Z A R Z Ą D Z E N I E  Nr OPS-Zd./0152/17/08

Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej

w Jastrzębiu Zdroju

z dnia 01 lipca 2008 roku

 

w sprawie: wprowadzenia w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju Zasad określających sposób gospodarki kasowej oraz Zasad ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju.

                         Na podstawie art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości

                  /jednolity tekst Dz.U.z 2002 roku Nr 76 poz.694 z późń.zm./

                                            zarządzam

                                               § 1

Wprowadzić w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju:

1)      Zasady gospodarki kasowej,

2)      Zasady ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania

                                                § 2

Nadzór merytoryczny i kontrolę nad wprowadzeniem w życie niniejszego Zarządzenia

powierzam Zastępcy Dyrektora, Głównemu Księgowemu, Głównemu Specjaliście ds. Kadr w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju.

                                               § 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

                                               § 4

Traci moc:

- Zarządzenie Nr OPS-Zd/0152/26/2007 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju z dnia 28 listopada 2007 w sprawie zmian do polityki rachunkowości w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju,

- Zarządzenie nr OPS-Zd/0152/4/07 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju z dnia 09 marca 2007 r. w sprawie zmian do polityki rachunkowości w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju,

- Zarządzenie nr OPS-Zd/0152/23/06 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju z dnia 31 października 2006r. w sprawie polityki rachunkowości w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju.

   

Zasady  gospodarki kasowej

 

W Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju celem dokonania wpłat i wypłat gotówkowych powołana jest kasa, mieszcząca się w wydzielonym i zabezpieczonym pomieszczeniu.

Okno pomieszczenia zabezpieczone jest żaluzją antywłamaniową, drzwi obite są blachą, zamykane  na 2 zamki. Ponadto okno kasy monitorowane jest przez kamerę przez 24 godziny.

 

W pomieszczeniu znajduje się lada z szybami i drzwiami, oddzielająca kasjera od klienta oraz urządzenie alarmowe.

 

Gotówka przechowywana jest w kasecie metalowej zamykanej w kasie pancernej. Po zakończonym dniu klucz od kasy pancernej przekazywany jest do przechowywania  w szafie metalowej.

 

W pomieszczeniu kasy mogą znajdować się jedynie osoby tam zatrudnione i kasjer.

 

Wartości pieniężne powierza się osobie, która:

1/ wyznaczona została do wykonywania zadań kasjera lub zastępcy,

2/ posiada informację o jej niekaralności,

3/ złożyła oświadczenie o ponoszeniu materialnej odpowiedzialności za powierzoną jej

    gotówkę i inne walory oraz za właściwą ochronę wartości pieniężnych w czasie

    przechowywania i transportu wg  wzoru nr 1 do niniejszej Instrukcji.

4/ posiada poczucie odpowiedzialności, jest uczciwa, obowiązkowa i dokładna 

   w wykonywaniu pracy.

 

Niezbędny zapas gotówki w kasie zwanej pogotowiem kasowym ustalany jest przez dyrektora

jednostki.

 

W przypadku wypłat większej gotówki niż pogotowie kasowe kasjer zobowiązany jest pobierać gotówkę z banku w dniu realizacji zobowiązań finansowych.

 

Nie  podjętą gotówkę w danym dniu należy odprowadzić do banku.

 

Pobrane z rachunku bankowego pogotowie kasowe na realizację wydatków bieżących

należy rozliczyć z końcem roku kalendarzowego.

 

Obowiązek rozliczenia pogotowia kasowego spoczywa na kasjerce.

 

Na okoliczność nieobecności kasjera przekazanie gotówki w kasie  następuje w formie pisemnej osobie upoważnionej w obecności głównego księgowego lub zastępcy głównego księgowego.

 

Wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówką oraz zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów ujęte są w Załączniku Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

 

Obroty kasowe winny być udokumentowane następującymi dowodami kasowymi:

 

1/KP - kasa przyjmie jako dowód wpłaty gotówki do kasy, który podpisuje kasjer, a

   zatwierdza główny księgowy lub zastępca głównego księgowego. Dowód sporządza

   się w 3-ch egzemplarzach, z których oryginał otrzymuje wpłacający, 1-szą kopię załącza się

   do raportu kasowego, a 2-ga kopia pozostaje w bloczku.

 

2/ KW - kasa wypłaci - jako dowód zastępczy wypłaty gotówki, który podpisuje kasjer, osoba

   zatwierdzająca tj. główny księgowy lub zastępca głównego księgowego oraz osoba

   odbierająca gotówkę.

   Dowód sporządza się w 3-ch egzemplarzach, z których oryginał pozostaje w kasie, kopię

    otrzymuje pobierający gotówkę, a druga kopia pozostaje w bloczku.

 

3/ Źródłowymi dowodami kasowymi są: faktury, listy wypłat, rachunki, delegacje podróży

    służbowej, noty zewnętrzne, wnioski o zaliczki i rozliczenie zaliczki oraz inne dowody

    ustalone do stosowania w jednostce zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów

    zatwierdzonymi przez osoby upoważnione.

 

4/ Kwitariusze Przychodowo-Ewidencyjne Opłat z opisem zawierającym liczbę

    ponumerowanych  blankietów, serię. Kwit potwierdzający wpłatę z tytułu usług

    opiekuńczych wystawia się w 3-ch egz., z których oryginał otrzymuje wpłacający, 1-szą

    kopię załącza się do raportu kasowego, a 2-ga kopia pozostaje w kwitariuszu.

 

Na dowodach KP,  KW oraz w Kwitariuszu Przychodowo-Ewidencyjnym Opłat nie można dokonywać poprawek w zakresie kwot wypisanych cyframi lub słownie.

 

Sprostowania dokonuje się przez anulowanie błędnych kwitów i wystawienie kolejnych dowodów.

 

Przed realizacją wypłaty kasjer sprawdza podpisy osób sporządzających dokument oraz

podpisy kierownika i głównego księgowego jako osób zatwierdzających dokument do

wypłaty.

 

Sprawdzenia dokonuje się w oparciu o wzory podpisów osób upoważnionych do akceptowania dokumentów kasowych.

Osoba otrzymująca gotówkę kwituje ten fakt  własnoręcznym podpisem na dowodzie źródłowym lub KW w sposób trwały i podpisem czytelnym.

 

Fakt wypłaty kasjer potwierdza podpisem na dowodzie KW lub na dowodzie źródłowym pod klauzulą „wypłacono dnia ..........” .

 

W przypadku wypłaty świadczenia kasjer zobowiązany jest żądać dowodów tożsamości oraz odnotować jego numer, datę i organ wystawiający.

Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać dane osobowe świadczeniobiorcy i osoby upoważnionej, podpis świadczeniobiorcy. Upoważnienie powinno być potwierdzone przez pracownika socjalnego.

 

Przyjęte wpłaty oraz niepodjęte w dniu wypłaty świadczenia kasjer obowiązany jest do przekazania w dniu pobrania na właściwy rachunek bankowy jednostki.

 

Operacje kasowe tj. wpłaty i wypłaty podlegają ewidencji w danym dniu w raporcie kasowym przychodowym i rozchodowym sporządzanym w 2-ch egzemplarzach przez kasjera na drukach ogólnego stosowania.

 

Raporty kasowe rozchodowe kasjer sporządza co 10 dni, przychodowe co 15 dni lub za okresy krótsze, jeżeli zachodzi taka potrzeba.

 

Ostatni raport w miesiącu sporządzany jest zawsze na ostatni dzień miesiąca.

 

Oryginał raportu kasowego wraz z załącznikami kasjer w dniu następnym po sporządzeniu

przekazuje do komórki finansowej, dokonującej jego kontroli i poświadczającej powyższe swym podpisem kopii raportu kasowego.

 

Zaliczki gotówkowe na wydatki wypłacone pracownikom Ośrodka Pomocy Społecznej na podstawie druku „Wniosek na Zaliczkę” udzielane są m.in. na podróże służbowe, kursy i szkolenia, zakupy materiałów i usług.

 

Kierowcy samochodu służbowego udzielana jest zaliczka stała na cały rok budżetowy na zakup paliwa. Na podstawie rachunków pokrywa się pełną kwotę należności z kasy.

Wysokość zaliczki określa kierownik jednostki.

Zaliczki powinny być rozliczane nie później niż w terminie 7 dni od dnia pobrania zaliczki.

Zaliczki stałe powinny być rozliczone przed końcem roku budżetowego oraz przed ustaniem stosunku służbowego.

Zaliczka nie rozliczona w terminie podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia.

Pracownikowi, który nie rozliczył zaliczki w terminie nie można udzielić następnej zaliczki.

Zaliczki gotówkowe, miesięczne na wyżywienie dzieci, wypłacane są pracownikom szkół,

przedszkoli na podstawie pisemnej prośby o zaliczkę.

Zaliczka powinna być rozliczona do 5-ciu dni po zakończonym miesiącu poprzez przedstawienie rachunku stwierdzającego liczbę dzieci , liczbę dni żywionych w danym miesiącu oraz kwotę.

 

Transport gotówki z banku do kasy odbywa się pieszo. Gotówkę z banku do wysokości

dwukrotnej kwoty ustalonego pogotowia  kasowego może transportować kasjer, powyżej

tej kwoty z osobą towarzyszącą . Kwotę powyżej 10000  zł /dziesięć tysięcy złotych/ należy

bezwzględnie transportować w obecności 2 osób.

Jednorazowy pobór gotówki z banku nie może przekroczyć maksymalnego limitu odpowiedzialności za 1 transport firmy ubezpieczeniowej wg zawartej polisy dot. ubezpieczenia gotówki w kasie i w czasie transportu z banku i do banku.

 

 

 

 

 

 

 

                            Zasady ewidencji i kontroli druków ścisłego  zarachowania

                            w Ośrodku Pomocy Społecznej w  Jastrzębiu Zdroju

 

1/. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku w zakresie których

     obowiązuje specjalna ewidencja mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym

     z ich stosowania.

 

2/. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu /ponumerowaniu/ i od tego momentu

     podlegają ścisłej ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu.

 

3/. Drukami ścisłego zarachowania są:

     a) w Dziale Księgowości:

     - czeki gotówkowe - oryginał,

     - dowody wpłaty KP - oryginał + dwie kopie,

     - dowody wypłaty KW - oryginał + dwie kopie,

     - arkusze spisu z natury - oryginał + jedna kopia,

     - kwitariusze przychodowe K-103 - oryginał + dwie kopie,

     

     b) na stanowisku Kadr:

     - karty drogowe - oryginał,

     - legitymacje ubezpieczeniowe - oryginał,

    

4/. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi Dział Księgowości i Kadry w specjalnie

     do  tego celu założonych księgach druków ścisłego zarachowania, w których rejestruje się

     liczbę i numery   przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się

     każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

   

     Księgi druków ścisłego zarachowania przed wydaniem osobom odpowiedzialnym za

     prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków podpisuje główny księgowy i

     kierownik jednostki albo osoby przez nich upoważnione.

 

5/. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami 

     ścisłego  zarachowania.

     Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:

     a) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,

     b) bieżącym wpisywaniu przychodu, rozchodu  i zapasów druków w księdze druków ścisłego

         zarachowania,

     c) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów  nadanych

         przez  drukarnię.

   

 Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego

 rodzaju druku w księdze o ponumerowanych stronach. Księgi druków ścisłego zarachowania są

 do nabycia w punktach  sprzedaży. Na ostatniej stronie księgi druków ścisłego zarachowania

 należy wpisać ile ponumerowanych stron zawiera książka druków ścisłego zarachowania.

   

Księga musi być przesznurowana i opieczętowana, a następnie zaopatrzona w podpisy głównego

księgowego i kierownika jednostki lub osób przez nich  upoważnionych. 

 

6/.Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:

    a) dla przychodu - odpis rachunku dostawcy lub innego dowodu przyjęcia ,

    b) dla rozchodu - pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków.

 

Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie długopisem.

 

Omyłkowe zapisy należy przekreślić, wpisując właściwe, a obok wniesionej poprawki umieścić 

podpis i datę dokonania tej czynności.

 

7/.Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu następnego, na okładce  należy wpisać okres w którym

   druki zostały wykorzystane.

 

8/.Oznaczania druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadawanych przez drukarnię serii

    i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób:

    a).każdy egzemplarz, wraz z odpowiednią liczbą kopii, należy oznaczyć kolejnym numerem

        ewidencyjnym,

    b).obok numeru druku ścisłego zarachowania lub na odwrocie druku ścisłego zarachowania

        umieszcza się pieczątkę jednostki.

 

9/.Poszczególne bloki dowodów wpłaty należy ponumerować w momencie  przyjęcia i

    zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania.

 

10/.W przypadku zaginięcia druków ścisłego zarachowania komisja inwentaryzacyjna 

     niezwłocznie przeprowadza inwentaryzację druków i ustala liczbę i cechy (numery, serie,

     rodzaje pieczęci) zaginionych druków.

     Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

     a). sporządzić protokół zaginięcia,

     b). w przypadku zaginięcia czeków powiadomić bank, który czeki wydał,

     c). w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić

          kierownika jednostki, a następnie organa powołane do ścigania przestępstw.

     Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać

     następujące dane:

     a).liczbę zaginionych druków, względnie bloków,

     b).dokładne cechy zaginionych druków - numer, seria nadana przez drukarnię lub

         parafowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje

         nazwy pieczęci,

     c).datę zaginięcia druków,

     d).okoliczności zaginięcia druków,

     e).miejsce zaginięcia druków,

     f).nazwa i dokładny adres  jednostki ewidencjonującej druki.

 

   W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania, komisja sporządza 

    protokół który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę

    odpowiedzialną  za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

 

 11/.Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić po wykorzystaniu, rozliczeniu i zdaniu druku wykorzystanego.

  

 Na koniec roku druki ścisłego zarachowania zwraca się wydającemu, najpóźniej w ostatnim dniu roboczym, bez względu na ich wykorzystanie.

Druki ścisłego zarachowania niewykorzystane w danym roku pozostają do wykorzystania w roku następnym.

 

Na ostatni dzień roku kalendarzowego zapisy w księgach druków ścisłego zarachowania należy podkreślić i podsumować  (ogółem przychody, ogółem rozchody i stan) ich całoroczne stany oraz wpisać datę dokonania tej operacji.

 

12/.Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez przekreślenie i zapis „unieważniam” lub „anuluję” wraz z datą i podpisem osoby dokonującej tych czynności lub poprzez zastosowanie pieczątki o tej samej treści.

 

13/.Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż na ostatni dzień

    roku kalendarzowego.

   

Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania

w składowaniu oraz osób dokonujących operacji tymi drukami.

 

W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.

 

14/.Arkusze spisu z natury również traktuje się jako druki ścisłego zarachowania i przed ich

     wydaniem osobie upoważnionej do odbioru nadaje się kolejny numer i od tego momentu są

    drukami ścisłego zarachowania.

 

15/.Numerowania kart drogowych dokonuje się  przyjmując  numer miesiąca i roku 

     kalendarzowego.

 

16/.Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie

     druków ścisłego zarachowania jest pracownik Działu Księgowości.

 

 Wykonywanie czynności o których mowa w ust.1 określa się w zakresie czynności.

 

 Pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę  drukami ścisłego zarachowania należy

 umożliwić należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą

 lub zniszczeniem.