Regulamin dotyczący  trybu  postępowania o udzielenie dotacji

§ 1 Zasady  ogólne

1. Regulamin niniejszy określa  ogólny tryb  postępowania  o  udzielanie  dotacji oraz  tryb pracy  komisji konkursowej zwanej dalej komisją.
2. Udzielanie dotacji  poprzedzone  jest przeprowadzeniem  otwartego konkursu  ofert.
3. Organizatorami  otwartego konkursu ofert, z zastrzeżeniem  § 1 ust. 4 i § 4 ust. 2  są wydziały i biura Urzędu Miasta  dysponujące środkami przeznaczonymi na dotacje dla organizacji pozarządowych oraz innych uprawnionych podmiotów wykonujących  zadania  publiczne  objęte ustawą z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
4. Biuro ds. Zamówień Publicznych 

a)      prowadzi rejestr złożonych ofert i ubiegających się o dotacje podmiotów,  o których mowa  w ust. 3,

b)      przeprowadza wstępną kwalifikację  ofert  pod względem ich kompletności.

5. Po przeprowadzeniu wstępnej kwalifikacji Biuro ds. Zamówień Publicznych  niezwłocznie przekazuje  komisji  konkursowej oferty ze stosowną adnotacją o ich ważności.
6. Oferty wniesione po terminie  nie podlegają  rozpatrzeniu.

§ 2 Tryb pracy  komisji  konkursowej

1. Oceny merytorycznej złożonych ofert dokonuje komisja powołana Zarządzeniem  Prezydenta Miasta.
2. Komisja 

a)      rozpoczyna  prace   z chwilą  podjęcia działań  mających na celu opracowanie  trybu  i kryteriów stanowiących  podstawę  do  ogłoszenia konkursu i wyboru oferty,

b)      kończy prace z  chwilą zatwierdzenia wyników  konkursu ofert.

3. Przez cały czas trwania prac komisji,  członkowie  winni ograniczyć  swoje kontakty             z oferentami do takich, które wynikają z konieczności wypełnienia obowiązków powierzonych przez przewodniczącego  komisji lub jego zastępcę.
4. Komisja działa w składzie  co najmniej 5  osób.
5. Dla skutecznego działania  komisji wymagany jest  udział co najmniej połowy jej składu, w tym obligatoryjnie  przewodniczącego lub jego zastępcy.
6. W posiedzeniu komisji mogą brać udział osoby – pracownicy  wydziału – nie będące członkami komisji, wykonujące czynności związane z obsługą komisji.
7. Komisja sprawdza  oferty  w szczególności pod względem:

1.      zgodności zakresu rzeczowego zadania  publicznego  proponowanego  do realizacji z zakresem wynikającym z  ogłoszenia;

2.      terminu i miejsca realizacji  zadania publicznego;

3.      kalkulacji przewidywanych  kosztów  realizacji zadania publicznego;

4.      informacji  o wcześniejszej  działalności  podmiotu  składającego ofertę,   w zakresie którego  dotyczy zadanie;

5.     informacji o posiadanych zasobach  rzeczowych  i kadrowych  zapewniających wykonanie zadania, w tym o wysokości  środków  finansowych  uzyskanych  na realizację danego zadania z innych źródeł;

6.      deklaracji  o zamiarze  odpłatnego lub nieodpłatnego  wykonania zadania

8. Oferty niekompletne lub  wypełnione w sposób  nieprawidłowy    podlegają odrzuceniu z zastrzeżeniem § 2 ust. 9.
9. W przypadku braku co najmniej jednej ważnej oferty, dopuszcza się możliwość  uzupełniania i poprawiania  ofert.
10. Komisja podejmuje  ostateczne rozstrzygnięcie o  liczbie  przyjętych do oceny ofert.
11. Członkowie komisji  przy ocenie ofert stosują  tryb i kryteria wynikające z ogłoszenia o konkursie  z zastrzeżeniem § 2 ust. 7 regulaminu.
12.  Z przebiegu prac komisji sporządza się protokół zawierający w szczególności :

a)      ocenę możliwości  realizacji  zadania, 

b)      ocenę przedstawionej  kalkulacji  kosztów,  w tym w odniesieniu do zakresu  rzeczowego zadania, z uwzględnieniem wysokości środków przeznaczonych na realizację zadania,

c)      wyniki konkursu obejmujące ocenę końcową  danej oferty.

13.  Komisja  ocenia  oferty na podstawie karty indywidualnej oceny ofert, zawierającej nazwę oferenta zgłaszającego ofertę  oraz wolne pola  przeznaczone  do wpisania ocen cząstkowych według kryteriów oraz ocenę łączną.
14. Karta indywidualnej oceny  zostaje podpisana  przez członka komisji dokonującego oceny.
15. Ocena łączna  danej oferty wystawiona  przez  członka komisji jest sumą wystawionych ocen  cząstkowych.
16. Ocena końcowa  danej oferty jest średnią, obliczoną z dokładnością  do drugiego miejsca po przecinku z ocen łącznych wystawionych przez członków komisji   oceniających ofertę.
17.  Protokół,  o którym mowa w § 2 ust.12 jest zatwierdzany  przez Prezydenta Miasta.
18. Wyniki  konkursu wynikające z protokołu stanowią  podstawę do przyznania  dotacji.
19. Dotację otrzymają oferenci, których  oferty  uzyskały wymaganą w ogłoszeniu  liczbę punktów przy zastosowaniu kryteriów, o których mowa w § 2 ust. 11. 
20. Ostateczną decyzję o udzieleniu  dotacji  podejmuje Prezydent Miasta  w drodze zarządzenia.
21. Wydział  właściwy merytorycznie niezwłocznie, pisemnie zawiadamia oferentów  o decyzji Prezydenta Miasta i  jednocześnie  przekazuje  informację  do Biura              ds. Zamówień Publicznych.
22. Od decyzji o przyznaniu lub odmowie udzielenia dotacji oferentom odwołanie nie przysługuje.

§ 3 Kontrola realizacji zleconego zadania

Kontrolę  realizacji zadania zleconego w ramach ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r.            o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie przeprowadza  wydział merytoryczny na zasadach określonych w uchwale  nr XXV/529/2004 Rady Miasta Jastrzębie Zdrój z dnia 21 października 2004r. w sprawie zasad  udzielania dotacji  na realizację wyodrębnionych zadań publicznych innych niż określone w ustawie  z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, sposobu rozliczania dotacji oraz trybu kontroli wykonywania zleconego zadania.

§ 4 Uwagi końcowe

1. Umowę  o udzielenie dotacji  sporządza i nadzoruje właściwy merytorycznie  wydział. 
2. Biuro ds. Zamówień Publicznych zamieszcza  w Biuletynie Informacji  Publicznej oraz na tablicy ogłoszeń  Urzędu Miasta informację o kwotach  przyznanych dotacji, ze wskazaniem podmiotu otrzymującego dotację oraz określeniem zadania,
3. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego regulaminu mają zastosowanie  przepisy ustawy  o działalności pożytku publicznego i  o wolontariacie  /Dz. U. nr 96 poz. 873 z 2003/.