Zarządzenie Nr OPS. 021/18/10

 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej

w Jastrzębiu-Zdroju z dnia 2.06.2010r

w sprawie

 

Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów

Finansowo-Księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej

w Jastrzębiu Zdroju

 

 

§ 1

Niniejsza Instrukcja zwana dalej „Instrukcją” została opracowana na podstawie przepisów Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości / Dz. U. z 2002 r. nr76 poz.694/z późniejszymi zmianami.

 

§ 2

Instrukcja reguluje zasady sporządzania kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu-Zdroju.

 

§ 3

1. Dokumentem finansowo-księgowym jest odpowiednio opracowany dokument, który stwierdza dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlega ewidencji księgowej. Dokumenty te są  podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych.

 

2.Prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty księgowe mają za zadanie:

-stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z  punktu   widzenia gospodarności, legalności i celowości dokonanych operacji gospodarczych,

-stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowodnienia niedopełnienia obowiązków służbowych.

 

3. Wewnętrzna kontrola finansowa dokumentów księgowych ma na celu:

a) badanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, b) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym,

c) badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi,

d) wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację nieprawidłowości.

 

4. Celowość zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków dokonują pracownicy w ramach swoich obowiązków, zadań, dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty, uzgadniając decyzje z bezpośrednim przełożonym.

 

5. Pozostałe czynności kontrolne w zakresie swych uprawnień wykonują:

- dyrektor,

- z-ca Dyrektora,

- główny księgowy,

- z-ca głównego księgowego,

 - kierownicy działów,

- pracownicy samodzielnych stanowisk pracy.

 

 

 

 

6. Wydatki publiczne w Ośrodku Pomocy Społecznej mogą być poniesione na cele i w wysokości określonej w zatwierdzonym planie finansowym na dany rok budżetowy.

·         Pracownicy dokonują wydatków zgodnie z klasyfikacją budżetową i pozostałymi przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków, a mianowicie w sposób celowy, gospodarny i oszczędny zgodnie z zasadą uzyskania najlepszych  efektów z danych nakładów. Wydatki dokonywane powinny być  w wysokości i w terminach wynikających z harmonogramów (z wcześniej zaciągniętych zobowiązań) i w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

·         Planowanie i dokonywanie wydatków na realizację każdego kolejnego etapu programu wieloletniego powinno być poprzedzone analizą i oceną efektów uzyskanych w poprzednich etapach.

·         Wydatki powinny być dokonywane w oparciu o dowody księgowe.

 

7. Pracownicy, których zadaniem jest dokonywanie wydatków w jednostce, zobowiązani są przed ich dokonaniem do:

-sprawdzenia, czy taki wydatek ujęty został w planie finansowym na dany rok budżetowy we właściwym paragrafie, w harmonogramie wydatków, czy jest celowy i związany z terminową realizacją zadania jednostki,

-sprawdzenia, czy wydatek ten podlega ustawie o zamówieniach publicznych,  jeżeli tak to pracownicy ci winni wszcząć odpowiednie procedury.

8. Jeżeli wydatek nie został ujęty w planie finansowym lub we właściwym paragrafie, pracownik odpowiedzialny za tę wypłatę obowiązany jest do podjęcia działań w zakresie zwiększenia planu na dany rok budżetowy, bądź podjęcia działań w celu przeniesienia wydatku między paragrafami.

9.W  zakresie wynagrodzeń- o ile zwiększenie planu finansowego nie jest możliwe, a wydatek musi być dokonany, bowiem jest związany z realizacją zadania, pracownik działu kadr obowiązany jest do przeprowadzenia szczegółowej analizy miesięcznych wydatków w celu wygospodarowania oszczędności na ten dodatkowy wydatek (urlopy bezpłatne, zasiłki chorobowe płacone przez ZUS, zablokowanie awansów, premii itp.)

 

10. W każdym przypadku podejmowania decyzji o dokonaniu wydatków, pracownicy odpowiedzialni za ten wydatek zobowiązani są do dokonania głębokiej analizy celowości i gospodarności tego działania

oraz skontrolowania kwoty wydatku z wielkością planu.

 

§ 4

1.Za prawidłowy uważa się dowód księgowy zawierający elementy określone w art.21 i art.22 Ustawy, o której mowa w § 1 niniejszej Instrukcji.

 

2.Księgowaniu podlegają jedynie dowody spełniające warunki określone w niniejszej Instrukcji oraz sprawdzone i zatwierdzone przez osoby upoważnione.

 

3. Sprawdzanie polega na sprawdzeniu pod względem:

- merytorycznym,

- formalnym,

- rachunkowym,

- zgodności pod względem ustawy o zamówieniach publicznych.

 

4. Sprawdzenie pod względem merytorycznym polega na:

- potwierdzeniu celowości i rzetelności wydatków,

- stwierdzeniu zgodności z obowiązującym prawem,

- stwierdzeniu zgodności z Uchwałami Rady Miasta, Zarządzeniami Prezydenta Miasta,

 Zarządzeniami Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej i z planem finansowym.

 

5. Sprawdzanie pod względem formalnym polega na:

-stwierdzeniu zgodności operacji gospodarczej ze stanem faktycznym faktu zakupu, wykonania robót, wykonania usług, wypłaty świadczeń

 -stwierdzeniu zgodności dowodu z zawartymi umowami,

-ustaleniu, czy dany dokument wystawiony został przez właściwą jednostkę w sposób technicznie prawidłowy,

-czy kontrola merytoryczna została przeprowadzona przez upoważnione osoby.

Osoby odpowiedzialne za kontrolę pod względem formalnym dokonują jej zgodnie z zakresami czynności  (zastępstw).

 

6. Sprawdzenie pod względem rachunkowym polega na:

- sprawdzeniu czy dane zawarte w dokumencie nie zawierają błędów arytmetycznych.

Odpowiedzialni za kontrolę pod względem rachunkowym są pracownicy Działu Księgowości, którzy posiadają w zakresach czynności ten rodzaj odpowiedzialności.

 

7. Sprawdzanie pod względem ustawy o zamówieniach publicznych polega na:

- opieczętowaniu faktur,  rachunków dot. zakupionych materiałów, towarów, usług zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych /regulaminem wewnętrznym.

Osobą odpowiedzialną za opisanie dokumentów pod względem ustawy o zamówieniach publicznych jest pracownik, któremu powierzono zakresem czynności  zadania z zakresu ustawy o zamówieniach publicznych.

 

8. Podpis głównego księgowego złożony na dokumentach oznacza, że:

- nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny  prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem,

- nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,

- zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym.

 

9. Dowodem dokonania kontroli przez głównego księgowego jest podpis złożony na dokumentach.

 

10. Po zakończeniu czynności kontrolnych dowody księgowe kierowane są do akceptacji do zapłaty i ostatecznego zatwierdzenia.

11.Zgodnie z art. 53 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki sektora finansów publicznych odpowiedzialny jest za całość gospodarki finansowej.

12.Kierownik jednostki powierza określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki.

13.Przyjęcie tych obowiązków przez te osoby powinno być stwierdzone dokumentem – zakres czynności, upoważnienie.

14.Zatwierdzenie do wypłaty wszystkich dowodów księgowych dokonuje tylko kierownik jednostki sektora finansów publicznych lub przez niego ustanowiony pisemnie jego pełnomocnik.

 

 

 

 

§ 5

1. Dowód księgowy sporządza się w języku polskim.

 

2. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie atramentem lub długopisem.

 

3.Błędy w dowodach księgowych wewnętrznych poprawia się przez skreślenie błędnego zapisu i wpisanie właściwego oraz zaparafowanie poprawki (popr.-podpis, data). Skreślenia dokonuje się w sposób umożliwiający odczytanie poprzedniego zapisu. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

 

4. Zakupy rzeczowych składników majątku, materiałów, towarów, usług  winny być udokumentowane rachunkami – fakturami dostawców.

 

5.Sprawdzenie dokumentów finansowo-księgowych odbywa się poprzez przekazywanie dokumentów pomiędzy poszczególnymi działami jednostki. Powstaje w ten sposób tzw. bieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu, dokumentów do jednostki, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania.

Nadanie numeru własnym dowodom księgowym następuje w momencie ich wystawienia /za wyjątkiem druków ścisłego zarachowania/ poprzez nadanie symbolu i liczby począwszy od numeru „1” danego roku, kończąc numerację w ostatnim dniu roku.

 

6. Przed zaksięgowaniem dowód księgowy podlega dekretacji.

 Dekretacja obejmuje następujące etapy:

a/ segregacja dokumentów,

b/ sprawdzanie prawidłowości dokumentów,

c/ właściwa dekretacja polegająca na:

- nadaniu dokumentom  księgowym numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane,

- podaniu kont syntetycznych,

- wskazaniu rejestrów i analityk, w których mają być ujęte,

- określeniu daty, ujęcia w księgach dokumentów pod datą wpływu do księgowości,

- podpisaniu przez pracownika księgującego dokument , pracownika sprawdzającego , głównego 

  księgowego  lub  z-cę głównego księgowego.

 

 

 

 

§ 6

1.Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane są przy użyciu komputera.

Każdy zapis, o którym mowa wyżej, zawiera:

- datę dokonania operacji gospodarczej,

- określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu   

  oraz jego datę,

- skrótowy opis operacji,

- kwotę i datę zapisu,

- oznaczenie kont, których dotyczy zapis,

 

2. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej są powiązane w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. Zapis posiada automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające ustalić osobę odpowiedzialną za treść zapisu.

3. Zapis ujemny polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach i po tych samych stronach, na których był zapis błędny.

Zapis ujemny nie powoduje zwiększenia obrotów na kontach, ponieważ jego efektem jest eliminacja z obrotów kwot błędnie zaksięgowanych.

W  przypadku zapisu dodatniego (storno czarne), polegającego na wprowadzeniu zapisu korygującego na tych samych kontach, co zapis błędny, ale po stronie przeciwstawnej tych kont, mamy do czynienia ze zwiększeniem obrotów na tych kontach.

 

4. Zapisy w dzienniku prowadzone przy użyciu komputera muszą zapewniać:

- ujmowanie w dzienniku wyłącznie  zapisów sprawdzonych,

- niedostępność zbioru modyfikacji poza wprowadzeniem danych bieżących oraz korekt dowodów księgowych /PK/,

- automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz umożliwienie uzgadniania jego obrotów z obrotami „zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej”,

 - wydruk dziennika w postaci kolejno ponumerowanych stron nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca, kwartału,

- wydruk zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.

 

§ 7

1.Dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

 Dowody te dzielimy na:

- zewnętrzne obce- otrzymane od kontrahentów /faktury, rachunki, noty księgowe/,

- zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom /rachunki ,noty księgowe/,

-wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki / polecenie księgowania, zestawienia  

  dowodów księgowych przygotowane do zaksięgowania zapisem zbiorczym/.

 

2. Zestawienie dowodów, o którym mowa w pkt. 1 powinno zawierać:

- określenie jednostki wystawiającej,

- nazwę zestawienia, daty lub okresy,  którego dotyczą,

 - kwoty do księgowania oraz podpisy osób sporządzających,

- dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym

  lub jego części,

- sprawdzalne powiązanie ujętych w nich kwot z dowodami,  na których podstawie zostały

  sporządzone.

 

 

3. Polecenie księgowania sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego, dla skorygowania błędnego zapisu, przeksięgowań sald kont, naliczania kosztów, zaksięgowania operacji księgowych, dotyczących okresów przeszłych.

 

4. Noty obciążeniowe wystawiane są dla kontrahentów w celu uzyskania zwrotu należności m.in. zwrotu świadczeń wypłaconych świadczeniobiorcom posiadającym meldunek na terenie innego miasta, a przebywających na terenie Jastrzębia-Zdroju.

 

5. Faktury, rachunki i inne dowody wpływające do jednostki winny posiadać datę wpływu nadaną przez pracownika przyjmującego korespondencję. Dowody te kierowane są do osób zobowiązanych do ich sprawdzenia i zatwierdzenia. Dział merytoryczny, stanowisko samodzielne również winien nadać datę wpływu do działu/stanowiska. Następnie przekazane są do księgowości, gdzie również nadana jest data wpływu. W księgowości następuje kontrola rachunkowa dokumentu, zapłata oraz ujęcie w księgach rachunkowych.

Dowody te winny być sprawdzone, opisane na bieżąco bez zbędnej zwłoki. Terminy zapłaty winny być bezwzględnie zachowane.

Otrzymane dokumenty zawierające błędy rachunkowe, formalne należy skorygować dokumentem korygującym.

W przypadku braku załączników do faktury/rachunku, które są podstawą rozliczenia kwoty należności  należy natychmiast zasygnalizować  ich brak do kontrahenta. Brak załączników do czasu zapłaty faktury/rachunku upoważnia nas do odesłania  niniejszej faktury/rachunku.

 

§ 8

Dokumenty występujące w obrocie bankowym to:

- dowody wpłaty,

- polecenie przelewu,

 sprawdzone z wydrukiem Wyciągu Bankowego.  

 

Dowody wpłaty

Wszystkie wpłaty danego dnia przyjęte do kasy na druku KP oraz K-103 Kwitariusz przychodowy odprowadzane są na bieżąco do banku.

Wszelkie wpłaty z kasy OPS na rachunek własny do banku dokonywane są przy pomocy specjalnych druków „Dowód wpłaty”.

Dowód wpłaty wypełnia kasjer w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz potwierdzony przez bank ujmowany jest w raporcie kasowym, drugi egzemplarz znajduje się w Wyciągu Bankowym.

Kwoty wydatkowe ujmowane są w raporcie kasowym rozchodowym, kwoty przychodowe w raporcie przychodowym.

 

Czeki

Czeki gotówkowe winny być wystawiane przez kasjera (nie wystawia czeku główny księgowy) w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione odpowiednim pełnomocnictwem złożonym w banku. Osoba otrzymująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór w książce druków ścisłego zarachowania. Czek do realizacji w banku podpisują 2 osoby – wskazane w karcie wzoru podpisów w powiązaniu 1 osoba z kolumny I + 1 osoba z kolumny II. Czek gotówkowy wystawiany jest i zatwierdzany bezpośrednio przed realizacją w banku.

Sprawdzone i zatwierdzone dokumenty źródłowe, których wpłata nastąpiła gotówką, na bieżąco ujmowane są w raporcie rozchodowym.

Podstawą do podjęcia gotówki czekiem jest lista wypłat, rachunek, faktura ,nota, zaliczka, rozliczenie zaliczki, delegacja na podróże służbowe.

 

Polecenie przelewu

Podstawą do wystawienia polecenia przelewu powinien być oryginał dokumentu finansowego, lista wypłat, faktura, rachunek, nota księgowa lub dowód wewnętrzny PK, jeżeli następuje refundacja między rachunkami bankowymi.

 Dokumenty, które zostały zrealizowane bankowo są oznaczone pieczątką, która określa datę sporządzenia przelewu.

 Polecenie przelewu dokonywane jest w Ośrodku Pomocy Społecznej drogą elektroniczną przy użyciu systemu bankowego Tele Banking Wer. 5.0.106.

 Szczegółowe zasady programu są ujęte w instrukcji systemu bankowości elektronicznej Tele Banking. Osoby do zatwierdzenia przelewów wymienione są w karcie wzorów podpisów, która jest załącznikiem do umowy zawartej z bankiem.

 Dwie pierwsze osoby z kolumny I karty wzorów podpisów i dwie pierwsze osoby z kolumny II posiadają karty CUI korporacyjne do zatwierdzenia przelewów. Realizacja przelewów następuje

przez podpis głównego księgowego lub zastępcę głównego księgowego – podpis nowych przelewów, następnie podpis akceptuje i zatwierdza dyrektor lub zastępca dyrektora.

Wyciągi z rachunków bankowych

Wraz z wyciągiem rachunku bankowego Ośrodek Pomocy Społecznej otrzymuje elektroniczne potwierdzenie wykonania dyspozycji. Otrzymane z banku wyciągi winny być sprawdzone przez pracownika księgowości co do zgodności z dokumentami źródłowymi. Sprawdzony i odpowiednio ułożony wyciąg bankowy jest podstawą do zadekretowania i zaksięgowania kwot wydatków na rachunkach bankowych.

W przypadku stwierdzenia niezgodności należy pisemnie uzgodnić je z oddziałem banku.

 

§9

1.Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac.

Podstawowymi źródłami do sporządzenia listy płac są:

1/ umowa o pracę,

2/ zmiany umowy o pracę,

3/ rozwiązanie umowy o pracę,

4/ umowa zlecenie, umowa o dzieło,

5/ wnioski o nagrody i premie.

Dokumenty wypełnione w punktach 1-3 sporządza komórka służb pracowniczych w trzech egzemplarzach po jednym dla:

- pracownika,

- kadr,

-działu księgowości.

Dokumenty powyższe sporządzone zgodnie z postanowieniami Kodeksu Pracy podpisywane są przez Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej.

Umowę zlecenia lub umowę o dzieło sporządza odpowiedzialna komórka w dwóch egzemplarzach.

Oryginał powyższej umowy przeznaczony jest dla zleceniobiorcy lub dla wykonawcy dzieła, natomiast kopia, która po wykonaniu dołącza do rachunku za wykonane dzieło lub zlecenie przeznaczona jest dla odpowiedzialnej komórki.

 Umowy podpisuje dyrektor ośrodka i zleceniobiorca. Podstawą do sporządzenia list płac z tytułu premii lub nagród stanowi wniosek kierownika działu lub jednostki skierowany do kadr. Następnie sporządzony przez kadry  zbiorczy wniosek,  podpisany przez Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu-Zdroju skierowany jest  do pracownika sporządzającego listy wypłat.

 

2. Listy płac pracowników sporządza pracownik działu księgowości, w jednym egzemplarzu.

W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:

- sumy egzekwowane na mocy tytułu wykonawczego na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

- sumy egzekwowane na mocy tytułu wykonawczego na pokrycie należności i innych świadczeń niż  świadczenia alimentacyjne,

- zaliczki pieniężne udzielane pracownikowi, a nie rozliczone w określonym czasie,

- kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu Pracy,

- kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności  za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie.

 

3. Listy płac pracowników powinny być podpisywane przez:

- osobę sporządzającą,

- osobę sprawdzającą,

- głównego księgowego lub zastępcę głównego księgowego,

- dyrektora lub zastępcę dyrektora.

4. Listy płac pracowników po podpisaniu przez wyżej wymienione osoby zostają przekazane do działu księgowości, w celu dokonania wypłaty gotówkowej w kasie Ośrodka Pomocy Społecznej lub wypłaty bezgotówkowej poprzez dokonanie przelewów na rachunki oszczędnościowo – rozliczeniowe.

 

5. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich dokumentowanie zawarte jest w regulaminach i zarządzeniach ZUS.

Deklaracje oraz przelewy są przekazywane drogą elektroniczną:

- deklaracje – system PŁATNIK,

- przelewy składek – system Tele Banking.

 

6. Wynagrodzenia pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej przekazywane są na rachunki osobiste pracowników w dniu przekazania środków przez Urząd Miasta na rachunek bankowy Ośrodka Pomocy Społecznej lub w następnym dniu, nie później jednak niż do 30-go każdego miesiąca.

 

§ 10

1. Dowody kasowe – są to dowody, które stanowią podstawę do wypłacenia gotówki z kasy lub potwierdzają przyjęcie gotówki przez kasjera od wpłacającego /osoby, instytucji/ oraz odprowadzenie gotówki do banku na rachunek bankowy.

 

2.Dowodami kasowymi są:

- kwitariusz Przychodowo-Ewidencyjny Opłat,

- listy płatnicze / wynagrodzeń, zasiłków , świadczeń, nagród, stypendiów itp./,

- faktury, rachunki, noty zewnętrzne (gotówkowe),

- wnioski o zaliczki i rozliczenie zaliczki,

- delegacje podróży służbowych,

- bankowy dowód wpłaty,

- dowód ‘kasa wypłaci’ /KW/,

- dowód ‘kasa przyjmie’ /KP/.

 

·         Kwitariusz Przychodowo-Ewidencyjny Opłat stosuje się dla przyjmowania wpłat kasowych za usługi opiekuńcze. Kwitariusz  wystawia kasjer, potwierdzając swoim podpisem przyjęcie gotówki do kasy.

Kwitariusze Przychodowo-Ewidencyjne Opłat są drukami ścisłego zarachowania i podlegają szczegółowej ewidencji w książce druków ścisłego zarachowania.

Mylnie wypełniony kwitariusz należy unieważnić przez przekreślenie, umieszczenie podpisu (anulowano).

 

·         Listy wypłat świadczeń wystawia Dział Usług i Dział Pomocy Rodzinie Osobom Niepełnosprawnym i Bezdomnym, Z-ca Dyrektora w zakresie stypendium dla uczniów szkół podstawowych, gimnazjalnych, średnich.

Listy wypłat świadczeń (oprócz stypendiów i wynagrodzeń za prace społecznie użyteczne) wystawiane są na podstawie decyzji przyznającej świadczenie.

Listy winny zawierać kolejny numer, znak świadczenia, datę, dokładne dane /imię, nazwisko, adres/ świadczeniobiorcy, kwotę przyznanego świadczenia, nr decyzji, ogólną kwotę świadczeń na liście, numer dokumentu tożsamości ,potwierdzenie odbioru w przypadku gotówkowej wypłaty świadczenia lub   numer  rachunku bankowego wskazany przez klienta OPS w przypadku przelewu, inne dane.

 Listy wypłat stypendiów zawierają numer kolejny listy ,okres wypłaty, nazwę szkoły, nazwisko pracownika szkoły odbierającego stypendium, kwotę należności , datę sporządzenia listy, inne dane.

Listy wypłat wynagrodzeń za prace społecznie użyteczne zawierają nr kolejny listy, imię nazwisko , adres odbiorcy, numer dowodu osobistego , potwierdzenie odbioru w przypadku gotówkowej wypłaty lub numer rachunku bankowego w przypadku przelewu, kwoty do wypłaty.

W/w listy wypłat winny być podpisane przez pracownika  sporządzającego oraz  przez Głównego Księgowego i zatwierdzone  przez Dyrektora .

Podstawą do wypłat świadczenia niepodjętego w  terminie jest sporządzona lista z kolejnym numerem i zaznaczeniem „nie podjęto z listy nr … poz.  …”.  Wypłata następuje w kolejnym oznaczonym terminie.

 

·         Faktury, rachunki, noty zewnętrzne są podstawą do zapłaty przelewem. Sprawdzone są przez pracowników formalnie i merytorycznie, a następnie rachunkowo przez komórkę finansową oraz zatwierdzone przez głównego księgowego i dyrektora lub zastępcę głównego księgowego, lub zastępcę dyrektora.

Faktury, rachunki, noty zewnętrzne są podstawą do wypłaty w kasie, jeżeli określają taką formę zapłaty, są sprawdzone przez pracowników formalnie, merytorycznie,  a następnie rachunkowo przez komórkę finansową oraz zatwierdzone do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora lub zastępców. Wypłata następuje po wystawieniu dowodu KW.

·         Dowód KW wystawiony jest przez kasjera w 3-ch egzemplarzach na podstawie dokumentu źródłowego /faktury, rachunki, noty/. Winien  zawierać kolejny numer, datę wystawienia, kwotę, imię i nazwisko osoby otrzymującej gotówkę, tytuł wypłaty, podpis kasjera, osoby otrzymującej gotówkę, pracownika pionu księgowego sprawdzającego oraz głównego księgowego lub zastępcę głównego księgowego.

 

Wszystkie faktury, rachunki i noty zewnętrzne w momencie wpływu do Ośrodka Pomocy Społecznej rejestrowane są w książce wpływu w Sekretariacie (pieczątka zawiera datę wpływu i numer pozycji w książce wpływu). Następnie dyrektor, zastępca dyrektora lub pracownik upoważniony kieruje dokument księgowy do działu lub samodzielnego pracownika, który realizuje zadania w zakresie obciążenia. Na bieżąco następuje kontrola formalna i merytoryczna oraz  szczegółowe opisanie dokumentu oraz załączników. Po wykonaniu powyższych czynności dokument przekazany jest do działu księgowości, gdzie odbywa się kontrola rachunkowa, a następnie dokument podpisuje główny księgowy lub zastępca głównego księgowego oraz zatwierdza do wypłaty dyrektor lub zastępca dyrektora. Tak zweryfikowany dokument jest podstawą do zapłaty w kasie lub przelewem.

 

Dokumenty źródłowe, które są podstawą do wystawienia faktury, rachunku, noty to listy obecności, potwierdzenie odbioru i wykonania usług, dokonania zakupu zgodnie z zawartą umową i dokumentacją zamówień publicznych.

 

Czas obiegu dokumentów od daty wpływu w sekretariacie do daty zapłaty powinien odbywać się na bieżąco bez zbędnej zwłoki i powinien być dostosowany do terminu zapłaty tak, aby nie dopuścić do opóźnienia w zapłacie. Wpływ do księgowości z działu merytorycznego winien nastąpić najpóźniej do 2 dni przed upływem terminu zapłaty. W przypadku braku załączników do faktury, rachunku, noty, które winny wpłynąć do Ośrodka Pomocy Społecznej wraz z dokumentem źródłowym i być podstawą do kontroli dokumentu, należy natychmiast wystosować monit do kontrahenta. Jeżeli takie opóźnienie załączników będzie powodem przekroczenia terminu zapłaty, należy dowód źródłowy odesłać lub zażądać dokumentu korygującego, opóźnienie wpływu dokumentów źródłowych (załączników do faktury/ rachunku/ noty) winno być udokumentowane przez dział merytoryczny przy przekazaniu go do działu księgowości.

 

·         Polecenia wyjazdu służbowego są ewidencjonowane w rejestrze delegacji i wystawiane w kadrach Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu-Zdroju.

Delegacje służbowe dla pracowników podpisywane są przez Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej, natomiast delegacje dla  Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej- podpisywane są przez Prezydenta Miasta.

Rozliczone przez pracownika odbywającego podróż służbową, sprawdzone i zatwierdzone są podstawą do wypłaty kosztów podróży służbowej w terminie 7-miu dni po odbyciu podróży służbowej, nie później jednak niż do końca roku kalendarzowego.

 

 

§ 11

 

Bankowy dowód wpłaty potwierdza odprowadzenie gotówki z kasy OPS do banku.

 

 

 

Potwierdzeniem jest pieczątka okrągła z datą banku prowadzącego rachunek OPS.

Wszelkie wypłaty gotówkowe z kasy następują na podstawie źródłowych dowodów kasowych sprawdzonych i zatwierdzonych do wypłaty tj. dowód KW, faktura, rachunek, nota wewnętrzna, delegacje służbowe.

 

 

§ 12

 

Wysokość pogotowia kasowego ustala Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej. Pobrane z rachunku bankowego pogotowie kasowe na realizację wydatków bieżących należy rozliczyć z końcem roku kalendarzowego. Obowiązek rozliczenia pogotowia kasowego spoczywa na pracowniku realizującym zadania kasjera.

 

§ 13

 

Procedury kontroli finansowej w zakresie pobierania, gromadzenia i odprowadzenia dochodów budżetowych, bądź wydatkowania dochodów własnych obejmują:

 

1.  Procedury kontroli zarządczej obejmują prowadzenie ewidencji księgowej należnych i pobranych dochodów budżetowych i dochodów własnych, kontrolę terminowej realizacji dochodów, likwidacji nadpłat, rozliczeń i odprowadzenia dochodów. Poszczególne pojęcia zawarte w procedurach przyjmują następującą treść:

- należność główna – określona w decyzji, umowie należność podlegająca zapłaceniu,

- należność uboczna – odsetki , koszty upomnienia, koszty egzekucyjne itp.,

- przypis – należność stanowiąca obciążenie konta osoby fizycznej lub prawnej,

- odpis – kwota zmniejszająca należność przypisaną w związku ze zmianą (zmniejszeniem) decyzji, umowy.

 

2. Pracownicy realizujący zadania w zakresie dochodów budżetowych zobowiązani są do:

1)    Prawidłowego i terminowego oraz we właściwej kwocie ustalenia należności z tytułu dochodów budżetu oraz rachunku dochodów,

2)    Pobierania wpłaty i terminowego dokonywania zwrotu nadpłat,

3)    Prowadzenia ewidencji dochodów budżetowych według właściwej klasyfikacji budżetowej,

4)    Terminowego wysyłania do zobowiązanych wezwania do zapłaty lub innych dokumentów obciążeniowych,

5)    Terminowego wysyłania do zobowiązanych upomnienia oraz podejmowania w stosunku do nich czynności egzekucyjnych przewidzianych prawem.

 

3.Dochody budżetowe przyjęte do kasy powinny być odprowadzone na rachunek bankowy dochodów w dniu przyjęcia gotówki.

 

4. Kwoty dochodów nienależnie wpłaconych (pobranych), lub orzeczonych do zwrotu stanowią nadpłaty. Na pisemny wniosek osoby fizycznej lub prawnej nadpłaty przypadające temu samemu dłużnikowi mogą być zaliczone na inne wymagalne należności, a w razie braku takich należności

-zwracane  tej osobie.

 

5.Nadpłaty w dochodach budżetowych powstałe zarówno w bieżącym roku budżetowym, jak i w ubiegłych latach budżetowych, zwraca się wg. tej podziałki klasyfikacji dochodów, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju.

 

6.Podstawą dokonania zwrotu nadpłaty jest pisemne polecenie zwrotu, podpisane przez kierownika działu merytorycznego, dyrektora i głównego księgowego.

W poleceniu nadpłaty ujęte powinno być:

- uzasadnienie zwrotu nadpłaty,

- podanie daty zwrotu nadpłaty.

 

7.Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym  i wstępnym przez głównego księgowego.

 

8. Do udokumentowania wpłat w formie pieniężnej służą:

- pokwitowanie KP lub K-103 ( jako druki ścisłego zarachowania) gdy dochody przyjmowane są do kasy,

- wyciągi bankowe uwzględniające dokonaną wpłatę dłużnika.

 

9.Pokwitowanie wpłaty KP lub K-103 powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację dokumentu wpłaty, wysokość kwoty i tytuł, a także:

- nazwisko i imię lub nazwę dłużnika,

- miejsce zamieszkania lub adres siedziby,

- rodzaj należności (dochodu) – bieżąca, zaległa,

- kwoty wpłaty

- podpis kasjera w przypadku K-103, a przypadku KP podpis kasjera, pracownika  pionu księgowego

  jako sprawdzającego, podpis głównego księgowego lub z-cy głównego księgowego.

 

10.W przypadku zagubienia lub zniszczenia przez dłużnika wydanego pokwitowania na pisemną prośbę dłużnika wydaje się poświadczone ksero pokwitowania lub zaświadczenia o dokonanej wpłacie.

 

11.Księgi rachunkowe dotyczące ewidencji dochodów budżetowych obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald które tworzą:

1)    Dzienniki,

2)    Księgi główne, pomocnicze stanowiące ewidencję syntetyczną,

3)    Księgi pomocnicze stanowiące ewidencję analityczną (szczegółową,)

4)    Zestawienie obrotów i sald kont pomocniczych (analitycznych) i księgi głównej.

 

12.Zapisów w księgach dokonuje się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości. Podstawę ewidencji przypisów i odpisów stanowią oryginały (poświadczone kopie) decyzji, umów przygotowanych przez merytorycznych pracowników.

 

13.Dla każdej osoby fizycznej lub prawnej prowadzi się w każdym źródle dochodów odrębną ewidencję z uwzględnieniem właściwej klasyfikacji budżetowej. Sumy obrotów kont analitycznych powinny być zgodne z sumami obrotów konta syntetycznego, do którego konta są prowadzone. Na koniec miesiąca jako okresu sprawozdawczego uzgadnia się obroty miesiąca i narastające od początku roku obroty i salda powstałe na kontach analitycznych i uzgadnia się je z kontem syntetycznym.

 

§ 14

 

Ewidencja środków trwałych, wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest wg zasad gospodarki majątkiem trwałym i odpowiedzialności za powierzone mienie w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu-Zdroju wprowadzonych Zarządzeniem Dyrektora NR OPS 021/12/10.

 

§ 15

Zaangażowanie wydatków budżetowych sporządza się wg zasad wprowadzonych Zarządzeniem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej Nr OPS- Zd.0152/16/2008 z dnia 1 lipca 2008r.

 

 

 

 

§ 16

 

Właściwymi osobami do zawierania umów oraz składania zleceń jest dyrektor jednostki lub zastępca dyrektora. Wszelkie umowy podlegają rejestracji w segregatorze umów prowadzonych przez sekretariat. Zawarcie umowy lub złożenie zamówienia powinno być poprzedzone wnikliwemu badaniu oraz zgodne z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych.

Kontrasygnata głównego księgowego oznacza zabezpieczenie środków w planie.

 

§ 17

 

Gospodarka magazynowa prowadzona jest według zasad prowadzenia gospodarki magazynowej zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej nr OPS 021/15/10.

 

§ 18

 

Wykaz osób upoważnionych do zatwierdzenia dokumentów księgowych :

- Załącznik nr 1 do niniejszej  IODK - wykaz osób odpowiedzialnych za kontrolę pod względem merytorycznym,

- Załącznik nr 2 do niniejszej  IODK -  wykaz osób odpowiedzialnych za kontrolę pod względem formalnym,

- Załącznik nr 3 do niniejszej IODK – wykaz osób odpowiedzialnych za kontrolę pod względem rachunkowym.

 

§ 19

 

Rodzaje dokumentów księgowych stosowanych w Ośrodku Pomocy Społecznej przedstawia

załącznik 4 do niniejszej IODK.

¾     Wzór nr 1 – rachunek wewnętrzny,

¾     Wzór nr 2 –nota księgowa,

¾     Wzór nr 3 – wniosek o zaliczkę,

¾     Wzór nr 4 – rozliczenie zaliczki,

¾     Wzór nr 5 – delegacja służbowa,

¾     Wzór nr 6 – bankowy dowód wpłaty, przelew papierowy,

¾     Wzór nr 7 KW – kasa wypłaci,

¾     Wzór nr 8 KP – kasa przyjmie,

¾     Wzór nr 9 – Kwitariusz K – 103,

¾     Wzór nr 10 – lista wypłaty świadczeń,

¾     Wzór nr 11 – polecenie wypłaty świadczenia,

¾     Wzór nr 12 – lista płac wynagrodzeń pracowników, ryczałtów, ekwiwalentów,

¾     Wzór nr 13 – lista płac umowy zlecenia,

¾     Wzór nr 14 – PK polecenie księgowe.

 

§ 20

Załącznik nr 5 do niniejszej IODK  – rodzaje pieczątek stosowanych do opisywania i zatwierdzania dokumentów księgowych.

 

§ 21

 

Załącznik nr 6 do niniejszej  IODK  – wykaz osób upoważnionych do dokonywania przelewów i kontroli środków finansowych na rachunkach bankowych.

 

§ 22

 

Załącznik  nr 7 do niniejszej IODK – tabela w zakresie kontroli dokumentów finansowo księgowych .

 

§ 23

 

 

Załącznik Nr 8 do niniejszej IODK – osoby dysponujące kartami CUI – upoważnienie do podpisywania i akceptowania przelewów dokonywanych drogą elektroniczną.

 

§ 24

 

Pracownicy działów merytorycznych oraz samodzielne stanowiska wskazują na dokumencie finansowo- księgowym kwalifikację wydatku strukturalnego według zasad wprowadzonych Zarządzeniem Nr OPS.021/9/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu-Zdroju z dnia 20 marca 2010r.

 

 

§ 25

 

1. Postanowienia zawarte w instrukcji dotyczą kierowników działów, pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy oraz wszystkich pozostałych pracowników administracyjnych wykonujących zadania określone w zakresach czynności.

2. Nieprzestrzeganie postanowień instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych, za które w stosunku do osób winnych będą wyciągane wnioski służbowe i dyscyplinarne przewidziane w ustawie Kodeks Pracy,  ustawie o finansach publicznych, ustawie o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

 3. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych zobowiązani są do zapoznania wszystkich pracowników z postanowieniami niniejszej instrukcji oraz za nadzór nad jej przestrzeganiem w zakresie powierzanych pracownikom obowiązków służbowych.

 

§ 26

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

                                                                         § 27

 

Traci moc Zarządzenie Nr OPS -Zd/0152/14/06 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju z dnia 01 lipca 2008 roku  w sprawie: Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu-Zdroju.