ZARZĄDZENIE Nr Or-0151-359/2004

Prezydenta Miasta Jastrzębie Zdrój

z dnia 22 listopada 2004

w sprawie jednolitej organizacji przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania oraz ewidencjonowania skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Jastrzębie Zdrój.

Na podstawie art. 33 ust. 1-3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r. (DZ. U. z 2001 r. Nr 142, póz. 1592 z późn. zm.) w związku z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji, przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (DZ.U. z 2002 r. Nr 5, poz.46)

zarządzam co następuje:

§1

Wprowadzam Jednolite zasady przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania oraz ewidencjonowania skarg i wniosków stosownie do wytycznych, stanowiących załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§2

Nadzór nad wykonywaniem Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do zarządzenia nr Or-0151 -359/2004

Prezydenta Miasta Jastrzębie Zdrój

z dnia 22 listopada 2004 r.

Jednolite zasady

przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania oraz ewidencjonowania skarg i wniosków.

I. Przepisy ogólne:

1. Przez skargi i wnioski rozumie się w szczególności wszystkie sprawy wpływające do Urzędu Miasta oraz wnoszone ustnie do protokołu w ramach przyjęć stron przez Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta oraz Naczelników Wydziałów, które od powiadają treści art. 227 lub art. 241 kpa.

2.  W Urzędzie Miasta tworzy się Rejestr Skarg i Wniosków zwany dalej „Rejestrem Skarg i Wniosków".

3.   Rejestr skarg i wniosków prowadzi Wydział Organizacyjny, który czuwa nad terminowym załatwieniem skarg i wniosków przez właściwe Wydziały i jednostki organizacyjne Miasta.

4. Każdy Wydział, do którego wniosek lub skarga wpłynęła bezpośrednio lub została tam skierowana przez Prezydenta lub Zastępców Prezydenta do merytorycznego rozpoznania, zobowiązany jest do dostarczenia skargi lub wniosku do Wydziału Organizacyjnego w celu rejestracji w rejestrze skarg i wniosków.

5. Skargi i wnioski kierowane przez Prezydenta lub Zastępców Prezydenta do merytorycznego rozpoznania jednostkom organizacyjnym Miasta, podlegają rejestracji w rejestrze skarg i wniosków, a następnie zostają przekazane odpowiednim jednostkom.

6. Wzór protokołu dotyczący przyjmowania skarg i wniosków przedstawia załącznik do jednolitych zasad przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania oraz ewidencjonowania skarg i wniosków.

II. Przyjmowanie skarg i wniosków.

1. Przyjmowanie ustnych skarg i wniosków odbywa się bezpośrednio przez Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta i Naczelników Wydziałów.

2. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, za pomocą faksu, poczty elektronicznej jak również ustnie do protokołu bądź za pośrednictwem Kancelarii Urzędu Miasta.

3. Informacja dotycząca przyjęć w sprawie skarg i wniosków powinna być umieszczona na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta.

III. Rejestrowanie skarg i wniosków.

1. Wszystkie skargi i wnioski, z zastrzeżeniem pkt.lll.3, wymagają rejestracji w rejestrze skarg i wniosków.

2. Rejestrem Skarg i Wniosków objęte są skargi i wnioski, które:

- wpłynęły do Wydziałów Urzędu Miasta za pośrednictwem Kancelarii Urzędu Miasta,

- zostały złożone osobiście przez interesanta,

- zostały przyjęte ustnie do protokołu w ramach przyjmowania stron,

- przekazane zostały Naczelnikom Wydziałów przez Prezydenta Miasta lub jego Zastępców za pośrednictwem Sekretarza Miasta.

3. Rejestrem Skarg i Wniosków nie są objęte:

1) skargi na decyzje ostateczne, które w zależności od ich treści uważa się za żądanie wznowienia postępowania, żądanie stwierdzenia nieważności decyzji, jej uchylenia lub zmiany,

2) skargi i wnioski niezawierające imienia, nazwiska i adresu skarżącego,

3) skargi na decyzję ostateczną organu administracji samorządowej, która podlega zaskarżeniu do Naczelnego Sądu Administracyjnego z powodu niezgodności z prawem,

4) skargi dotyczące spraw pracowników samorządowych wynikające ze stosunku pracy, których kopie skierowane zostały do Urzędu Miasta, a właściwymi adresatami były inne instytucje.

IV. Załatwianie skarg i wniosków.

1. Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej.

2. W przypadku skargi na pracownika jej wyjaśnieniem zajmuje się Naczelnik Wydziału, w którym pracownik jest zatrudniony.

3. W przypadku skargi na kierownika jednostki organizacyjnej Urzędu za jej wyjaśnienie odpowiedzialny jest Naczelnik Wydziału Urzędu Miasta, który zgodnie z regulaminem organizacyjnym sprawuje nadzór nad daną jednostką organizacyjną.

4. Skargi i wnioski, które nie wymagają wyjaśnień i dowodów, winny być załatwione bez zbędnej zwłoki, nie później niż w następujących terminach:

-14 dni, jeżeli zostały wniesione przez posła, senatora lub radnego,

- jednego miesiąca w pozostałych przypadkach.

V. Tryb załatwiania skarg i wniosków po zarejestrowaniu.

1. Za prawidłowe załatwianie skarg i wniosków odpowiedzialni są Naczelnicy Wydziałów.

2. Pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie skarg i wniosków zobowiązani są do:

- dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i prawnego sprawy,

- starannego, wnikliwego i terminowego załatwienia skarg i wniosków,

- udzielenia wyczerpujących odpowiedzi na wszystkie zarzuty zawarte w skardze z uwzględnieniem wszystkich okoliczności faktycznych i prawnych stanowiących podstawę rozstrzygnięcia,

- wyczerpującego i wszechstronnego uzasadnienia odpowiedzi negatywnych.

3. Korespondencja w sprawie skarg i wniosków musi zawierać symbol Wydziału załatwiającego sprawę, oraz kolejny numer w rejestrze i rok, w którym skarga lub wniosek została zarejestrowana np.

a) odpowiedź na skargę-Or.0561/..../.....

b) odpowiedź na wniosek - Or.0562/.../...

4. Właściwy Wydział przygotowuje projekt odpowiedzi na skargę lub wniosek.

5. Odpowiedź na skargę lub wniosek Naczelnik Wydziału po zaparafowaniu przedstawia swojemu bezpośredniemu przełożonemu, który po zaakceptowaniu treści podpisuje ją.

6. Najpóźniej w dniu, w którym upływa termin załatwienia skargi lub wniosku, Wydział lub jednostka organizacyjna załatwiająca sprawę składa w Wydziale Organizacyjnym kopię odpowiedzi udzielonej stronie.

7. Za załatwione pozytywnie uważa się skargi i wnioski, które w toku postępowania wyjaśniającego zostały potwierdzone w całości lub w części.

8. Za załatwione negatywnie uważa się skargi i wnioski, w których wskazane nieprawidłowości nie znalazły potwierdzenia.

9. Skargi załatwione w sposób wyjaśniający (informacyjny) to skargi, wobec których organ administracji samorządowej nie zajmuje konkretnego stanowiska, a jedynie informuje interesanta o możliwościach załatwienia sprawy będącej przedmiotem skargi.

10. Akta załatwionych skarg i wniosków przechowywane są w Wydziałach, które prowadziły postępowanie wyjaśniające.

11. Kopie odpowiedzi, o których mowa w pkt 6 po dokonaniu odpowiednich adnotacji w rejestrze skarg i wniosków dotyczących sposobu załatwienia, terminu - przechowywane są wg kolejności wynikającej z rejestru.

VI. Niewłaściwość organu.

1. Jeżeli organ, który otrzymał skargę lub wniosek nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie w formie postanowienia nie później jednak niż w terminie 7 dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ bądź jednostkę.

2. Jeżeli skarga została wniesiona do organu niewłaściwego a organu właściwego nie można ustalić na podstawie treści skargi albo gdy z treści skargi wynika, iż właściwe w sprawie są organy wymiaru sprawiedliwości organ, do którego skargę wniesiono, zwraca skargę wnoszącemu w terminie 7 dni z odpowiednim wyjaśnieniem.

VII. Nadzór i kontrola.

Nadzór nad załatwieniem skarg i wniosków przez Wydziały Urzędu Miasta oraz w zakresie skarg i wniosków skierowanych przez Prezydenta Miasta i jego Zastępców do jednostek organizacyjnych sprawuje sekretarz Miasta poprzez:

1) bieżący nadzór nad terminowością załatwiania skarg i wniosków ewidencjonowanych w Rejestrze Skarg i Wniosków,

2) prowadzenie kontroli przyjmowania, ewidencjonowania oraz terminowości załatwiania skarg i wniosków.