PROTOKÓŁ NR 0914 – 23/09

z kontroli zleconej  przeprowadzonej w Urzędzie Miasta Jastrzębie Zdrój

Zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej w składzie:

1.   Zbigniew Rutkowski                 - Przewodniczący zespołu

1.   Janusz Tarasiewicz                  - Członek zespołu

2.   Damian Gałuszka                    - Członek zespołu

3.   Celina Jaworecka                    - Członek zespołu

4.   Joanna Żmudzińska                 - Członek zespołu

5.   Grzegorz Matusiak                 - Członek zespołu

przeprowadził w dniach : 10.03.2009 r., 16.03.2009 r., 7.04.09, 18.05.2009 r. kontrolę zleconą przez Radę Miasta  Jastrzębie Zdrój, którego kierownikiem jest Prezydent Marian Janecki w  zakresie realizacji zadania „Dożywianie dzieci w jastrzębskich placówkach szkolnych w roku 2008/2009”. Na podstawie dokumentów, które stanowią załączniki od 1 – 52 jak również wyjaśnień złożonych przez Zastępcę Prezydenta Miasta Jastrzębie Zdój – Pana Franciszka Piksę, Naczelnika Wydziału Edukacji – Panią Elfrydę Bielaszka, Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej Panią Teresą Joachimowską, Zastępcę Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej – Panią Teresę Bac i przedstawiciela Firmy Dussmann Pana Janusza Maszczuka zespół kontrolny ustalił co następuję:

Zgodnie z ustawą z dnia 29 grudnia 2005 roku o ustanowieniu wieloletniego programu „ Pomoc Państwa w zakresie dożywiania” jak również Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 w sprawie realizacji programu wieloletniego „ Pomoc Państwa w zakresie dożywiania” przystąpiono w Urzędzie Miasta Jastrzębie Zdrój do wdrożenia tego programu na rok szkolny 2008/2009. Nadzór merytoryczny i finansowy nad tym zadaniem powierzono zgodnie z przywołaną ustawą -  art. 10 i 11 dwóm jednostkom : Ośrodkowi Pomocy Społecznej i wydziałowi Edukacji.

Chronologia zdarzeń przestawia się następująco:

·         21 maja 2008 roku Ośrodek Pomocy Społecznej swoim pismem poinformował Wydział Edukacji o uśrednionej liczbie dzieci zakwalifikowanych przez pracowników socjalnych do korzystania z obiadów,

·         24 czerwca 2008 roku Urząd Miasta ogłosił przetarg na dożywianie dzieci podając w specyfikacji istotnych warunków zamówienia liczbę dzieci , cytuję: „ przewidywana ilość obiadów dziennie  - 650”. Postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego na zadanie Pn. „ Przygotowanie i wydawanie posiłków uczniom jastrzębskich szkół wraz z dzierżawa pomieszczeń”.

·         17 lipca 2008 roku nastąpiło podpisanie umowy przez Urząd Miasta Jastrzębie Zdrój z firmą Dussmann spółka z. o o. z zapisem cytuję: „ zamawiający zleca a wykonawca przyjmuje do wykonania przygotowanie i wydawanie „ około” 650 ciepłych posiłków”. Kolejny cytat z tej umowy  - §2 pkt 2 : „ zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia lub zwiększenia ilości obiadów w zależności od liczby dzieci kwalifikujących się do bezpłatnych obiadów w szkołach w roku szkolnym 2008/2009”. 

·         W miesiącu sierpniu 2008 przystąpiono do sporządzania przez pracowników socjalnych wywiadów na przyznanie pomocy w formie dożywiania na rok szkolony 2008/2009 począwszy od miesiąca września.

Poprzednie decyzje o przyznaniu pomocy wygasły z dniem zakończenia roku szkolnego w czerwcu 2008. W związku z powyższym zespół  kontronky Komisji Rewizyjnej zwrócił się z następującym pytaniem do Prezydent Miasta Mariana Janeckiego:

1.   Dlaczego pracownicy socjalni Ośrodka Pomocy Społecznej przystąpili do sporządzania wywiadów środowiskowych na przyananie pomocy w formoie dożywiania od miesiąca września dopiero w miesiącu sierpniu 2008 skoro podpisanie umowy przez miasto z firmą Dussmann nastąpiło 17 lipca 2008 r.

Według informacji uzyskanych od Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej Pani Teresy Joachimowskiej prognozowana ilość dzieci wynika z obowiązujących przepisów i rozporządzeń, czyli art. 106 ust 3 ustawy o Pomocy Społecznej który mówi cytuję :” Świadczenia pieniężne z pomocy społecznej przyznaje się i wypłaca za okres miesiąca kalendarzowego, począwszy od miesiąca w którym został złożony wniosek wraz z wymaganą dokumentacją” , a „za dochód uważa się sumę miesięcznych przychodów z miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku” – art. 8 ust 3 ww. ustawy. Tak wiec w świetle obowiązujących zapisów ustawy sporządzenie wywiadów w miesiącu lipcu i uwzględnienie dochodów rodziny za miesiąc czerwiec nie byłoby możliwe. Podana więc w piśmie Ośrodka Pomocy Społecznej do wydziału Edukacji z dnia 21 maja 2008 liczba dzieci wynikała z analizy dzieci żywionych w latach :

·         2005 – 1990

·         2006 – 979

·         2007 – 830

·         2008 – 665

Tendencja spadkowa utrzymywała się również w nowym roku szkolnym:

·         wrzesień – 390

·         październik – 445

·         listopad – 484

·         grudzień – 513

Styczeń  - kwiecień 2009 liczba osób żywionych wynosiła średnio miesięcznie 478. Z analizy korespondencji pomiędzy firmą Dussmann a Urzędem Miasta wynika, że wykonawca zaniepokojony tendencją spadkową żywionych dzieci zaproponował Urzędowi Miasta rozwiązania mające wyrównać jego starty finansowe  - około 23 tys. zł miesięcznie w sposób następujący:

·         podniesienie ceny jednego posiłku z kwoty 5,26 zł do 6,44 zł lub 6 zł

·         zwolnienie wykonawcy z opłat za media i czynsz dzierżawionych pomieszczeń w szkołach

·         zezwolenie firmie Dussmann na przygotowanie posiłków przez szpital w Wodzisławiu śląskim i tym samym zamknięcie obu kuchni produkcyjnych w szkołach w celu obniżenia kosztów.

W odpowiedzi Prezydenta Miasta Jastrzębie Zdrój Mariana Janeckiego poinformowano wykonawcę , że wyraża zgodę na pozyskiwanie posiłków od innego podmiotu  - Szpital w Wodziałwiu Śląskim. Pismem z dnia 15 grudnia 2008 roku Dyrektor Generalny firmy Dussmann Paweł Skwarczowski poinformował Zastępcę Prezydenta Franciszkę Piksę, że proponowany podwykonawca , któremu planowano zlecić przygotowanie posiłków dla szkół wycofał się ze współpracy ze względu na nieopłacalność przedsięwzięcia. Wobec powyższego firma Dussmann proponuje przyjęcie pozostałych propozycji tj. podwyższenia ceny posiłków lub rezygnacja z opłat czynszowych i za media przywołując przepis art. 144 Prawa Zamówień Publicznych. Zgodnie z ww. przepisem zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty na podstawie której dokonano wyboru chyba, że :

1.   konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub

2.   zmiany te są korzystne dla zamawiającego

Ta propozycja renegocjacji umowy znalazła swoje odbicie w piśmie z dnia                            25 listopada 2008 roku Zastępcy Prezydenta Franciszka Piksy , który wyraził wolę rozwiązania wszystkich zagadnień związanych z wykonywaniem tego zamówienia. Zaznaczając zarazem , że oczekuje od firmy Dussmann kompleksowej propozycji obejmującej wszytki poruszone w pismach i wzajemnych spotkaniach problemy. Zaznaczając zarazem, że wykonawca na etapie przygotowywania ofert nie zgłaszał jakich oliwek wątpliwości co do faktu, iż sformułowania zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i umowie kosmetycznie różnią się od siebie  i są dla wykonawcy niezrozumiałe czy nawet wprowadzające w błąd. Stwierdzić należy , że treść umowy pozostał niezmienna od momentu ogłoszenia aż do jej podpisania, ponadto firma Dussmann spółka z o. o. złożyła oświadczenia następującej treści: „ Zapoznaliśmy się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia i wzorem umowy dotyczącej zadania i przyjmujemy je bez zastrzeżeń”. Oświadczenie to podpisał Prezes Zarządu Jarosław Wąsik. Korespondencja ja również rozmowy prowadzone przez firmę Dussmann z Urzędem Miasta Jastrzębie Zdrój trwały od miesiąca września 2008 roku do stycznia 2009 nie prowadząc do zbliżenia stanowisk. Wobec powyższego wykonawca przeszedł od 1 listopada na posiłki jednodaniowe – zgodnie z §3 pkt 2 umowy zawartej w dniu 17 lipca 2008 roku.

W celu ograniczenia dalszych strat zamknął jedną kuchnię produkcyjną, zredukował etaty zwalniając 11 osób , 5 osobom obniżono etaty z pełnego na 1/8. Według informacji uzyskanej od przedstawiciela firmy Dussmann Janusza Maszczaka - mimo tych wszystkich drastycznych posunięć wykonawca w dalszym ciągu odnotowuje straty w wysokości około 10 tys. zł miesięcznie.

W związku z powyższym Zespół kontrolny Komisji Rewizyjnej wnioskuje: w celu uniknięcia podobnych sytuacji na przyszłość (brak precyzyjnego określenia sposobu zamówienia ) należy dopracować się takiego rozwiązania, które dawałoby gwarancję satysfakcjonującą obie strony – zamawiającą i wykonawcę bez szkody dla żywionych dzieci.

Komisja Rewizyjna Rady Miasta Jastrzębie Zdrój przyjęła protokół bez zastrzeżeń.

         Protokół został sporządzony w Radzie Miasta Jastrzębie Zdrój w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, a jeden z nich został doręczony kierownikowi kontrolowanej jednostki.

Komisja Rewizyjna w składzie:

1. Zbigniew Rutkowski                                             .................................

2. Janusz Tarasiewicz                                                 .................................

3.   Grzegorz Matusiak                                                  .................................

4.   Joanna Żmudzińska                                             .................................

5.   Celina Jaworecka                                                .................................

6.   Damian Gałuszka                                                 .................................

Kierownik

kontrolowanej jednostki

..................................

Jastrzębie Zdrój, dnia 9 czerwca  2009 r.