 z późniejszymi zmianami) stosowanego w Miejskiej Bibliotece Publicznej  w Jastrzębiu Zdroju nie stoi w sprzeczności z art. 35 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, który mówi , że wydatki winny być realizowane zgodnie z planem finansowym i przepisami dot. poszczególnych rodzajów wydatków oraz w sposób celowy, oszczędny umożliwiający terminową realizację zadań.

3.    Przedmiotem czynności kontrolnych było również sprawdzenie pisemnych procedur postępowania w Miejskiej Bibliotece Publicznej na etapie przygotowania i realizacji działań związanych z gromadzeniem  i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem w celu zapewnienia prowadzenia gospodarki finansowej jednostki zgodnie z zasadami ustalonymi w ustawie o finansach publicznych (zał 1 – 8).

Sprawdzono regulacje wewnętrzne dot. gospodarki finansowej jednostki tj.:

·         zarządzenie nr D/0/013/10 Dyrektora MBP w Jastrzębiu Zdroju z dnia 30.12.1999r. w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji druków ścisłego zarachowania,

·         zrządzenie nr 0/01/016/0161/2/06 Dyrektora MBP w Jastrzębiu Zdroju z dnia  4 września 2006 roku w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w MBP w Jastrzębiu Zdroju,

·         zarządzenie  nr 0/01/012/13/07 Dyrektora MBP z dnia 1 września 2007 roku  w sprawie planu kont,

·         zarządzenie nr D/013/10/2000 Dyrektora MBP w Jastrzębiu Zdroju z dnia        16 października 2000 roku w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej.

Podjęcie czynności kontrolnych w przedstawionym zakresie wynikało z planu pracy Komisji Rewizyjnej, jak również informacji udzielonych na Komisji Skarbu przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego o nieprawidłowościach w MBP świadczących   o niewłaściwym wykorzystaniu dotacji budżetowej przyznanej przez Radę Gminy na 2008 rok. Obiektywne ustalenia zespołu kontrolnego wykazały zgodność działań jednostki – MBP ze statutem, zwłaszcza w zakresie prowadzonej przez nią działalności, sposobu pozyskiwania środków finansowych, jak również prawidłowość wykorzystania dotacji zgodnie z planem finansowym za 2008 rok.

         Ustalenia kontroli opierały się na dokumentach źródłowych wśród, których m. in był – statut MBP, zapisy w księgach rachunkowych, sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat , Dz. U. z 1999r.  Nr 45, poz. 446 z próżniejszymi zmianami, druki RB – Z – jest to kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań.

RB  - N – kwartalne sprawozdanie o stanie należności,

RB – UZ – roczne sprawozdanie o stanie zobowiązań,

RB – UM – roczne sprawozdanie uzupełniające oraz informacje dodatkowe złożone przez Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej – Marię Kucharską, księgowego MBP – Pana Wacława Bednorza.

         Zespół kontrolny nie stwierdził żadnych nieprawidłowości w zakresie kontrolowanego zadania.

Komisja Rewizyjna przyjęła protokół bez zastrzeżeń.

Protokół został sporządzony w Radzie Miasta Jastrzębie Zdrój w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, a jeden z nich został doręczony kierownikowi kontrolowanej jednostki.

Komisja Rewizyjna w składzie:

1. Zbigniew Rutkowski                                                   ……………………………………………

2. Janusz Tarasiewicz                                                    ……………………………………………

3. Grzegorz Matusiak                                                    ……………………………………………

4. Joanna Żmudzińska                                                  ……………………………………………

5. Celina Jaworecka                                                       ……………………………………………

6. Damian Gałuszka                                                      ……………………………………………

Kierownik

kontrolowanej jednostki

..................................

Jastrzębie Zdrój, dnia 16 lutego 2009 r.