Urząd Stanu Cywilnego Jastrzębie-Zdrój
44-335 Jastrzębie-Zdrój ul. Mikołaja Witczaka 4
tel. +48 32 4785451  

Godziny pracy: poniedziałek od 7:30 do15:00, wtorek, środa od 8:30 do 15:00, czwartek 8:30 do 17:00, piątek 8:30 do 14:00

Karta informacyjna nr USC–02 

Odtworzenie treści aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą

Data aktualizacji 
1-09-2025

Podstawa prawna
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego

Wymagane dokumenty   
1. Wypełniony formularz wniosku. 
2. Dowód wniesienia (uiszczenia) opłaty skarbowej. 
3. Oświadczenie Wnioskodawcy, że dotychczas nie występował z wnioskiem o wpisanie przedmiotowego aktu do urzędów stanu cywilnego na terenie Polski. 
4. Dowód osobisty lub inny dokument tożsamości (do wglądu). 
W sytuacji składania wniosku w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym, dostarczenie dokumentu tożsamości do wglądu nie jest wymagane. 
W pozostałych sytuacjach dowód osobisty lub inny dokument tożsamości może być okazywany przy składaniu wniosku, w trakcie prowadzonego postępowania lub przy odbiorze dokumentu kończącego sprawę. 
5. Zaświadczenie z USC Warszawa - Śródmieście i Łódź - Centrum o nieistnieniu w tamtejszych księgach aktu podlegającego odtworzeniu, o ile akt sporządzony był na dawnych terenach Polski, a obecnie znajdujących się w granicach państw powstałych po ZSRR.
6. Dowody (dokumenty, zeznania świadków) potwierdzające: 
a) Fakt powstania i treść aktu, którego treść ma być odtwarzana.
b) Zaginięcie bądź zniszczenie całości lub części księgi stanu cywilnego, w której akt powstał.
Dokumenty sporządzone w języku obcym należy składać wraz z urzędowym tłumaczeniem, dokonanym przez polskiego tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula. 
8. Pełnomocnictwo - w przypadku ustanowienia pełnomocnika (oryginał lub urzędowo poświadczony odpis) wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej. 

Ogólny opis
1. Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego odtwarza się, jeżeli według prawa miejsca sporządzenia dokumentu stanowi on akt stanu cywilnego, a uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami. 
2. Wniosek o odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego może złożyć do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego osoba, której dokument potwierdzający zdarzenie dotyczy, lub inna osoba ze względu na interes prawny, lub osoba, która wykaże interes faktyczny w odtworzeniu dokumentu potwierdzającego zgon. 
3. Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego odtwarza się na podstawie przedłożonego przez osobę składającą wniosek dokumentu potwierdzającego zdarzenie za granicą lub jego uwierzytelnionej kopii, w formie czynności materialno-technicznej. 

Miejsce złożenia dokumentów    
Wymagane dokumenty należy złożyć w godzinach pracy urzędu.
Urząd Stanu Cywilnego Jastrzębie-Zdrój ul. Mikołaja Witczaka 4. 

Opłaty 
1. Opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego potwierdzającego odtworzenie: 39 PLN. 
2. Opłata skarbowa za złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii: 17 PLN od każdego stosunku pełnomocnictwa. 
Z opłaty zwolnione są pełnomocnictwa udzielane: małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej. 
3. Opłatę w wymaganej wysokości można dokonać w formie gotówkowej lub bezgotówkowej. 
4. Termin wniesienia opłaty: najpóźniej w dniu składania wniosku. 

Numer konta bankowego Urzędu Miasta 
Bank Spółdzielczy Jastrzębie-Zdrój 
96 8470 0001 2001 0017 6125 0002 

Termin i sposób załatwienia  
1. W terminie do 1 miesiąca od złożenia kompletnego wniosku wydawany jest odpis zupełny aktu stanu cywilnego potwierdzający odtworzenie dokumentu stanu cywilnego bądź decyzja o odmowie dokonania ww. odtworzenia. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może ulec wydłużeniu do 2 miesięcy. 
2. Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania odtworzenia, jeżeli wnioskodawca nie przedstawi dokumentu bezspornie potwierdzającego zdarzenie lub potwierdza on zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon, lub odtworzenie treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego byłoby sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej. 
3. Dokument może być odebrany przez Wnioskodawcę: 
a) Poprzez pocztę tradycyjną.
b) Osobiście w siedzibie urzędu.
4. O formie odbioru decyduje Wnioskodawca w formularzu wniosku.

Tryb odwoławczy
1. Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie odtworzenia dokumentu stanu cywilnego. 
2. Odwołanie wnosi się do Wojewody w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem organu, który to rozstrzygnięcie wydał. Odwołanie należy złożyć na jeden z poniższych sposobów: 
a) Przesłać drogą elektroniczną opatrując dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym poprzez Elektroniczna Skrzynkę Podawczą na platformie ePUAP (www.epuap.gov.pl) za pomocą pisma ogólnego do podmiotu.
b) Pisemnie pocztą tradycyjną (dla celów dowodowych zaleca się przesłanie listem poleconym).
c) Bezpośrednio w siedzibie urzędu w godzinach jego pracy.
3. Wniesienie odwołania jest wolne od opłat. 
4. W trakcie biegu terminu do wniesienia odwołania strona może zrzec się prawa do wniesienia odwołania wobec organu administracji publicznej, który wydał decyzję.  
5. O zachowaniu terminu decyduje data złożenia odwołania w Urzędzie lub data jego nadania w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego. 
6. Z dniem doręczenia organowi administracji publicznej oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do wniesienia odwołania przez ostatnią ze stron postępowania, decyzja staje się ostateczna i prawomocna, co oznacza, iż decyzja podlega wykonaniu i brak jest możliwości zaskarżenia decyzji.