W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Urząd Miasta Jastrzębie-Zdrój


al. Piłsudskiego 60
44-335 Jastrzębie-Zdrój 

tel. 32 4785 100
fax 32 4717 070
informacja Urzędu Miasta: 32 4785 211


e-mail: miasto@um.jastrzebie.pl
www.jastrzebie.pl

ePUAP: /JASTRZEBIE-ZDROJ/skrytka


NIP: 6332216615
REGON: 276255358

Identyfikator miasta TERYT: 246701 1

Kontakt

Urząd Miasta Jastrzębie-Zdrój


al. Piłsudskiego 60
44-335 Jastrzębie-Zdrój 

tel. 32 4785 100
fax 32 4717 070
informacja Urzędu Miasta: 32 4785 211


e-mail: miasto@um.jastrzebie.pl
www.jastrzebie.pl

ePUAP: /JASTRZEBIE-ZDROJ/skrytka


NIP: 6332216615
REGON: 276255358

Identyfikator miasta TERYT: 246701 1

Zarządzenie nr 302 w sprawie przeprowadzania auditów wewnętrznych oraz działań poauditowych w Urzędzie Miasta Jastrzębie Zdrój zgodnie z wymaganiami norm ISO 9001:2000 (Or-0151-302/2004)

XML

Treść

Zarządzenie nr Or-0151-302/2004

Prezydenta Miasta Jastrzębie Zdrój

z dnia 19 sierpnia 2004 r.

 

 

w sprawie: przeprowadzania auditów wewnętrznych oraz działań poauditowych  
     w Urzędzie Miasta Jastrzębie Zdrój zgodnie z wymaganiami  norm ISO 9001:2000

 

 

                     Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 08.03.1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz.U.  z 2001, nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami),

 

                                                                   z a r z ą d z a m

 

wprowadzenie instrukcji przeprowadzania auditów wewnętrznych oraz działań poauditowych
w Urzędzie Miasta Jastrzębie Zdrój o następującej treści:

 

 

§1Postanowienia Ogólne

 

Instrukcja określa procedurę działania i odpowiedzialność osób oraz jednostek organizacyjnych 
Urzędu Miasta w zakresie realizacji auditów wewnętrznych oraz działań poauditowych.

 

 

§2 Wymagania dotyczące auditorów

 

Auditorem wewnętrznym może być pracownik Urzędu Miasta, który ukończył szkolenie w zakresie prowadzenia auditów i legitymuje się stosownym zaświadczeniem. Auditorów powołuje
Prezydent Miasta w drodze zarządzenia.

 

§3 Zasady planowania auditów

 

Audity planowane są w okresie rocznym. Plan auditów przygotowywany jest przez zespół złożony z Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością (Pełnomocnika) oraz auditorów wewnętrznych. Plan taki (patrz zał. Nr 1) określa:

1. Identyfikację auditu,

2. Przedmiot auditu (działania lub procesy przewidziane do badania)

3. Dokumenty odniesienia

4. Miejsce przeprowadzenia auditu

5. Auditora (ów)

6. Termin auditu (z podaniem miesiąca lub dekady)

Plan auditów wewnętrznych wprowadzany jest zarządzeniem Prezydenta Miasta.

 

§4 Zasady prowadzenia auditów

 

1. Zespół auditorów może przygotować zestawienie podstawowych pytań lub problemów
      przewidzianych do zbadania w trakcie auditu (w tym wielkość próbek),

2. Wyznaczeni (patrz plan) auditorzy ustalają z Naczelnikami Wydziałów szczegółowe terminy
      przeprowadzenia auditów,

3. Badanie należy rozpocząć i zakończyć spotkaniem z kierownictwem auditowanego obszaru.
      W trakcie spotkania końcowego omawiane są wyniki badań,

4. Obowiązkiem auditorów wewnętrznych jest  przeprowadzenie badania auditowanego zakresu
     w sposób etyczny, rzetelny z zachowaniem staranności i niezależności oraz zgodnie z zasadą  rzetelnego gromadzenia dowodów,

5. Obowiązkiem auditowanych jest udzielenie dokładnych i rzetelnych odpowiedzi oraz
     przedstawianie   żądanych dokumentów i zapisów,

6. Przebieg auditu dokumentowany jest w postaci raportu z auditu, który zawiera w szczególności:

     - cel auditu,

     - datę i miejsce przeprowadzenia auditu,

     - określenie auditorów,

     - określenie zapisów analizowanych w czasie auditu,

     - podsumowanie auditu (ocena przez auditorów  stopnia zgodności z systemem jakości przyjętym  w Urzędzie Miasta),

     - protokoły zgodności/spostrzeżenia (patrz zał. Nr 2) , stanowiące załączniki do raportu. 

7. protokoły niezgodności/spostrzeżenia z auditu zawierające wyniki z auditu przekazywane są
     w terminie 3 dni roboczych Naczelnikom auditowanych Wydziałów według właściwości.

 

§5  Działania poauditowe

 

1. Naczelnicy identyfikują przyczyny stwierdzonych niezgodności i proponują podjęcie odpowiednich działań korekcyjnych i/lub korygujących w terminie 5 dni roboczych od otrzymania protokołów,

2. Pełnomocnik zapoznaje się z propozycjami Naczelników. Może także proponować (w przypadku powtarzalnych niezgodności lub propozycji działań) działania dotyczące  całego Urzędu,

3.  Pełnomocnik określa sposób i termin weryfikacji skuteczności podjętych działań,

4. Propozycje działań poauditowych opisane w niniejszym rozdziale wpisywane są do protokołu
     niezgodności/spostrzeżenia auditu wewnętrznego w części dotyczącej działań poauditowych.

 

§6 Dokumenty auditowe

 

1. Plan auditów (zał. Nr 1)

2. Raport z auditu wraz z protokołami niezgodności/spostrzeżenia (zał. Nr 2)

3. Zapisy

   Zapisy dotyczące procesu auditowego w postaci planów, protokołów  niezgodności oznaczane
   i przechowywane są zgodnie z zasadami opisanymi   w Instrukcji Kancelaryjnej.

 

§7

 

Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta - Pełnomocnikowi ds. systemu zarządzania jakością  oraz wszystkim Naczelnikom Wydziałów Urzędu Miasta.

 

§8

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

 

 

 

                                                                                    

Załącznik nr 1 
do Zarządzenia Nr Or-0151-302/2004

Prezydenta Miasta Jastrzębie Zdrój

z dnia 19 sierpnia 2004 r.

 

 

 

Plan auditów wewnętrznych w Urzędzie Miasta Jastrzębie Zdrój

na ................ rok

 

Nr

auditu

Przedmiot

auditu

Dokumenty odniesienia

Miejsce przeprowadzenia auditu

Auditor

Termin

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

                                                                                                                  Załącznik nr 2 
do Zarządzenia Nr Or-0151-302/2004

Prezydenta Miasta Jastrzębie Zdrój  
z dnia 19 sierpnia 2004 r.

 

 

PROTOKÓŁ NIEZGODNOŚCI/SPOSTRZEŻENIA*

Auditu wewnętrznego nr ................

 

Miejsce

 

 

Data

 

 

Auditorzy

 

 

 

Opis niezgodności/

spostrzeżenia*

Z czym? (norma i/lub inny dokument lub wymaganie)

 

 

 

Na czym polega? (z podaniem dowodów potwierdzających jej istnienie)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Data i podpis auditora

 

 

Data i podpis Naczelnika

 

 

 

DZIAŁANIA POAUDITOWE

 

Potencjalna przyczyna

 

 

 

 

Proponowane działania

 

 

 

 

 

Termin realizacji

 

 Odpowiedzialny

 

Data i podpis Naczelnika

 

 

Sposób i termin weryfikacji skuteczności

 

Data i podpis Pełnomocnika ds. SZJ

 

* - niepotrzebne skreślić

 

Powiadom znajomego

Powiadom znajomego

* Pole wymagane