Zarządzenie Nr OPS.021 /15 / 10

Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju

z dnia 02 czerwiec 2010 roku

 

 

           

 w sprawie: ZASAD PROWADZENIA GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W JASTRZĘBIU ZDROJU

 

 

        Na podstawie art.68 ust.2 w związku z art.53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych  (Dz. U. Nr 157, poz.1240) wprowadzam:

 

                                                                       § 1

 

I. Organizacja magazynu

1.      Ośrodek Pomocy Społecznej  prowadzi  magazyn zawierający:

a)     materiały biurowe,

b)     środki czystości do sprzątania pomieszczeń jednostki,

c)     akcesoria samochodowe,

d)    akcesoria komputerowe,

e)     materiały na potrzeby konserwatora,

f)     inne materiały w razie potrzeby magazynowania.

2.      Magazyn wyposażony jest w odpowiednie regały, drzwi zamykane na 2 zamki. Nie posiada okien.

 Pomieszczenie magazynowe znajduje się wewnątrz budynku, w pobliżu stanowiska pracy osoby 

 posiadającej zakres m.in. pracy prowadzenia magazynu – (w Instrukcji pracownik wykonujący   czynności pracy w magazynie określony został jako  „ magazynier”),

 bez możliwości dostania się do wewnątrz osób trzecich.

3.      Duplikat kluczy do zamknięcia pomieszczenia magazynowego przechowywany jest w kasie metalowej

 znajdującej się w Dziale Administracyjno – Gospodarczym. Klucz do kasetki metalowej znajduje się w  

 depozycie w szafie metalowej w kasie.

4.     W pomieszczeniach magazynowych należy powiesić w widocznych miejscach tabliczki z napisem „Palenie papierosów zabronione”, „Obcym wstęp wzbroniony” oraz szczegółową instrukcję przeciwpożarową.

5.     Przebywanie w magazynie innych osób bez magazyniera jest zabronione.

6.     Magazyn należy utrzymywać w należytej czystości.

7.     Klucze od magazynu może posiadać tylko jedna osoba – magazynier.

II. Składanie, rozmieszczenie i przechowywanie materiałów i druków

1.     Materiały należy składować i przechowywać na regałach w odpowiednich miejscach zaopatrzonych w wywieszki wg rodzaju, gatunku, rozmiarów, oraz terminów gwarancyjnych.

2.     Materiały wykazujące duże obroty, ciężkie lub o dużych wymiarach umieszczać możliwie blisko wyjścia oraz w miejscach łatwo dostępnych.

3.     Materiały świeżo otrzymane należy układać w taki sposób aby mogły być wydane w kolejności ich przyjęcia wg zasady „pierwsze przyszło-pierwsze wyszło”.

4.     Materiały należy składać w miejscach dających gwarancję należytego przechowywania przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.

5.     Składane materiały należy systematycznie przeglądać i odpowiednio konserwować.

III.  Odpowiedzialność magazyniera

1.     Magazynier jest samodzielnie odpowiedzialny za całość gospodarki magazynowej i przestrzeganie niniejszej gwarancji.

2.     Magazynier odpowiada materialnie i dyscyplinarnie za straty powstałe z jego winy, a w szczególności powstałe z tytułu:

a)     utraty prawa wniesienia roszczeń do dostawców, niedostatecznych oględzin lub wybrakowania materiałów,

b)    wadliwego przyjmowania i wydawania materiałów, o ile ich przyjęcia nie dokonano komisyjnie,

c)     powstania nieuzasadnionego  niedoboru,

d)    wadliwej konserwacji materiałów, nienależytego zabezpieczenia przed kradzieżą, nieprzestrzegania warunków ppoż.

3.     Odpowiedzialność magazyniera rozpoczyna się z chwilą protokólarnego podpisania przez niego spisu inwentaryzacyjnego , a kończy z chwilą protokolarnego przekazania innej osobie i rozliczenie stanów magazynowych przez komórkę księgowości.

IV.  Obowiązki magazyniera

1.     Do podstawowych obowiązków magazyniera należy:

a)     przyjmowanie i wydawanie materiałów z zachowaniem zasad formalności określonych niniejszą instrukcją

b)    właściwe i fachowe rozmieszczenie, przechowywanie  materiałów ,

c)     utrzymanie magazynu w należytym stanie sanitarno – porządkowym,

d)    zabezpieczenie materiałów przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem i zanieczyszczeniem,

e)     czuwanie nad zabezpieczeniem pomieszczeń magazynowych przed kradzieżą, włamaniem i pożarem,

f)     przygotowaniem magazynów do przeprowadzenia inwentaryzacji ,

g)    pisemne i natychmiastowe powiadomienie dyrektora o wszelkich stwierdzonych brakach materiałów, uszkodzeniu pomieszczeń i urządzeń magazynowych, zamknięć, kradzieżach lub Magazynier dokonuje wpisywania do ewidencji wszystkich dowodów przychodu i rozchodu indywidualnie z zachowaniem chronologii zapisów wg dat i numerów dowodów magazynowych.

2.     Magazynier czuwa nad prawidłowym udokumentowaniem przychodu i rozchodu materiałów.

3.     Magazynier obowiązany jest dokładnie znać i przestrzegać postępowania niniejszej instrukcji magazynowej oraz innych przepisów w zakresie gospodarki magazynowej.

V.  Przyjmowanie materiałów i druków

1.     Przyjęcie materiałów ma na celu ustalenie czy dostarczony i odebrany materiał odpowiada pod względem ilości, jakości i wartości oraz numeracji fabrycznej w dowodzie dostawy.

2.     Braki ilościowe i wady jakościowe  ujawnione przy odbiorze materiałów należy udokumentować w formie protokołu spisowego w obecności przedstawiciela odbiorcy oraz dostawcy lub przewoźnika. Protokół powinien zawierać wszelakie dane i stwierdzenia niezbędne dla wniesienia reklamacji lub roszczeń materialnych  w stosunku do dostawcy lub przewoźnika. Zaniechanie sporządzenia protokołu stanowi podstawę do obciążenia pracownika dokonującego odbioru.

3.     Materiały odebrane a jeszcze nie przyjęte należy przechowywać w oddzielnym miejscu, a nie w miejscu składowania przyjętych już materiałów. Materiałów tych nie wolno wydawać do użytku.

4.     Odbioru i przyjęcia materiałów lub druków dokonywać można na podstawie następujących dowodów:

a)     rachunków lub faktur,

b)    protokołów odbioru,

c)     protokołów komisyjnego przyjęcia,

d)    dowodów „magazyn przyjmie”.

5.     Sprawdzenia jakości zakupionego materiału dokonuje  magazynier i specjalista z działu merytorycznego. Procedury postępowania w przypadku braku odpowiedniej jakości zakupionego materiału ustalane są ustnie z kierownikiem jednostki .

6.     Przyjęcia ilościowego dokonuje magazynier po uprzednim sprawdzeniu i porównaniu ilości otrzymanego materiału z danymi uwidocznionymi w dowodzie dostawy (rachunki, faktury lub listy przewozowe). Dowodem przyjęcia materiałów do magazynu jest druk PZ wg załącznika nr …1. do Zasad….. .

7.     W przypadku stwierdzenia braków ilościowych lub wad jakościowych należy niezwłocznie sporządzić protokół komisyjny w 3-ch egzemplarzach zawierający odpowiednie stwierdzenia w tym przedmiocie, z których jeden egzemplarz wraz z wnioskami i żądaniami zapłaty winien być najpóźniej w ciągu 4 dni od daty dostarczenia materiałów przesłanych dostawcy.

8.     Materiały zakwestionowane wraz z opakowaniem i innymi znakami przechowywać w magazynie oddzielnie, zaopatrując je w wywieszki „materiał nie przyjęty”. Materiałów tych od czasu rozstrzygnięcia sporu z dostawcą nie wolno wydawać do użytku.

9.     Wg powyższych zasad należy przyjmować materiały do magazynu zakupione i dostarczone bezpośrednio przez pracowników jednostki.

VI .  Wydawanie materiałów

1.     Magazynier wydaje materiały wg potrzeb.

2.     Zlecenia wydania materiałów wystawiają poszczególne stanowiska, a następnie zatwierdzają bezpośredni przełożeni.

3.     Osoby polecające wydanie materiałów obowiązane są:

a)     zlecać wydanie w ilościach zgodnych z rzeczywistymi potrzebami

b)    dopilnować celowego i oszczędnego zużycia zgodnie z przeznaczeniem.

4.     Magazynier dokonuje wydania materiałów  tylko i wyłącznie upoważnionym osobom.

5.     Wydanie materiałów może być dokonane po uprzednim ustaleniu ilości, wagi itp.

6.     Dowodem dokonania rozchodu jest druk ”Rozchód wewnętrzny” wg załącznika nr …2. do Zasad…..  Magazynier dokonuje wpisu odnośnie ilości wydanego materiału. Dowód wydania podpisuje magazynier i osoba pobierająca.

VII.  Dokumentacja i ewidencja obrotu materiałów

1.     Magazynier obowiązany jest prowadzić ewidencję magazynową wszystkich materiałów znajdujących się w magazynie w programie księgowym przeznaczonym do ewidencji analitycznej magazynowej  wg grup towarowych  opracowanych w programie komputerowym CDN Optima wg załącznika nr  3 do Zasad ….. .

2.     Ewidencja przychodów i rozchodów materiałów w magazynie następuje w ewidencji ilościowej. Ustalenie stanów następuje poprzez porównanie stanów ilościowych faktycznych i znajdujących się w ewidencji analitycznej magazynu.

              Stany podlegające spisom inwentaryzacyjnym wyceniane są na podstawie dowodów zakupu lub    

              dostawy.  Jeżeli brak jest takiej wartości należy przyjąć cenę  detaliczną takiego lub podobnego

              materiału znajdującego się w sprzedaży detalicznej.

              Dowody „Przyjęcie PZ”, sporządza magazynier w 2 egz. z przeznaczeniem udokumentowania przyjęcia

              materiału do magazynu 1 egz. i do działu księgowości 1 egz (załącznik do dowodu dostawy).

              Komórka księgowości otrzymane od magazyniera dowody  PZ  załącza do dowodu zakupu lub

              nieodpłatnego przyjęcia po uprzednim sprawdzeniu zgodności zakupionych i przyjętych materiałów.

 

3.     Dowody „Rozchodu wewnętrznego RW” magazynier wystawia na podstawie potrzeb pracowników w 2 egzemplarzach, 1 egz. znajduje się  w dokumentacji magazynu, 1 egz. otrzymuje osoba pobierająca materiały za pokwitowaniem odbioru.

 

4.     Przy  prowadzeniu ilościowej ewidencji magazynowej, magazynier obowiązany jest przynajmniej na koniec kwartału sprawdzić stany faktyczne w magazynie z zestawieniem „Lista zasobów” –wydruk programu magazynowego CDN Optima ustalającego wielkość ilościową stanów magazynowych.

 

5.     Wyrywkowej kontroli stanów magazynowych może dokonać w dowolnym czasie bezpośredni przełożony magazyniera lub główny księgowy osobiście lub upoważniając pracownika księgowości sporządzając na tę okoliczność protokół kontroli.

 

VIII.  Depozyty

1.     Przedmioty i materiały stanowiące własność obcą, które znajdują się chwilowo w magazynie na przechowaniu należy składować oddzielnie.

2.     Dowody przyjęcia i wydania materiałów obcych obowiązują tego samego wzoru jak przy pozostałych materiałów. Dotyczy to również zasad ewidencji i trybu postępowania z dowodami magazynowi.

Opakowania  -(mogą wystąpić)

1.     Wszystkie opakowania przedstawiające wartości użytkową magazynier przechowuje, wydaje i ewidencjonuje w taki sam sposób jak inne materiały.

2.     Wartości opakowań bezzwrotnych ustalają osoby powołane do odbioru jakościowego materiału.

3.     Przychody i rozchody opakowań zwrotnych należy prowadzić wg zasad podanych dla depozytów.

4.     Wszelakie zniszczenia lub uszkodzenia opakowań winny być stwierdzone protokolarnie przy przyjmowaniu dostawy.

      X. Kontrola gospodarki magazynowej

1.     W zakresie gospodarki magazynowej kontrolę wewnętrzną sprawuje kierownik i główny księgowy, którzy mogą upoważnić inne osoby do spełniania systematycznej kontroli gospodarki magazynowej.

2.     Zadaniem kontroli wewnętrznej jest eliminacja wszelkich niedociągnięć, błędów, marnotrawstwa, braków oraz ewentualnych nadużyć. W tym celu w czasie kontroli należy zwrócić szczególną uwagę na to czy:

a)     dokumenty obrotu materiałowego są pełne i formalne,

b)    zapisy w ewidencji magazynowej dokonywane są na bieżąco i prawidłowo,

c)     istnieje zgodność ewidencji magazynowej przychodów z dowodami źródłowymi określającymi przychód materiałów oraz rozchodów z dowodami  źródłowymi od poszczególnych pracowników

określającymi rozchód materiałów,

d)    materiały są należycie  przechowywane i zabezpieczone przed zniszczeniem i kradzieżą,

e)     występują w magazynie materiały zbędne i czy stan zapasów jest gospodarczo uzasadniony.

3.     Kontrolę zgodności rzeczywistych stanów zapasów materiałowych należy ustalić w drodze inwentaryzacji w terminach określonych w instrukcji oraz w razie zmian na stanowisku magazyniera, włamania lub pożaru.

4.     Przekazanie obowiązków magazyniera może nastąpić na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego po uprzednim ustaleniu w drodze spisu z natury stanu rzeczywistego materiałów.

5.     Obowiązkiem kierownika lub osób przez niego upoważnionych jest dopilnowanie by pomieszczenia magazynowe były dostosowane do przechowywania w nich materiałów, należycie zabezpieczone i wyposażone w odpowiedni sprzęt do pracy oraz urządzenia i instrukcje p. poż.

6.     W przypadku stwierdzenia braków materiałów należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia przyczyn ich postępowania oraz powiadomić jednostkę nadrzędną obciążając jednocześnie osoby winne ich powstaniu. Należności za stwierdzone niedobory winna być niezwłocznie wyegzekwowana w drodze dobrowolnej spłaty lub postępowania sądowego.

 

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 lipca 2010 roku