ZARZĄDZENIE   NR  OPS – Zd / 0152 / 12 /2008

Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej

w Jastrzębiu Zdroju

z dnia 01 lipca 2008roku

 

w sprawie

Zasad prowadzenia rachunkowości

w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju

 

 

                Na podstawie  ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości / jednolity tekst Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz.694/ z późn. zm., ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz U. 203 poz.1966 r z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz.1020), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115 poz. 781 z późn. zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę  organizacyjno-prawną (Dz U.Nr 116 poz.783), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jst. ustawami, przekazywania dotacji celowych  i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań ( Dz.U.Nr 135 poz.955 ), rozporządzenia  Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2007 roku w spawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz.726 ), Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 października 2007 roku  w sprawie  szczegółowej klasyfikacji  wydatków strukturalnych (Dz. U. Nr 209 poz.

1511 ), ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2002 r, Nr 54 poz. 654 z późn. zm.).

 

wprowadzam

 

§ 1

 

                     Zasady prowadzenia rachunkowości

w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju

 

 

1)      Ośrodek Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju zwany dalej jednostką, jako jednostka budżetowa  na realizację  swoich zadań otrzymuje środki finansowe z Urzędu Miasta w Jastrzębiu Zdroju na wykonanie zadań własnych oraz ze Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach Wydział Polityki Społecznej na wykonanie zadań zleconych.

2)      Jednostka realizuje następujące rodzaje zadań:

a)      zadania własne gminy,

b)      zadania własne powiatu,

c)      zadania zlecone gminie,

d)  zadania zlecone powiatu

d)  poza budżetem zadania finansowane z  funduszu PFRON – rehabilitacja  społeczna

e)  nadzór merytoryczny nad zadaniami rodzin zastępczych i POW realizowanych

    w ramach porozumień między powiatami,

f)  programy współfinansowane ze środków unijnych.

3)      Jednostka prowadzi rachunek „Dochodów własnych”. Przychodem są wpływy z tytułu darowizny w postaci pieniężnej od osób fizycznych i prawnych. Wydatkowanie następuje zgodnie z ustawą o pomocy społecznej . Wpływy z tytułu wymienionych wpłat gromadzone są na wyodrębnionym rachunku bankowym. Realizacja  wydatków następuje w wysokości określonej  planem finansowym utworzonym decyzją Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju.

4)      Zadaniem rachunkowości jednostki jest:

a)      prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

b)      ustalanie i sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

c)      wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego jednostki,

d)     sporządzanie sprawozdań finansowych,

e)      gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji finansowej.

 

§ 2

Podstawowe zasady rachunkowości

 

       Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych należy stosować nadrzędne zasady rachunkowości zgodnie z ustawą z 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2002r Nr 76 poz.694 z późn. zm.), które obejmują reguły jej prowadzenia, gwarantując wiarygodność i użyteczność dostarczanych informacji oraz sprawne ich uzyskanie.

Najważniejszymi wśród nich są:

1)      Zasada memoriału

Zawarta jest ona w art.6 ust.1, z którego wynika, że w księgach rachunkowych i w wyniku finansowym jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte i przypadające na jej rzecz przychody oraz obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że niezapłacone przychody występują jako należności.

2)      Zasada ciągłości

Zawarta jest ona w art.5 ust.1 i polega na tym, że przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach jednakowego grupowania na kontach księgowych operacji gospodarczych, przyjmując taką samą metodę wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych. Szczególnym wyrazem zasady ciągłości jest to, że wykazane w bilansie zamknięcia stany aktywów i pasywów, powinny równać się aktywom i pasywom wykazanym w bilansie otwarcia następnego roku.

3)      Zasada istotności

Zasada ta jest wyrażona w art.4 ust.4, zgodnie z którym jednostka może stosować pewne uproszczenia, jeżeli nie wywiera to ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. W praktyce stosowanie zasady istotności przejawia się w ustaleniu przez jednostki wykazu przedmiotów długotrwałego użytkowania lub ich dolnej wartości, które nie są ujmowane w księgach rachunkowych jako środki trwałe, lecz spisywane bezpośrednio w ciężar kosztów zużycia materiałów.

4)      Zasady ostrożnej wyceny  

Jest wyrażona w art.7 ust.1, z którego wynika, że poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny chodzi tu przede wszystkim o to, aby w wyniku finansowym uwzględnić zmniejszenie wartości użytkowej składników aktywów, w tym również dokonywanie w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych.

 

5)      Zasada „podwójnego zapisu”

Obowiązuje przy księgowaniu na kontach bilansowych. Polega na tym, że dokonując zapisu danej kwoty na jednym koncie po stronie „Wn” lub „Ma” należy równocześnie dokonać zapisu tej samej kwoty na drugim koncie po stronie przeciwnej.

6)      Zasada  „chronologii” i „systematyczności”                                                        

Porządek chronologiczny polega na dokonywaniu zapisów księgowych według dat powstawania operacji gospodarczych lub finansowych. Porządek systematyczny polega na dokonywaniu zapisów w księgach zgodnie z planem kont.

7)      Zasada „wiarygodności” i „rzetelności”

Zasada wiarygodności polega na takim prowadzeniu rachunkowości, aby księgi, raporty, sprawozdania, informacje, deklaracje były prawdziwe, autentyczne, nie budzące wątpliwości, a więc wiarygodne. Podstawą operacji księgowania jest prawidłowo sporządzony dowód księgowy, uprzednio sprawdzony pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Zasada rzetelności polega na prowadzeniu rachunkowości w sposób uczciwy, rzetelny, sumienny. Zapisy księgowania dokonywane są zgodnie z zadekretowaniem poszczególnych dokumentów.

     

§ 3

Sporządzanie sprawozdań finansowych

 

1)      Realizacja zasad systemu finansów publicznych wymaga sporządzania i przekazywania informacji o przebiegu procesów finansów publicznych, dotyczących między innymi:

a)      pobierania i odprowadzania dochodów,

b)      wydatkowania środków,

c)      zaciągania zobowiązań angażujących środki publiczne.

2)      Sprawozdawczość obejmuje usystematyzowany zbiór sprawozdań finansowych, sporządzanych cyklicznie i według jednolitych zasad.

3)      Sprawozdawczość dostarcza danych koniecznych do analizy i kontroli wykonania budżetu.

4)      Sprawozdania sporządza się w  następujących okresach sprawozdawczych:

a)      miesięcznych – za każdy kolejny miesiąc,

b)      kwartalnych – za kolejny kwartał,

c)      półrocznych  - za I półrocze,

d)     rocznych – za rok budżetowy,

     w  terminach   określonych przez   jednostkę nadrzędną tj. Urząd Miasta w Jastrzębiu Zdroju,

      przez Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach oraz GUS.

5)      Do sporządzania i przekazywania sprawozdań zobowiązany jest :

 

a)Dział Księgowości

                                       Urząd Miasta – Wydział Budżetu w Jastrzębiu Zdroju

                                      - sprawozdania zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia

                                         27 czerwca 2006 r. Dz. U. Nr 115 poz.781 do dnia 10-go po 

                                         zakończonym miesiącu, a jeżeli 10-ty jest wolnym dniem od pracy to

                                               następnego dnia roboczego za wyjątkiem sprawozdania RB 27 ZZ z

                                               terminem sporządzenia do 6-go po zakończonym miesiącu, a jeżeli 6

                                               jest dniem wolnym od pracy …j.w.……. .

                                            - sprawozdania zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia

                                              26 pażdziernika  2007 roku Dz.U.209 poz.1511 w sprawie

                                              szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych w terminie

                                              określonym przez Prezydenta Miasta.

                                      - źródła powstawania dochodów z zakresu zadań zleconych oraz

                                        rozliczenie dochodów z realizacji zadań z zakresu adm. Rządowej w

                                        terminie do 10-go po zakończonym miesiącu, a jeżeli 10-ty jest dniem

                                        wolnym …….j.w.…..  .

                                      - część opisowa z zakresu wykonania wydatków i dochodów

                                         półroczna i roczna w terminach określonych przez Prezydenta Miasta.

                                      - bilans jednostki wraz z załącznikami

                                              w terminach określonych przez Prezydenta Miasta

                                

                                        Urząd Statystyczny w Katowicach

                                       - sprawozdanie GUS o stanie środków trwałych

                                               w terminach określonych przez GUS     

                                      

    

  b)Dział Usług –

                                         Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach

                                       - meldunek kwartalny  za I i III kwartał z udzielonych świadczeń

                                         z zakresu zadań własnych gminy i zleconych gminie do

                                         20 kwietnia i 20 pażdziernika

                                       - sprawozdanie półroczne i roczne MPiPS – 03 z udzielonych

                                         świadczeń z Pomocy Społecznej – pieniężnych, w naturze i usługach 

                                               w terminie do 20-go lipca  roku bieżącego i stycznia roku następnego.

                                       - sprawozdanie z realizacji programu „Pomoc państwa w zakresie

                                          Dożywiania” w terminie do 15-go po zakończonym kwartale.

                                       -  sprawozdanie półroczne i roczne na formularzu SKŁ-ZDR w terminie

                                          Do 15-go lipca i 15 stycznia roku następnego,

       c)Dział Pomocy Rodzinie, Osobom Niepełnosprawnym i Bezdomnym –

                                 

                                          Urząd Statystyczny w Katowicach

                                               -roczne sprawozdanie z rodzin zastępczych PS-02

                                                w terminie ustalonym przez GUS

                                         -meldunek kwartalny za I i III kwartał do 20-go po

                                          zakończonym kwartale,

                                         -sprawozdanie MIPS - 03 półroczne i roczne do 20-lipca i

                                          20-go stycznia po zakończonym roku.

       d) Kadry

      

                                              Urząd Statystyczny w Rybniku

                                           - kwartalne oraz roczne sprawozdanie w zakresie pracujących, 

                                             wynagrodzeniach i czasie  pracy

                                             w terminie określonym przez GUS

        e)  Zespół Projektowy

 

                                              Urząd Marszałkowski w Katowicach

                                            - sprawozdawczość zgodnie z Wytycznymi w zakresie

                                              Sprawozdawczości ramowych, strategicznych ram odniesienia

                                              2007 – 2013.

 6)Sprawozdania sporządza się na koniec  okresu sprawozdawczego na 

    podstawie własnych ksiąg rachunkowych.

7)Podpisy na sprawozdaniu składa się odręcznie na każdym formularzu w miejscu  

  wyznaczonym, a pod podpisem umieszcza się pieczątkę z nazwiskiem osoby podpisującej.

8)Sprawozdania sporządzane są i przekazywane do jednostki nadrzędnej ręcznie na

   odpowiednich drukach przez w/w działy oraz w formie elektronicznej  przez stanowisko

   informatyka.

 

9)Sprawozdanie powinno być sporządzone rzetelnie i prawidłowo pod względem

   merytorycznym i formalno-rachunkowym, a kwoty wykazane w sprawozdaniu powinny być

   zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

10)Zasady sporządzania sprawozdania finansowego zwanego dalej “bilansem” określone 

   zostały Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006  roku w sprawie

   szczegółowych zasad rachunkowości  oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu

   jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych

      (Dz.U.142 poz.1020).

11)Bilans sporządza się na koniec okresu obrotowego tj. 31 grudnia danego roku w terminach

ustalonych przez Prezydenta Miasta.

12)Bilans jest dokumentem:

a)      księgowym zamykającym kończący się rok obrotowy  i jednocześnie jest bilansem  otwarcia na kolejny rok obrotowy,

b)      finansowym określającym na dany dzień wartość składników majątku (aktywów) i źródeł finansowania  (pasywów).

13)Przed sporządzeniem bilansu należy uzgodnić obroty i salda kont syntetycznych i

    analitycznych. Do bilansu dołącza się w formie opisowej objaśnienia danych wynikających z

    bilansu.

       14)Bilans jednostki podpisuje kierownik jednostki i główny księgowy.

 

§ 4

Szczegółowy sposób wykonywania budżetu Ośrodka Pomocy Społecznej

 

1) Zarządzenie Prezydenta Miasta Jastrzębia Zdroju określa szczegółowo sposób wykonywania

    budżetu do stosowania w jednostkach organizacyjnych, w tym:

- sposób i tryb dokonywania zmian budżetu,

- tryb pobierania dochodów i terminy odprowadzania ich na rachunki bankowe Urzędu Miasta,

- tryb dokonywania wydatków budżetowych,

- zasady i terminy sporządzania sprawozdań,

- zasady i terminy sporządzania harmonogramu i zmian,

- zasady i terminy sporządzania zapotrzebowania na środki oraz uruchomienia środków

2) Realizacja zadań w Ośrodku Pomocy Społecznej następuje w terminach określonych przepisami

   prawa i zgodnie z rocznym harmonogramem realizacji dochodów i wydatków.

3) Harmonogram obejmuje:

-prognozę dochodów budżetu w poszczególnych miesiącach,

-wielkość wydatków planowanych na sfinansowanie w poszczególnych miesiącach ,

4) Harmonogram na następny rok budżetowy opracowuje Dział Księgowości i przekazuje do

 Wydziału Budżetu UM do 20 grudnia  poprzedzającego rok budżetowy na podstawie pisemnej

  informacji złożonej do 15 grudnia przez  poszczególne  działy i samodzielne stanowiska.

  Informacja winna określać prognozowane kwoty i prognozowany czas wydatkowania środków

   w oparciu o wielkości ujęte w projekcie  uchwały budżetu Miasta.

5)Harmonogram podlega comiesięcznej aktualizacji . Do 15-go każdego miesiąca  należy zgłosić

  w formie pisemnej proponowane zmiany do okresów i kwoty harmonogramu do Działu

  Księgowości.

6)Uruchomienie środków odbywa się na podstawie zapotrzebowania (druk określa Zarządzenie

   PM) składanego przez Dział Księgowości do Wydziału Budżetu UM w terminie do 20-go

   każdego miesiąca. Do 18-go każdego miesiąca wszystkie Działy OPS i samodzielne stanowiska winny złożyć

  w Dziale Księgowości zapotrzebowanie na środki pieniężne.

7)Zapotrzebowanie, którym mowa w pkt.6 nie może zawierać wartości wyższych niż określone w

  harmonogramie.

8) Jeżeli dni określające terminy złożenia harmonogramów i zapotrzebowań są dniami wolnymi,

   przyjmuje się następny dzień roboczy.

 

§ 5

Szczegółowe zasady rachunkowości określone w Ośrodku Pomocy Społecznej

w Jastrzębiu Zdroju

 

1)      Aktywa i Pasywa wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w sposób następujący:

a)      środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – wg cen nabycia,

b)      rzeczowe składniki aktywów obrotowych – wg cen nabycia,

c)      należności – w kwocie wymagającej zapłaty, z zachowaniem ostrożności,

d)     zobowiązania w kwocie wymagającej zapłaty

Jeżeli nie jest możliwe ustalenie cen nabycia składnika aktywów, w szczególności przyjętego nieodpłatnie lub z darowizny – jego wyceny dokonuje się wg cen  sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.

2)      Zasady gospodarki majątkiem trwałym i umorzenia ujęte są w „Zasadach Gospodarki Majątkiem Trwałym w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju”.

3)      Szczegółowe zasady ujęcia w księgach odpisów aktualizujących ujęte są w Zakładowym Planie Kont

4)      Odsetki od należności ujmuje się w księgach  rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek naliczonych i przypisanych na koniec kwartału.

Na dzień 31 grudnia odsetki  naliczone , a nie zapłacone podlegają aktualizacji.

5)      Ponoszone koszty w jednostce ujmuje się na kontach zespołu 4... .Ewidencję analityczną prowadzi się według działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej.

6)      Kosztami zakupu materiałów, usług oraz wypłaconych świadczeń obciąża się koszty okresu sprawozdawczego, w którym zostały poniesione. Rachunki obciążające okres sprawozdawczy, które wpłyną do jednostki po zakończonym sprawozdaniu tj. po 8-mym każdego miesiąca, a po zakończonym roku po ostatnim dniu obciążają koszty nowego okresu sprawozdawczego.

7)      Zasady  gospodarki kasowej Ośrodka Pomocy Społecznej ujęte są w „Zasadach gospodarki kasowej „.Zasady ewidencji druków ścisłego zarachowania ujęte są w „Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania”.

8)       Pracownikom w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju przysługują:

a)      bilety komunikacji miejskiej na przejazdy służbowe dla pracowników socjalnych  w terenie pracy służbowej, dla pozostałych pracowników na przejazdy do miejsca załatwienia sprawy służbowej

b)      odzież i obuwie robocze dla pracowników socjalnych,

c)      ekwiwalent za pranie odzieży roboczej dla pracowników,

d)     środki czystości (papier toaletowy, ręcznik, mydło),

e)      dopłata do okularów dla pracowników pracujących na stanowiskach komputerowych,

f)       badania lekarskie

   /zgodnie z przepisami bhp i kodeksem pracy, zgodnie z Regulaminem./

g)      szkolenia dla pracowników OPS w ramach posiadanych w planie finansowym 

    środków pieniężnych,

9)      Kosztami opłacanych składek emerytalno-rentowych oraz podatku dochodowego z tytułu wynagrodzeń obciąża się koszty okresu sprawozdawczego, w którym zostały poniesione. Należne kwoty wydatkowane są w terminach określonych w szczegółowych przepisach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zapłata za miesiąc  grudzień następuje w miesiącu styczniu roku następnego.

10)  Świadczenia nie podjęte w terminie wypłaty księgowane są na koncie rozrachunkowym, do czasu ponownego naniesienia na listę wypłat lub wyjaśnienia przez pracownika socjalnego, jaki jest dalszy tok postępowania w sprawie nie podjętego świadczenia. 

Nie podjęte  świadczenia do końca roku budżetowego obciążają środki roku następnego.

11)  Zakupy materiałów biurowych księgowane są na podstawie rachunku zakupu w koszty

  jednostki. Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę materiałami biurowymi ewidencjonuje

  przychód ilościowy wg rachunku w „zeszycie przychodów i rozchodów materiałów

  biurowych”. Fakt pobrania materiałów biurowych potwierdzony jest podpisem przez

   pracownika pobierającego materiały biurowe.

                                                                      

§ 6

Sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych

 

1)      Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki tj. w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju, ul. Al. Piłsudskiego 60 oraz w Dziale Świadczeń Rodzinnych Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju ul. Zielona 20 w języku polskim i w walucie polskiej.

2)      Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera:

a)      muszą zapewniać automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald,

b)      wydruki komputerowe powinny składać się z automatycznie numerowanych stron z  oznaczeniem pierwszej  i ostatniej strony.

3)      Księgi rachunkowe tworzą:

a)      dziennik - dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiło w danym        okresie  sprawozdawczym i umożliwia uzgodnienia jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej,

b)      księga główna - konta księgi głównej  zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu   syntetycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,

c)      księgi pomocnicze - konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

       Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są w szczególności dla:

a)      środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych – ewidencja ilościowo  -wartościowa,

b)     należności z tytułu odpłatności rodziców biologicznych za dzieci przebywające w rodzinach zastępczych

c)      należności z tytułu nienależnie pobranych świadczeń ,

d)     rozrachunków z kontrahentami – ewidencja według kontrahentów,

e)      rozrachunków z pracownikami, a w szczególności  jako imienną ewidencję wynagrodzeń  pracowników zapewniającą uzyskanie informacji  z całego okresu zatrudnienia, świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz podatków,

f)      listy wypłat świadczeń,  wypłacanych na podstawie  ustawy o pomocy społecznej,       

            4)  Zestawienia obrotów i sald księgi głównej /syntetyka/oraz sald kont ksiąg pomocniczych

            /analityka/sporządzane jest miesięcznie po uzgodnieniu stanów księgowych. Salda  ksiąg

            pomocniczych należy uzgadniać przynajmniej raz na kwartał.

       5)  Księgi rachunkowe należy prowadzić rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

       6)  Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich 

            kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu

            dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych

            procedur obliczeniowych.

       7)  Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności

            dokonanych w nich zapisów, stanów  oraz działania procedur obliczeniowych, a w

            szczególności:

a)      udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,

b)     zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających  sporządzanie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonania rozliczeń finansowych.

 

§ 7

 

Rodzaje ksiąg rachunkowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju

        

Dział Pomocy Rodzinie, Osobom Niepełnosprawnym i Bezdomnym:

1)      ewidencja analityczna przyznanej pomocy rodzinie zastępczej,

2)      ewidencja analityczna przyznanej pomocy osobom bezdomnym,

3)      ewidencja analityczna przyznanej pomocy wychowankom POW oraz mieszkańcom mieszkań chronionych,

4)      ewidencja analityczna opłat w części gminnej pensjonariuszom DPS ,

5)      ewidencja analityczna usług opiekuńczych świadczonych u chorego w domu,

6)      ewidencja analityczna przyznanej pomocy osobom niepełnosprawnym z funduszu celowego PFRON – rehabilitacja społeczna.

 

      Dział Usług:

1)      ewidencja analityczna przyznanej pomocy w formie zasiłków celowych, okresowych ,

2)      ewidencja analityczna opłaconych składek zdrowotnych,

3)      ewidencja analityczna wypłaconych zasiłków stałych ,

4)      ewidencja analityczna wyżywienia dzieci i młodzieży w szkołach, przedszkolach, ochronkach,

5)      ewidencja analityczna pomocy w postaci wypoczynku letniego dzieci i młodzieży,

6)      ewidencja analityczna posiłków w postaci rzeczowej i finansowej jako zasiłek celowy na zakup żywności i sporządzenie posiłku.

 

     Stanowisko informatyka:

1)      ewidencja analityczna  zestawów komputerowych i programów komputerowych,

ksera ,

  

     Stanowisko dokonujące zakupów wyposażenia:

1)      ewidencja analityczna wartościowa i ilościowa wyposażenia pomieszczeń – pozostałe środki trwałe i drobny sprzęt w pomieszczeniach OPS prowadzone w programie obsługi ksiąg inwentarzowych QINW.

 

Dział księgowości:

1)      program księgowy FK „Rekord”

    – ewidencja syntetyczna  na kontach księgowych w wartości zadań realizowanych przez

       zespół projektowy POKL, działy merytoryczne , samodzielne stanowiska, ewidencja

       wynagrodzeń oraz pochodnych od wynagrodzeń,

2)      ewidencja analityczna wynagrodzeń oraz pochodnych od wynagrodzeń,

3)      ewidencja analityczna środków trwałych i programów komputerowych do celów naliczenia amortyzacji,

4)      ewidencja analityczna otrzymanych środków na działalność jednostki,

5)      ewidencja analityczna kosztów, przychodów, wydatków, należności,

6)      ewidencja analityczna kontrahentów,

Zespół Projektowy POKL

1)      ewidencja analityczna kosztów rodzajowych zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym,

2)      ewidencja analityczna kontrahentów,

3)      ewidencja analityczna poniesionych kosztów na poszczególnych beneficjentów

ostatecznych,

 

Działy merytoryczne oraz samodzielne stanowiska uzgadniają księgi analityczne z księgami syntetycznymi w Dziale Księgowości przynajmniej raz na kwartał. Uzgodnieniu podlegają koszty, wydatki, należności, świadczenia niepodjęte, zobowiązania, środki trwałe oraz inne dane w zależności od potrzeb. Działy merytoryczne prowadzą statystykę w zakresie liczby osób objętych pomocą, liczby wypłaconych świadczeń.

 

§ 8

 

Zasady wypłaty świadczeń

 

 Decyzja przyznająca świadczenie jest podstawą do sporządzenia przez dział merytoryczny listy wypłat. Decyzja określa kwotę i terminy wypłat. Wydrukowane i zatwierdzone listy wypłat przekazywane są do kasy w celu przelania na indywidualne konto świadczeniobiorcy, wysłania świadczeń przekazem pocztowym lub wypłaty świadczeń w kasie gotówką. Lista posiada kolejny numer i cel przyznania świadczenia, datę sporządzenia listy, imię, nazwisko, adres i numer dowodu lub innego dokumentu zastępczego świadczeniobiorcy, określenie rodzaju zapłaty świadczenia, nr decyzji przyznającej świadczenie oraz miejsce na potwierdzenie odbioru gotówki.

 

                                                                         § 9

 

                                                                  Należności

 

        Należności z tytułu dochodów wynikają z tytułu przypisania prawomocnych decyzji  przekazanych z działów merytorycznych do księgowości lub na podstawie wykazu godzin i wartości z tytułu pełnienia przez Firmę usług opiekuńczych u chorego w domu, który jest  załącznikiem do rachunku za pełnione usługi. Decyzje określają rodzaj należności, termin spłaty.

        Odsetki ustawowe z tytułu zwłoki naliczane są od dnia następnego po dniu wypłaty świadczenia nienależnie pobranego lub od dnia następnego po terminie zapłaty określonym w decyzji.

        Nieuregulowane należności podlegają przepisom o egzekucji w administracji.  Zadłużenia z tytułu należności dochodów gminy, budżetu państwa podlegają częstym analizom w kierunku możliwości ściągnięcia należności poprzez: zapytanie o miejsce zamieszkania w Centralnym Biurze Adresowym, w Centralnym Rejestrze Skazanych, poprzez badanie sytuacji materialnej i społecznej sporządzając wywiad środowiskowy itp.. W sytuacji gdy egzekucja komornika jest bezskuteczna, występuje ciężka choroba, sytuacja materialna dłużnika jest trudna lub nieznane jest miejsce pobytu dłużnika i dochodzi do przedawnienia należności, na wniosek działu merytorycznego, Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz z przepisami KC uznaje kwotę należności za przedawnioną poprzez wystawienie decyzji o przedawnieniu należności. Decyzja Dyrektora jest podstawą do wyksięgowania z ksiąg rachunkowych należności kwoty głównej wraz z odsetkami.

       Nadpłacone kwoty z tytułu dochodów zostają zwrócone dłużnikowi lub zaliczane na poczet innych należności, które mają miejsce w księgach rachunkowych Ośrodka Pomocy Społecznej na podstawie polecenia działu merytorycznego zatwierdzonego przez Dyrektora.

       Wpłaty ściągniętych od komornika należności, które nie posiadają podziału na należność główną i odsetki księgowane są w pierwszej kolejności jako należność główna, a w dalszej kolejności jako odsetki.

                                                                      § 10

 

Rachunek Dochodów Własnych

   

   W Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju tworzony jest decyzją Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju Rachunek Dochodów Własnych. Podstawą utworzenia jest wpłata darowizny od osób fizycznych i prawnych na cele statutowe jednostki tj. pomoc dla osób wskazanych przez darczyńcę lub przez pracownika socjalnego. Decyzją Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej ustalany jest plan przychodów i wydatków. Wydatkowanie kwot następuje na podstawie listy wypłat.

                                                                         § 11

 

Rozliczanie otrzymanych dotacji

 

Wydatkowanie środków z budżetu państwa następuje na podstawie:

 

1) listy wypłat świadczeń

- zasiłków stałych,

- świadczeń pieniężnych i w naturze w ramach programu rządowego „Posiłek dla potrzebujących,”

- zasiłków okresowych,

 

2)rachunków z tytułu pełnionych usług opiekuńczych psychiatrycznych wystawionych przez   

  usługobiorcę,

 

3)deklaracji rozliczeniowych ZUS - DRA

- składek  zdrowotnych dla świadczeniobiorców  zasiłków stałych,

 

4) na podstawie rachunków, faktur lub na koniec kwartału na podstawie dowodu księgowego 

   wewnętrznego PK  obejmujących:

 

a) wyżywienie dzieci w szkołach i przedszkolach w rozdz.85295 – Pozostała działalność

     na podstawie dokumentów źródłowych (rachunki,  faktury VAT, noty obciążeniowe). Rachunki

     noty, faktury opisywane są ze wskazaniem na środki własne gminy i środki z dotacji budżetu

     państwa. Na tym etapie ujmowane są tylko dzieci z przekroczonym kryterium dochodowym

     ustalonym w ustawie o pomocy społecznej.

b) listy wypłat zasiłków celowych na zakup żywności i posiłku dla potrzebujących dla osób z

     przekroczonym kryterium dochodowym zgodnie z ustawą o pomocy społecznej. Po

     zakończonym kwartale sporządzany jest dokument wewnętrzny PK w Dziale Księgowości

     w celu przeksięgowania w/w zadań ujętych wcześniej ze środków własnych gminy do

     wysokości otrzymanej dotacji. Po zakończonym kwartale – Wydział Budżetu Urzędu Miasta w

     JastrzębiuZdroju przekazuje do OPS informację o wysokości otrzymanej kwoty dotacji ze

      Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach, która jest podstawą księgowania dokumentu 

      PK.

c)  koszty utrzymania w rozdz.85219 – Ośrodki Pomocy Społecznej do wysokości otrzymanej

     dotacji na podstawie dowodu wewnętrznego PK wraz z załącznikiem określającym plan dotacji .

      Plan budżetowy na dany rok określa kwoty na paragrafach wydatkowych. Dowód PK

      sporządzany jest na koniec każdego kwartału . O wysokości otrzymanej dotacji informuje Urząd

      Miasta Wydział  Budżetu. Natomiast kwota dotacji z tytułu dodatku dla pracowników

      socjalnych w wysokości 250 zł dla 1 pracownika rozliczana jest miesięcznie wg list płac oraz

      informacji pracownika naliczającego płace o wysokości oszczędności z tytułu wypłaconych

      zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich.

 

§ 12

 

Korzystanie z pojazdu służbowego i środków komunikacji miejskiej

 

      Do celów służbowych  pracownicy jednostki mogą korzystać:

   -  z  samochodu służbowego,

   -  ze środków komunikacji miejskiej,

   -  w uzasadnionych przypadkach i za zgodą kierownika jednostki z samochodu prywatnego.

 

Pojazd służbowy

 

1) Korzystanie z pojazdu służbowego następuje po wcześniejszym powiadomieniu pracownika

    odpowiedzialnego za nadzór nad samochodem o zamiarze wyjazdu celem zarezerwowania

    pojazdu.

2) Do prowadzenia pojazdu służbowego upoważniony jest tylko kierowca Ośrodka Pomocy

     Społecznej w Jastrzębiu Zdroju.

      3) W celu prowadzenia pojazdu służbowego kierowca pobiera kartę drogową pojazdu. Karta

     drogowa pojazdu wydana jest na okres 1 miesiąca i potwierdzona przez pracownika

     odpowiedzialnego za nadzór nad samochodem służbowym. Pobieranie karty pracownik

     potwierdza podpisem .

4) Kartę drogową pojazdu wypełnia kierowca pojazdu wpisując rzeczywisty czas wyjazdu i

     przyjazdu, ilość przejechanych kilometrów, trasy przejazdu, imię i nazwisko osoby 

     korzystającej pojazdu, która potwierdza odbytą podróż. 

5) Obowiązkiem pracownika kierującego pojazdem jest bieżące przedstawianie faktur zakupu

     paliwa i odnotowywanie stanu licznika w momencie tankowania  na fakturze.

6)  Rozliczanie paliwa dokonuje się na koniec każdego miesiąca poprzez rozliczenie karty

     drogowej lub na dzień zmiany osoby.

7)      Rozliczenia paliwa dokonuje pracownik nadzorujący eksploatację samochodu służbowego.

8)      Limit zużycia paliwa określa kierownik jednostki odrębnym dokumentem.

      Odpowiedzialnym za właściwą eksploatację samochodu służbowego i rozliczanie paliwa

      jest Główny Specjalista Ds. Kadr w OPS.

 

Komunikacja miejska

 

 9) Pracownicy OPS w celach służbowych mogą korzystać z miejskich autobusów MZK.

10) Pracownicy otrzymują bilety MZK jednorazowego przejazdu.

11) Wydawanie biletów następuje na pisemny wniosek dla pracowników socjalnych lub na

      wniosek ustny dla pozostałych pracowników ze wskazaniem celu przejazdu.

      Bilety zakupywane i wydawane są przez Głównego Specjalistę ds. Kadr Ośrodka Pomocy

      Społecznej.

      Pracownicy pobierający bilety potwierdzają własnoręcznym podpisem pobór biletu.

12) Pracownicy socjalni pobierają bilety potrzebne do wykonywania pracy w terenie na cały

      miesiąc. Po zakończonym miesiącu przedstawiają osobiście rozliczenie wykorzystanych

      biletów do dnia 10-go następnego miesiąca w Dziale Księgowości.

      Rozliczenie pobranych biletów jednorazowych pozostałych pracowników sporządza

      miesięcznie pracownik wydający bilety pracownikom.

     Wszystkie rozliczenia biletów po przekazaniu do Działu Księgowości są sprawdzane

     pod względem formalno-rachunkowym oraz zgodności przejazdów. Wszystkie wątpliwości i

     nieprawidłowości przekazywane są kierownikom nadzorujących poszczególnych

     pracowników.    

13)Stan biletów MZK wynikający z ewidencji Głównego Specjalisty ds. Kadr powinien być

      przynajmniej raz na kwartał uzgodniony z Działem Księgowości.

Samochód prywatny

 

14)W sytuacjach wymagających natychmiastowych działań pracowników  Ośrodka Pomocy

Społecznej, w sytuacjach gdzie utrudniony jest dojazd środkami komunikacji publicznej,

za zgodą  Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej pracownik może dojechać samochodem

prywatnym.

15)    Rozliczenie kosztów przejazdu następuje na podstawie druku delegacji służbowej.

16)    Wysokość kwoty ryczałtowej za 1 km przejazdu określa zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej.

 

§ 13

Podróże służbowe

 

   1)Polecenie wyjazdu służbowego stanowi upoważnienie pracownika do wykonywania zleconych

      mu czynności służbowych podczas wyjazdu służbowego.

Polecenie wyjazdu służbowego wypełnia Główny Specjalista ds. Kadr Ośrodka Pomocy Społecznej oraz  prowadzi rejestr wyjazdów służbowych.

   2)Zlecając wyjazd służbowy  kierownik jednostki lub zastępca kierownika podpisuje polecenie

 wyjazdu służbowego określając:

 - osobę delegowaną i jej stanowisko,

 - miejscowość i podmiot wykonania wyjazdu służbowego,

 - czas trwania podróży,

 - cel wyjazdu służbowego,

 - środek lokomocji.

3)Rozliczenie delegacji następuje na podstawie  skasowanych biletów przejazdu .

 

§ 14

 

Zaciąganie zobowiązań

 

1) Upoważnionym do zaciągania zobowiązań jest Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Z-ca

    Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej.

2) Podpisanie dokumentu, w którym zaciągane jest zobowiązanie przez:

     a) Dyrektora lub Zastępcę oznacza, że – zaciągnięte zostało zobowiązanie pieniężne oraz, że nie

         wnosi żadnych zastrzeżeń do zaciąganego zobowiązania,

     b) Kierownika Działu lub innego pracownika oznacza, że zaciągnięte zobowiązanie jest

         poprzedzone kontrolą wstępną zgodności z obowiązującym stanem prawnym, pod względem  

         celowości, gospodarności, legalności, rzetelności.  

     c) Głównego Księgowego oznacza, że – zaciągnięcie zobowiązania jest przewidziane do

         realizacji w budżecie jednostki, zostało ujęte w harmonogramie dochodów i wydatków,

         wydatki mieszczą się w planie finansowym, czynności poprzedzające zaciągnięcie

         zobowiązania zostały wykonane przez osoby do tego zobowiązane lub upoważnione i tym

         samym  nie zgłasza zastrzeżeń  do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników

         oceny prawidłowości merytorycznej zaciąganego zobowiązania.

 

§ 15

 

Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji

 

1) Dokumentacja w szczególności :

     - księgi rachunkowe,

     - dowody księgowe,

     - zasady ewidencji księgowej,

     - sprawozdania  finansowe,

     - dokumenty inwentaryzacyjne,

       gromadzona jest w Dziale Księgowości.

2) Dokumentacja źródłowa gromadzona jest w poszczególnych działach lub na stanowiskach

    merytorycznych.

3) Dokumentacja o której mowa w pkt.1 – 2 przechowuje się w sposób należyty i chroni przed

    niedozwolonymi zmianami , uszkodzeniem, zniszczeniem itp..

4) Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera podlegają  tworzeniu rezerwowych

    zbiorów kopii danych oraz zabezpieczeniu oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie

    czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

    Ponadto zapisy drukowane są na koniec każdego miesiąca. Kopie bezpieczeństwa sporządzane są

    na dysku twardym codziennie przyrostowo. Jeden raz na tydzień sporządzana jest kopia pełna, a

    na koniec miesiąca tworzy się kopie na płycie DVD.

5) Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne za rok bieżący i rok ubiegły przechowuje się

    w siedzibie   jednostki w Dziale Księgowości w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku,

    podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na łatwe odszukanie. Po

    zatwierdzeniu sprawozdania finansowego rocznego, treść dowodów księgowych w programie

    komputerowym FK Rekord  przeniesiona jest na nośniki danych pozwalające zachować w trwałej

    postaci zawartość dowodów z  możliwością odtworzenia dowodów w postaci  wydruków, a

    dokumenty w wersji papierowej za rok ubiegły przekazywane są do archiwum jednostki.

6) Zasady, o której mowa w pkt.5 nie stosuje się do:

     - list płac,

     - powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,

     - umów oraz innych dokumentów znaczących .

7) Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych

    zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe oraz sprawozdania opisowe

    z wykonania budżetu przechowuje się zgodnie z pkt. 5.

8) Dokumenty finansowe przechowuje się w archiwum w siedzibie jednostki i w archiwum

   w  przychodni na  ul. Wielkopolskiej zapewniając łatwy dostęp do nich wyłącznie

   upoważnionemu pracownikowi,  który odpowiada za archiwum i złożone dokumenty.

9) Archiwizowanie dokumentów polega na kompletowaniu dokumentów z poszczególnych

    okresów.

10)Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

     Pozostała dokumentacja co najmniej przez:

     - księgi rachunkowe – 5 lat,

     - karty wynagrodzeń pracowników – przez okres wymaganego dostępu  do tych informacji ,

       wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych – 50 lat,

     - dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży – 5 lat,

     - dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości  - 5 lat od upływu jej ważności,

     - dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,

     - pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

11) Udostępnienie osobie trzeciej dokumentacji lub jej części do wglądu na terenie jednostki-

       wymagana jest zgoda kierownika jednostki lub osoby upoważnionej,

       Dokumenty księgowe po ich ujęciu w księgach rachunkowych nie mogą być przekazywane

       pracownikom jednostki, ich kserokopie mogą być sporządzane po uzyskaniu zgody głównego

       księgowego lub osoby  przez niego upoważnionej.

       Dokumenty składa się  w teczki, skoroszyty, segregatory zgodnie z ich numeracją.

                                                                                                 

 

§ 16

       Zarządzenie wchodzi z dniem podpisania.

 

§17

 

      Traci moc:

- Zarządzenie Nr OPS-Zd/0152/26/2007 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju z dnia 28 listopada 2007 w sprawie zmian do polityki rachunkowości w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju,

- Zarządzenie nr OPS-Zd/0152/4/07 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju z dnia 09 marca 2007 r. w sprawie zmian do polityki rachunkowości w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju,

- Zarządzenie nr OPS-Zd/0152/23/06 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju z dnia 31 października 2006r. w sprawie polityki rachunkowości w Ośrodku Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju.