Zarządzenie Nr OPS.021/9/10

                        Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju

         z dnia  21 kwietnia 2010 roku

 

 

W sprawie:  wprowadzenia procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju.

 

Na podstawie art. 68 ust. 2 , w związku z art. 53 ustawy z 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) zarządzam, co następuje:

 

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

 

            Zarządzenie niniejsze reguluje sposób sprawowania kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju oraz sposób ustalania  procedury, o których mowa w art. 68 ust. 2 o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240) .

 

§ 2

 

            Pojęcie kontroli zarządczej należy rozumieć w sposób określony w art. 68 i 69 ustawy o finansach publicznych.

 

Rozdział 2

Procedury

§ 3

 

            Czynności określone w niniejszym rozdziale wykonuje kierownik jednostki oraz pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 o finansach publicznych

 

§ 4

 

1.      Środki publiczne należne jednostce powinny być pobierane na zasadach określonych we właściwych aktach prawnych, umowach lub innych dokumentach.

2.      Przy wykonaniu czynności związanych z pobraniem i gromadzeniem środków publicznych uwzględnia się zasady określone w odrębnych przepisach.

3.      Jeżeli należność jednostki nie została uregulowana w terminie do ściągnięcia należności stosuje się przepisy właściwych ustaw.

W razie bezskutecznych wezwań zapłaty wszczyna się niezwłocznie właściwą procedurę egzekucyjną.

4.      Umarzanie, odraczanie lub rozkładanie na raty spłaty należności pieniężnych regulowane jest przepisami odrębnymi.

5.      Gromadzenie środków wpłacanych do kasy jednostki odbywa się na zasadach określonych w  instrukcji kasowej

 

§ 5

 

1.      Zobowiązania finansowe zaciąga się z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 44 ust 1 ustawy o finansach publicznych.

2.      Wydatki jednostki dokonywane są z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 44 ustawy o finansach publicznych .

3.      Zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków realizowane jest z uwzględnieniem zapisów § 6 niniejszej Instrukcji.

4.      Zobowiązania finansowe  oraz wydatki dokonuje  na podstawie wniosków pracowników realizujących zadania  dysponowania środkami  finansowymi.

 

§ 6

 

1.      Zamówień publicznych udziela się z zastosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

2.      Przy udzielaniu zamówień publicznych z zastosowaniem ustawy Prawo zamówień publicznych uwzględnia się przepisy Zarządzenia Nr OPS-Zd.0152/03/2008 z dnia 04.03.2008Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju

3.      Zamówień publicznych, do udzielania których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, udziela się podmiotowi wyłonionemu po dokonaniu analizy rynku, z uwzględnieniem w szczególności ceny i jakości przedmiotu zamówienia.

4.      Zamówień publicznych udziela się w szczególności na podstawie wniosków pracowników realizujących zadania dysponowania środkami finansowymi.

 

§ 7

 

1.      Zwrotu środków publicznych dokonuje kierownik jednostki z zastrzeżeniem odrębnych przepisów.

2.      O stwierdzonej na podstawie ewidencji księgowej konieczności zwrotu środków publicznych główny księgowy niezwłocznie informuje kierownika jednostki.

 

Rozdział 3

Wykonanie kontroli zarządczej

§ 8

 

1.      Kontrola w zakresie:

a)      pobierania i gromadzenia środków publicznych,

b)      zaciągania zobowiązań finansowych,

c)      dokonywania wydatków ze środków publicznych,

d)     udzielenie zamówień publicznych,

e)      zwrotu środków publicznych,

 

następuje poprzez badanie i porównanie stanu faktycznego – ujawnionego w dokumentach tworzonych w toku odpowiedniego postępowania – ze stanem wymaganym.

 

2.      Dokonanie kontroli dokumentowane jest przez złożenie podpisu na dokumencie przez osobę uprawnioną do kontroli.

 

§ 9

 

1.      Kontroli dokonuje się pod względem legalności, celowości, gospodarności oraz zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym.

2.      Kontrola legalności polega na ocenie zgodności operacji gospodarczej z prawem.

3.      Celowość oznacza związek pomiędzy zaciągnięciem zobowiązania/wydatkiem a realizacją zadań ustawowych – statutowych oraz adekwatności zamierzonego wydatku do spodziewanego efektu.

4.      Gospodarność oznacza korzystny stosunek nakładu związanego z daną operacją do spodziewanych efektów.

§ 10

 

            Kontrola zarządcza dokonywana jest w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następnej.

 

§ 11

 

            Pracownik podejmujący działania w przedmiocie określonym w § 8 ust. 1

            zobowiązany jest do bieżącej samokontroli.

 

§ 12

 

1.      Czynności kontrolne w ramach posiadanych kompetencji, z zastrzeżeniem przepisów niniejszego zarządzania, sprawują w szczególności:

a)      dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej,

b)      zastępca dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej,

c)      główny księgowy,

d)     kierownicy działów: - kierownik Działu Pomocy Środowiskowej, kierownik Działu Usług,

kierownik Centrum Pomocy Rodzinie, Osobom Niepełnosprawnym i Bezdomnym,

e)      inni pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na

                  podstawie art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

2.      Osoby wymienione w ust. 1 zobowiązane są w szczególności do:

a)      bieżącej kontroli podległych sobie pracowników,

b)      bieżącej kontroli realizacji zadań podległych sobie komórek organizacyjnych

c)      podejmowania działań zmierzających do eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości i zapobiegania powstawaniu takich w przyszłości, a w szczególności do składania odpowiednich wniosków do kierownika jednostki.

3.      W przypadkach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu kontrole operacji gospodarczych sprawują osoby wskazane w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych .

§ 13

 

            Kontroli pobierania i gromadzenia środków publicznych, w szczególności pod względem terminowości pobierania oraz  we właściwych przypadkach, odprowadzenia do budżetu, dokonuje kierownik jednostki lub osoby przez niego upoważnione.

 

§ 14

 

1.      Wstępna kontrola przyszłych wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez kierownika jednostki na etapie sporządzenia planu finansowego.

2.      Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem jednostki:

a)      obejmuję kontrolę pozyskiwania składników majątkowych przez jednostkę, kontrolę zbywania składników majątkowych oraz ich dysponowania na rzecz innych podmiotów, ocenę prawidłowości postępowań prowadzonych przez Komisję  Kasacyjną  oraz ich zgodność z procedurami określonymi wg Zasad gospodarowania  i ewidencji majątkiem trwałym  oraz odpowiedzialności za powierzone mienie określonych odrębnym Zarządzeniem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej .

b)      przeprowadzana jest w formie inwentaryzacji, której sposób przeprowadzenia, terminy oraz przeprowadzającej ją osoby zostały określone  odrębnymi Zarządzenia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej,

c)      w przypadku dysponowania środkami na rzecz innych podmiotów prowadzona jest w formie rejestru umów,

§ 15

 

1.      Wstępna kontrola wydatków płacowych i pochodnych przeprowadzona jest przez kierownika jednostki na etapie sporządzania planu finansowego i polega na ustaleniu adekwatności zatrudnienia do potrzeb jednostki w tym roku budżetowym, na który sporządzany jest projekt planu.

2.      Pracownik odpowiedzialny za sprawy kadrowe dokonuje kwartalnej oceny celowości wydatków, o których mowa w ust. 1.

3.      Ustalenia i wnioski przekazuje kierownikowi jednostki w terminie do 15-go dnia miesiąca następującego po ostatnim miesiącu kwartału, za który dokonywana jest ocena.

 

§ 16

 

1.      Wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym dokonuje pracownik merytoryczny, a następnie główny księgowy przed zaciągnięciem przez jednostkę zobowiązania.

2.      Wstępnej kontroli kompletności rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych dokonuje pracownik merytoryczny, a następnie główny księgowy przed wykonaniem dyspozycji środkami pieniężnymi.

 

§ 17

 

1.      Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo (merytorycznego), oznacza, że:

a)      nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,

b)      nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji.

c)      zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.

 

§ 18

 

1.      W celu wypełnienia obowiązków o których mowa w § 5 i 6, główny księgowy może żądać od pracowników merytorycznych lub kierowników działów:

a)      udzielania w formie ustnej lub pisemnej – w terminie przez niego określonym – niezbędnych informacji i wyjaśnień,

b)      udostępnienia – w trybie natychmiastowym – do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień.

2.      W razie wątpliwości co do zgodności z prawem operacji gospodarczej główny księgowy może niezależnie od wyjaśnień pracownika merytorycznego zażądać opinii radcy prawnego na temat legalności danej operacji.

3.      Główny księgowy może wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewniania prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

§ 19

 

1.      Wstępnej kontroli udzielania zamówień publicznych dokonuje przewodniczący komisji przetargowej powołanej zarządzeniem dyrektora OPS  przed dokonywaniem postępowania o udzielenie  zamówienia publicznego.

2.      Informacja o wynikach kontroli przekazywana jest kierownikowi jednostki (osobie upoważnionej do udzielania zamówienia) co najmniej :

a)      przed przesłaniem ogłoszenia lub przesłaniem zaproszenia do składania ofert w formie informacji o przebiegu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

b)      po wykonaniu zadań komisji przetargowej .

 

§ 20

 

Kontroli zwrotu środków publicznych dokonuje kierownik jednostki.

 

 

§ 21

 

            W razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie określonym w § 6 ust. 1 główny księgowy zwraca dokument właściwemu rzeczowo, pracownikowi, a w razie ich nieusunięcia odmawia podpisania dokumentu, o czym zawiadamia pisemnie kierownika jednostki.

 

 

§ 22

 

1.      Kontrolę następną  gospodarki finansowej, gospodarowania mieniem i udzielania zamówień publicznych prowadzą kierownik jednostki i główny księgowy

2.      Kierownik jednostki dokonuje kontroli stosowania procedur ustalonych niniejszym zarządzaniem przez poszczególne komórki organizacyjne jednostki.

3.      Główny księgowy dokonuje kontroli operacji pod względem przejrzystości i jawności. Kontrola ma charakter kontroli dokumentów księgowych.

4.      Przez przejrzystość rozumie się stosowanie określonych, jednolitych zasad oznaczania dokumentów, prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z zakładowym planem kont i zasadami rachunkowości określonymi odrębnymi Zarządzeniami Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej.

5.      Jawność oznacza takie sporządzania dokumentów i prowadzenie rachunkowości, aby były zabezpieczone potrzeby w zakresie sprawozdawczości finansowej i budżetowej oraz aby zapewniony był dostęp do informacji zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej.

6.      Kierownik jednostki i główny księgowy przeprowadzający kontrolę następną mogą żądać przedstawienia w trybie natychmiastowym wszelkich dokumentów, danych,

wyliczeń i innych oraz udzielenia wyjaśnień ustnych lub pisemnych dotyczących badanego postępowania.

 

 

 

Rozdział 4

Stwierdzenie wykonania obowiązków

w zakresie wewnętrznej kontroli zarządczej – odpowiedzialność

 

§ 23

 

            Pracownicy którym potwierdzono obowiązki w zakresie wewnętrznej kontroli zarządczej z tytułu nieprawidłowego i nieterminowego ich wykonania ponoszą odpowiedzialność  określoną w przepisach szczególnych.

 

§ 24

 

            Podpis kierownika jednostki zatwierdzający operację gospodarczą do realizacji oznacza uznanie, że została ona poddana procedurom kontroli wewnętrznej zgodnie z przepisami niniejszego zarządzenia.

                                                                      

                                                                       § 25

 

Rozdział 5

.

 

Kontrola zarządcza ma na celu:

 

a)      badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi oraz wewnętrznymi procedurami,

b)      badanie efektywności działania i realizacji zadań oraz ich skuteczności,

c)      badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań; wiarygodności sprawozdań i ochrony zasobów,

d)     ujawnienie niegospodarnego działania, marnotrawstwa majątku jednostki oraz ewentualnych nadużyć, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego działania

e)      ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstanie; efektywności i skuteczności przepływu informacji,

f)       wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości,

g)      zarządzanie ryzykiem.

 

Badanie i oceny należy dokonywać w zakresie celowości, gospodarności, rzetelności i legalności działania oraz sprawności organizacji pracy.

 

Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej odpowiedzialny jest Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju .

Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu, jak również prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Odpowiedzialny jest również za należyte wykorzystanie wyników kontroli.

Czynności kontrolne w zakresie swych uprawnień wykonują także z urzędu: z-ca dyrektora,

główny księgowy, z-ca głównego księgowego, kierownicy działów jak również inni pracownicy zobowiązani do wykonania kontroli. Zakres kontroli wykonywanej przez pracowników określony jest w zakresie czynności.

 

Kontrola zarządcza dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

 

Kontrola zarządcza obejmuje:

- zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

- badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,

- prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z opracowanymi procedurami kontroli.

 

Kontrola zarządcza dokonywania jest w formie:

 

a)      kontroli wstępnej, mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom, kontrola wstępna obejmuje w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań.

 

Przedmiotem tej kontroli jest również działanie mające na celu sprawdzenie, czy realizowane wydatki mają swoje odbicie w planie finansowym jednostki i są z nim zgodne, a także czy są one celowe i związane z realizacją zadań jednostki. Szczególnej ocenie należy poddać celowość dokonywanych wydatków z funkcjonowaniem jednostki.

 

W trakcie tej kontroli główną uwagę należy zwrócić na:

 

1)      czy planowane wydatki są dokonywane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

2)      sposób dokonywania wydatków umożliwia terminową realizację zadań,

3)      czy planowane wydatki realizowane są w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,

4)      czy planowanie i dokonywanie wydatków na realizację kolejnego etapu programu wieloletniego poprzedzone jest analizą i oceną efektów uzyskanych w poprzednich etapach, a także czy kwoty tam zawarte są korzystne dla jednostki.

5)      inne ustalenia, jak: poprawność zawarcia umowy o pracę, okres wypowiedzenia, zmiany umowy,

6)      zapytanie o niekaralność, oświadczenie pracownika o odpowiedzialności materialnej za powierzony  majątek,

7)      zabezpieczenia jednostkę przed wypadkami losowymi, zmianami cen itp.,  a także czy te ustalenia są korzystne dla jednostki.

 

Kontrolą wstępną należy objąć również  dochody budżetowe, wynikające z obowiązujących przepisów , a także z zawartych umów szczególnie poprzez:

1)      prawidłowość ustalenia planu dochodów budżetowych,

2)      poprawność wystawienia decyzji administracyjnych, zawartych umów skutkujących  przypisami dochodów oraz ujęcie ich w księgach rachunkowych,

3)      dochodzenie w sprawie wymagalnych kwot i terminów dokonywania wpłat dochodów,

4)      prawidłowość  i terminowość odprowadzania dochodów do jednostki nadrzędnej,

             Działalność finansowa jednostki dokumentowana jest w oparciu o przyjęte przez obowiązujące przepisy i prawo zwyczajowe określone druki, które po nadaniu im cech dowodu finansowo-księgowego są podstawą wydatkowania określonych kwot.

 

 

b)      kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonania w celu stwierdzenia, czy przybiegają one prawidłowo.

Kontrola ta polega na sprawdzeniu , czy działalność poszczególnych komórek przebiega prawidłowo, czy nie występują zjawiska, które mogą przyczynić się do ujemnych – niekorzystnych zdarzeń dla jednostki poprzez:

1) poddawaniu rzeczywistego stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, bowiem w niektórych przypadkach ich nadwyżka może być odprowadzona do budżetu, zaś niedobór może stwarzać trudności w bieżącym funkcjonowaniu jednostki,

2) sprawdzeniu  czy pracownicy w terminach i prawidłowych wysokościach otrzymują ekwiwalent za używanie prywatnej odzieży  do celów służbowych, ekwiwalent za pranie tej odzieży, ryczałt za używanie samochodów prywatnych do celów pracy w terenie itp.,

3)sprawdzeniu, czy rzeczowe składniki majątkowe są właściwie przechowywane i prawidłowo zabezpieczone przed kradzieżą, czy pracownicy w terminie rozliczają się z pobranych zaliczek i czy prawidłowo rozliczają się z druków ścisłego zarachowania.

 

c)      kontroli następnej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.

W trakcie działania tej kontroli obejmuje się badaniem dokumentację potwierdzającą czynności już dokonane. Analizę dokumentów podczas tej kontroli pozwala stwierdzić, czy dotychczasowa działalność przebiegała prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W wyniku działania kontroli następnej, kierownik jednostki podejmuje środki organizacyjne zmierzające do zapobiegania w przyszłości powstaniu nieprawidłowościom i zaniedbaniom występującym w jednostce.

Dowodem dokonania przez głównego księgowego, a także innych pracowników zobowiązanych do sprawowania kontroli finansowej jest ich podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie zaś podpisu przez głównego księgowego na dowodach  księgowych, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

- nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem,

- nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,

-zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.

Główny księgowy w razie ujawnienia nieprawidłowości podczas dokonywania oceny dokumentu, przed złożeniem podpisu, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach, główny księgowy, zawiadamia na piśmie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

 

W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonania kontroli należy:

a)      zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom, osobom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień,

b)      odmówić podpisu dokumentów, zawiadamiając jednocześnie na piśmie o tym fakcie kierownika jednostki. Decyzję w sprawie dalszego postępowania podejmuje kierownik jednostki.

W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli, osoba odpowiedzialna za kontrolę danego odcinka pracy jest zobowiązana niezwłocznie zawiadomić bezpośrednio przełożonego oraz przedsięwziąć odpowiednie kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.

W razie ujawnienia w czasie kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym kierownika jednostki jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa. W każdym wypadku ujawnienia czynu, o którym mowa wyżej, kierownik, po niezwłocznym zawiadomieniu organów powołanych do ścigania przestępstw obowiązany jest:

a)      ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,

b)      zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków,

c)      wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonego badania, konsekwencji służbowych ,

d)     przedsięwziąć środki organizacyjne zmierzające do zapobieżenia w przyszłości powstaniu podobnych zaniedbań

e)       wystąpić do sądu z powództwem cywilnym o naprawienie szkody w majątku, przeciwko osobom bezpośrednio winnym powstania tej szkody, oraz przeciwko osobom winnym zaniechania obowiązku sprawowania skutecznej kontroli.

 

§ 26

Rozdział 6

 

 

Procedury kontroli finansowej dotyczące poszczególnych działań jednostki opracowane zostały i wprowadzone w formie pisemnej odrębnymi Zarządzeniami Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju i obejmują zagadnienia:

- gospodarki pieniężnej,

- gospodarki drukami ścisłego zarachowania,

- gospodarki środkami rzeczowymi ,

 - zasad ewidencji finansowo-księgowej ,

- prowadzenia gospodarki magazynowej ,

- ochrony danych księgowych ,

- zasad gromadzenia i rozdysponowania środkami publicznymi ,

- zakresu pobierania, gromadzenia i odprowadzania dochodów budżetowych,

- zabezpieczania informatyki ,

- zakładowego planu kont ,

- wzorów podpisów osób odpowiedzialnych za sprawdzenie i zatwierdzanie   

  dowodów księgowych ,

- zasad prowadzenia inwentaryzacji ,

- monitorowania i oceny funkcjonowania, kontroli zarządczej ,

- kontroli sprawdzenia sprawozdań budżetowych i finansowych  ,

- obiegu dowodów finansowo – księgowych ,

 

Procedury kontroli zarządczej są realizowane przy uwzględnianiu następujących zasad:

1)      Kompletność – czy uwzględniono wszystkie wymagane pozycje:

- wszystkie składniki majątku zostały zaewidencjonowane zgodnie z przepisami finansowymi,

- wszystkie wpłaty zostały udokumentowane w ewidencji prowadzonej przez jednostkę ,

- wszystkie udokumentowane wpłaty zostały przekazane do banku,

- nie ma żadnych nieuwzględnionych i ukrytych zobowiązań, należności, operacji lub zdarzeń,

- typowe środki kontroli:

  * numeracja dokumentów i sprawdzenie kolejności zaksięgowania

     w księgach rachunkowych

  * sprawdzenie, czy pozycje zaksięgowano w odpowiednim roku.

2) Zgodność ze stanem faktycznym:

- wykazane w ewidencji dochody i wydatki zostały w rzeczywistości   

  uzyskane lub poniesione,

- wypłacone są jedynie zobowiązania z tytułu faktycznie wykonanej pracy i  

  poniesionych wydatków,

- udokumentowane wpłaty zostały faktycznie dokonane.

                        3) Pomiar:

- operacje wyceniono zgodnie z zatwierdzonymi metodami prowadzenia     

                          księgowości,

- opłaty są naliczone zgodnie z obowiązującym cennikiem lub wymiarem,

- faktury są poprawne pod względem arytmetycznym,

- wykazy wpłat zostały poprawnie podsumowane,

- pracownicy wykazani w ewidencji otrzymali wynagrodzenie naliczone  

  zgodnie z odpowiednimi stawkami,

- wynagrodzenie naliczono poprawnie pod względem arytmetycznym,

- wykazy wynagrodzeń zostały poprawnie podsumowane,

- kwoty wypłaconych świadczeń zgodne są z decyzjami administracyjnymi

  przyznającymi świadczenia,

- kwoty świadczeń do zwrotu, kwoty odpłatności zgodne są z decyzjami

  administracyjnymi.

4) Zgodność z przepisami:

- ewidencja prowadzona jest zgodnie z przepisami i przyjętymi zasadami,

- wszyscy pracownicy są zatrudnieni na podstawie umów o pracę,

- wszyscy pracownicy wykazani w ewidencji faktycznie istnieją,

- prace zostały wykonane zgodnie z wymaganiami,

- wszystkie przyjęte procedury postępowania są właściwie stosowane,

- uwzględniane są jedynie wnioski o dotacje zgodnie z przepisami.

5) Sprawozdania i ujawnienie informacji:

- czy  księgowość prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami i

  przyjętymi zasadami,

- czy operacje zostały poprawnie zarachowane,

- czy sprawozdanie pod względem treści i formy jest zgodne z przepisami.

6) Upoważnienie:

Jednostka jest upoważniona do:

- prowadzenia danej działalności,

- ponoszenia wydatków z tytułu tej działalności.

7)  Terminowość:

- czy operacje zostały rozpoczęte lub zaksięgowane w danym terminie,

- zapłata faktur, rachunków, not księgowych, świadczeń w terminach,

- wydatki i potrącenia są niezwłocznie ewidencjonowane,

- zebrane pieniądze są niezwłocznie wpłacane do banku

8) Zabezpieczenie:

- dostęp do dokumentów, ewidencji i miejsc, w których są rozpatrywane  

  wnioski jest zastrzeżony,

- dostęp do listy płac jest zastrzeżony,

- dostęp do dokumentów na których podstawie wprowadzane są zmiany do

  listy płac i wynagrodzeń jest zastrzeżony,

- do kasy, magazynu, dokumentacji podatkowej, przetargowej itd. mają dostęp

  jedynie osoby odpowiednio upoważnione przez kierownictwo.

9) Potwierdzenie:

- płatności są przekazywane wyłącznie po zatwierdzaniu dokumentu,

- ewidencja pracowników, ich stanowisk, stawek wynagrodzeń oraz innych danych osobowych jest porównywalna ze źródłami niezależnymi w celu przeprowadzenia weryfikacji tych danych,

- wskazane w ewidencji składniki majątku są porównywalne z danymi finansowymi i innymi informacjami uzyskanymi z niezależnych źródeł,

- wskazany w ewidencji stan składników majątku jest porównywalny ze spisem z natury, przy czym sprawdzana jest zasadność decyzji o spisaniu stanu.

10) Jakość pracy:

- wymagania zawodowe – pracownicy przestrzegają zasad niezależności,

  uczciwości, obiektywizmu, poufności i profesjonalnego zachowania,

- umiejętności i kompetencje: - pracownicy osiągnęli i utrzymują poziom  

  techniczny i kompetencje zawodowe konieczne do wypełniania obowiązków

  z należytą starannością

- przydział zadań – zadania przydzielane pracownikom, którzy mają

  przygotowanie zawodowe i wiedzę odpowiadającą danym okolicznościom,

- kierownictwo, nadzór i sprawdzenie – odpowiednie kierownictwo, nadzór i

  sprawdzenie sprawowane jest na wszystkich etapach w celu zapewnienia, że  

  wykonane prace spełniają kryteria standardów jakości,

- konsultacje- jeśli to konieczne, przeprowadza się konsultacje z osobami z

  wewnątrz lub zewnątrz jednostki, które posiadają odpowiednią wiedzę,

- monitorowanie- monitoruje się adekwatność i skuteczność wprowadzonych

  procedur kontroli jakości pracy.

 

 

§ 27

Rozdział 7

 

Standardy kontroli zarządczej, ocena ryzyka, monitorowanie

 

Kontrola zarządcza w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju obejmuje obszary dające się ująć w niżej wymienione zagadnienia:

 

1)      środowisko wewnętrzne, które jest fundamentem dla pozostałych elementów kontroli, gdyż dotyczy systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości, a obejmuje takie elementy, jak: uczciwość i inne wartości etyczne, kompetencje zawodowe (poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenie) kierownictwa i pracowników, zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych, identyfikację tzw. zadań wrażliwych oraz sposób powierzania uprawnień na stanowiskach pracowniczych.

Za zadanie wrażliwe uznaje się przy tym zadania, przy których podejmowana decyzja jest związana z dużym stopniem uznaniowości pracownika, np. m.in.:

- przy zamówieniach „z wolej ręki”, w związku z czym załatwienie sprawy może się

  wiązać z niedozwolonym motywowaniem pracownika przez stronę występującą z

  wnioskiem, a to z kolei może powodować korupcję urzędników lub nieuzasadniony

  protekcjonizm,

- przy sporządzaniu wywiadu środowiskowego i wnioskowaniu o wysokości

  przyznanej pomocy,
- przy udzielaniu ulg, odroczeniach, umorzeniach w zakresie należności,

- przy ustalaniu wysokości odpłatności za pobyt w DPS, POW, rodzinach zastępczych,

  mieszkaniach chronionych, za usługi opiekuńcze itp.,

- przy obrocie gotówką (kasa OPS),

- przy  sporządzaniu przelewów na rachunki  indywidualne klientów Ośrodka Pomocy

  Społecznej,

    2)    zarządzanie ryzykiem, które ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia  

           celów jednostki poprzez: określanie celów i monitorowanie realizacji zadań,

           identyfikację ryzyka, analizę ryzyka, reakcję na ryzyko i działania zaradcze.

           Zarządzanie ryzykiem sprowadza się głównie do większej kontroli stanowisk ryzyka.

    3)   mechanizmy kontroli stanowiące odpowiedź na konkretne ryzyko, które jednostka    

          zamierza ograniczyć poprzez: dokumentowanie systemu tej kontroli, dokumentowanie,

          rejestrowanie i zatwierdzanie (autoryzację) operacji gospodarczych, podział

          kluczowych obowiązków, weryfikowanie operacji gospodarczych przed i po realizacji

          oraz przez inwentaryzację, nadzór w ramach hierarchii służbowej, rejestrowanie

          odstępstw od procedur, instrukcji lub wytycznych, utrzymanie ciągłości działalności,

          selektywny i kontrolowany dostęp osób do zasobów (ochrona zasobów) finansowych,

          materialnych i informacyjnych, a także poprzez mechanizmy kontroli systemów

          informatycznych, takie jak kontrola dostępu do zasobów informatycznych i

          oprogramowania systemowego, kontrola tworzenia i zmian aplikacji oraz kontrola

          dostępu do poszczególnych aplikacji, podział obowiązków umożliwiający wykrywanie  

          i  korygowanie błędów, zapewnienie ciągłości działania systemu informatycznego;

    4)  informacja i komunikacja, obejmująca możliwość zapewnienia pracownikom jednostki

         dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, a także

         zapewnienia efektywnego – zapewniającego przepływ informacji i właściwe ich

         zrozumienie przez odbiorców – systemu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej;
  

    5)  monitorowanie i ocena systemu kontroli poprzez bieżącą ocenę skuteczności systemu

         kontroli i jego poszczególnych elementów, bieżące rozwiązywanie pojawiających się

         problemów przez wszystkich pracowników zgodnie z ich kompetencjami, w tym

         również poprzez samoocenę . Kluczowym dokumentem monitorowania i oceny jest

         protokół z  zebrania  pracowników ( ogólnego –wszystkich pracowników, lub w

         poszczególnych działach oddzielne), na których następuje omówienie zadań, omówienie 

         nieprawidłowości, zapobieganie nieprawidłowościom itp.

         Protokoły z narad w poszczególnych działach są przekazywane przez kierowników

         działów do Dyrektora jednostki. Stanowią podstawę do monitorowania i oceny kontroli

         zarządczej w jednostce.

                                                                       § 28

Procedury kontroli zarządczej stanowią opracowane w Ośrodku Pomocy Społecznej  następujące  Instrukcje w sprawie:

- Zasady prowadzenia gospodarki magazynowej,

- Zasady gospodarki kasowej  oraz zasady ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania,

- Zasady gospodarowania i ewidencji majątkiem trwałym oraz odpowiedzialności za 

   powierzone mienie,

- Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji oraz wyceny rzeczowych składników

  majątkowych ujętych na arkuszach spisu z natury,

- Instrukcja Obiegu i Kontroli Dokumentów Finansowo-Księgowych

- Zakładowy Plan Kont,

- Szczególne zasady prowadzenia rachunkowości.

 

§ 29

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.