Do zadań Biura ds. Zarządzania Jakością należy w szczególności:

1. W zakresie zintegrowanego systemu zarządzania:
   a) wdrażanie i aktualizacja systemu,
   b) prowadzenie i nadzór nad zapisami oraz dokumentacją systemu,
   c) przygotowywanie planu audytów wewnętrznych,
   d) koordynowanie prowadzenia audytów wewnętrznych,
   e) koordynowanie wykonania działań poauditowych,
   f) koordynowanie spraw związanych z przeprowadzaniem przeglądu zintegrowanego systemu zarządzania, w tym przygotowywanie sprawozdania z przeglądu,
   g) koordynowanie aktualizacji kart informacyjnych Urzędu,
   h) koordynowanie procesu badania opinii interesantów oraz pracowników na temat pracy Urzędu,
   i) koordynowanie inwentaryzacji aktywów (zasobów informacyjnych) Urzędu,
   j) przeprowadzanie analizy i oceny ryzyka bezpieczeństwa informacji dla zinwentaryzowanych zasobów informacyjnych w poszczególnych wydziałach Urzędu, przy współudziale naczelników wydziałów i biur,
   k) określanie planu postępowania z ryzykiem,
   l) prowadzenie rejestru incydentów, koordynowanie postępowania z incydentami,
   ł) przechowywanie zapisów dotyczących zintegrowanego systemu zarządzania (sprawozdania z przeglądów, raporty z audytów) przez okres 3 lat,
   m) współpraca z podmiotami zewnętrznymi (w tym z jednostkami certyfikującymi) w zakresie doskonalenia zintegrowanego systemu zarządzania.
2. W zakresie kontroli zarządczej:
   a) koordynowanie prac związanych z prowadzeniem kontroli zarządczej,
   b) koordynowanie opracowania systemu kontroli zarządczej,
   c) przygotowywanie sprawozdań z prowadzonej kontroli zarządczej,
   d) koordynowanie procesów samooceny.
3. W zakresie ochrony danych osobowych:
   a) informowanie kierownictwa oraz osób upoważnionych do przetwarzania danych o obowiązkach wynikających z RODO oraz przepisach uzupełniających RODO,
   b) doradzanie kierownictwu oraz osobom upoważnionym w zakresie realizacji obowiązków RODO związanych z przetwarzaniem danych,
   c) monitorowanie przestrzegania przepisów RODO oraz zasad określonych w politykach ochrony danych wdrożonych w Urzędzie,
   d) doradzanie w zakresie wykonywania oceny skutków dla ochrony danych w odniesieniu do planowanych operacji ich przetwarzania oraz monitorowanie jej wykonania,
   e) współpraca z organem nadzorczym oraz pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla tego organu,
   f) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, w sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz wykonywaniem przysługujących im praw,
   g) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania i rejestru kategorii czynności przetwarzania,
   h) prowadzenie rejestru wydanych upoważnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych.
4. Zadania w zakresie informacji publicznej
   a) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
   b) prowadzenie rejestru wniosków o udostepnienie informacji publicznej, nadzór na udostępnianiem wniosków,
   c) prowadzenie Platformy Konsultacji Społecznych,
5. Zadania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:
   a) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
   b) bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,
   c) sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,
   d) udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowanych obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy,
   e) przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy,
   f) udział w opracowywaniu wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz z zakresu ochrony przeciwpożarowej, a także w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
   g) opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na
   poszczególnych stanowiskach pracy,
   h) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków,
   i) prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,
   j) doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
   k) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,
   l) współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami, w szczególności w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bhp oraz właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników,
   m) współpraca z laboratoriami upoważnionymi, zgodnie z odrębnymi przepisami, do dokonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia,
   n) współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników,
   o) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz z zakładowymi organizacjami związkowymi przy:

- podejmowaniu przez nie działań mających na celu przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w trybie i zakresie ustalonym w odrębnych przepisach,
- podejmowanych przez pracodawcę przedsięwzięć mających na celu poprawę warunków pracy,
p) uczestniczenie w pracach powołanej przez pracodawcę komisji bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w innych zakładowych komisjach zajmujących się problematyką bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym zapobieganiem chorobom zawodowym i wypadkom przy pracy,
q) organizowanie posiedzeń Komisji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy,
r) współpraca z organami Państwowej Inspekcji Pracy i Państwowej Inspekcji Sanitarnej,
s) wykonywanie innych czynności i poleceń przekazanych przez bezpośredniego przełożonego,
t) w razie przebudowy lub modernizacji budynku albo zmiany sposobu zagospodarowania pomieszczeń, czuwanie nad przestrzeganiem przeciwpożarowych wymagań technicznobudowlanych,
u) czuwanie nad wyposażeniem budynku w wymagane urządzenia zabezpieczenia pożarowego oraz podręczny sprzęt gaśniczy,
v) czuwanie nad terminowym przeglądem, konserwacją i naprawą urządzeń zabezpieczenia pożarowego oraz podręcznego sprzętu gaśniczego,
w) określanie działań zapewniających prawidłową organizację ochrony przeciwpożarowej oraz wnioskowanie o ich realizację, w następującym zakresie: -zapewnienia niezawodnego funkcjonowania zainstalowanych w budynku urządzeń przeciwpożarowych,
- zapewnienia możliwości ewakuacji dla przebywających w budynku osób,
- zapewnienia gotowości budynku i przyległego terenu do prowadzenia akcji ratowniczej
x) zapoznanie pracowników z przepisami przeciwpożarowymi w trakcie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
y) doradztwo w zakresie stosowania przepisów ochrony przeciwpożarowej,
z) udział w opracowywaniu wewnętrznych instrukcji, planów i zarządzeń dotyczących ochrony przeciwpożarowej oraz czuwanie nad okresową ich aktualizacją,
aa) prowadzenie okresowych przeglądów stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego,
bb) współpraca i koordynacja działań z wydziałem Organizacyjnym w zakresie realizowanych zadań bhp i ppoż.,
cc) współpraca z organami Państwowej Straży Pożarnej.
6. prowadzenie spraw związanych z Zarządzaniem Jakością Biura, w tym w szczególności spraw dotyczących:
a) sytemu zarządzania jakością,
b) kontroli zarządczej,
c) wykonywania przepisów w zakresie ochrony danych osobowych.
7. organizowanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie działania Wydziału na zasadach określonych zarządzeniem Prezydenta,
8. przeprowadzanie konsultacji społecznych w zakresie działania Biura