Zarządzenie nr 6 w sprawie procedury przygotowania i realizacji projektów w ramach dostępnych programów współfinansowanych z funduszy europejskich, innych środków zagranicznych... (OPS-ZD.0152/6/2008)
RSSZARZĄDZENIE nr OPS-ZD.0152/6/2008
Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej
w Jastrzębiu Zdroju
z dnia 18.04.2008r.
w sprawie: procedury przygotowania i realizacji projektów w ramach dostępnych programów współfinansowanych z funduszy europejskich, innych środków zagranicznych oraz krajowych, niepodlegających zwrotowi
Na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( jednolity tekst z 2001 roku nr 142 poz. 1591 z późn. zm.)
Zarządzam:
§ 1
1. Wprowadzić procedury określające sposób postępowania przy pozyskiwaniu:
a) środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej,
b) środków pochodzących ze źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi,
c) środków z budżetu państwa na współfinansowanie zadań z udziałem w/w środków,
d) innych bezzwrotnych środków krajowych.
2. Objąć procedurą czynności:
a) weryfikacji zgłoszonych przez działy propozycji projektów, pod kątem spełniania wymaganych kryteriów oraz analizy formalnej otrzymanych materiałów,
b) przygotowania wniosku aplikacyjnego
c) podpisania i złożenia wniosku
d) podpisania umowy, jeśli przewiduje dofinansowanie z w/w środków
e) realizację zadania objętego dofinansowaniem z powyższych środków
3. Procedura, o której mowa w pkt. 1 i 2 stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.
§2
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa:
1) Dział – wewnętrzne komórki w jednostce przewidziane regulaminem organizacyjnym;
2) Kierownik Działu – pracownik stojący na czele komórki organizacyjnej
3) Dyrektor – pracownik stojący na czele Ośrodka Pomocy Społecznej
4) Zespół projektowy – grupa składająca się z konsultanta/koordynatora oraz członków, mająca za zadanie przygotowanie odpowiedniego wniosku aplikacyjnego wraz z dokumentacją dla określonego projektu oraz w przypadku uzyskania dofinansowania, właściwą jego realizację
5) Konsultant/koordynator – osoba kierująca i nadzorująca pracę zespołu projektowego
6) Członek zespołu projektowego – osoba wchodząca w skład zespołu projektowego odpowiedzialna za wykonywanie powierzonych zadań na rzecz projektu zwłaszcza w zakresie aplikowania, kwalifikowalności, promocji projektu, monitoringu, sposobu rozliczania i sprawozdawczości
7) Wniosek – dokument opracowany przez zespół projektowy dotyczący realizacji zadania z udziałem środków, o których mowa w § 1 ust.1 zaakceptowany przez Dyrektora OPS (osobę upoważnioną przez Prezydenta Miasta do realizacji projektów unijnych)
8) Umowa o dofinansowanie – dokument zawarty z Instytucją Pośredniczącą określający zasady obowiązujące przy realizacji projektu unijnego
9) Dokumenty programowe – dokumenty w postaci programów lub planów rozwoju, opracowywane dla potrzeb wydatkowania środków. Określają między innymi cele i główne kierunki wydatkowania środków na podstawie analizy aktualnej sytuacji i trendów rozwojowych danego obszaru lub sektora, kryteria i sposoby realizacji konkretnych projektów, osoby i instytucje odpowiedzialne za wykonanie określonych zadań oraz szacunkową wielkość i rozbicie środków z uwzględnieniem współfinansowania ze wszystkich osiągalnych źródeł budżetowych.
§3
W przypadku nieobecności jednej z osób wchodzących w skład zespołu projektowego przyjmuje się następujące zasady zastępstw:
· w razie nieobecności konsultanta/koordynatora zespołu projektowego zastępstwo w zakresie zadań wykonywanych przez w/w pełni Dyrektor OPS/ z-ca Dyrektora
· w razie nieobecności członka zespołu projektowego za wyjątkiem księgowej ds. projektów unijnych zastępstwo w zakresie jego zadań pełni osoba wskazana przez konsultanta koordynatora
· w sytuacjach kryzysowych – ( w przypadku nieobecności wszystkich referentów) zastępstwo w zakresie wykonywanych przez nich zadań spada na konsultanta/koordynatora (Dyrektor ,z-ca)
· w razie nieobecności księgowej ds. projektów unijnych zastępstwo w zakresie wykonywanych przez nią zadań pełni Gł. Księgowy ( z-ca gł. Księgowego OPS)
§4
Przechowywanie dokumentacji projektowej ustala się zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia. Dokumentacja projektowa musi być przechowywana co najmniej tak długo, jak projekt może być kontrolowany. Kontrola może być przeprowadzona w trakcie okresu wskazanego w umowie o dofinansowanie.
§ 5
Dokumentacja projektowa winna być oznakowana zgodnie z zasadami promocji projektu.
§6
W ramach realizacji projektu należy upowszechniać informacje dotyczące źródeł finansowania projektu.
§7
1. W sprawach związanych z realizacją projektów unijnych stosuje się odpowiednio przepisy powszechnie obowiązującego prawa, przepisy wewnętrzne ustalone zarządzeniami Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej. Zespół projektowy ma obowiązek kierować się również zasadami wypływającymi z wytycznych projektowych oraz innych dokumentów stworzonych na potrzeby realizowanego projektu.
2. Ilekroć w przepisach wewnętrznych wprowadzonych zarządzeniem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej jest mowa o komórce organizacyjnej, kierowniku komórki organizacyjnej należy rozumieć odpowiednio zespół projektowy, konsultanta/koordynatora zespołu projektowego.
§ 8
Ośrodek Pomocy Społecznej w Jastrzębiu Zdroju zobowiązany jest do zarejestrowania instytucji szkoleniowej w internetowej bazie ofert szkoleniowych i aktualizacji informacji o każdym szkoleniu organizowanym w ramach Projektu nie rzadziej niż raz w miesiącu, zgodnie z zakresem danych określonym przez Instytucję Zarządzającą.
§ 9
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 6 | |||||
Procedura przygotowania i realizacji projektów w ramach dostępnych programów współfinansowanych z funduszy europejskich, innych środków zagranicznych oraz krajowych, niepodlegających zwrotowi | |||||
Nr |
Opis czynności |
Kto wykonuje |
Dokumentacja | ||
Sporządzanie wniosku aplikacyjnego | |||||
1 |
Monitorowanie stron internetowych, analiza prasy, analiza dokumentów programowych wraz z wytycznymi, analiza rozporządzeń, analiza informacji uzykanych od Instytucji Zarządzających i Wdrażających, utrzymywanie kontaktu z instytucjami w celu uzyskania informacji dotyczących możliwości pozyskania środków pomocowych |
Zespół projektowy |
| ||
2 |
Analiza uzyskanych informacji pod względem ogólnych możliwości skorzystania z funduszy i identyfikacja Działu, który merytorycznie byłby odpowiedni dla potencjalnego projektu |
Zespół projektowy |
| ||
3 |
Przekazanie informacji do wytypowanego Działu |
Zespół projektowy |
| ||
4 |
Analiza potrzeb w odniesieniu do wytycznych projektowych przez Dział Merytoryczny |
PCPR/OPS- Właściwy Dział Merytoryczny |
| ||
5 |
Konsultacje z Dyrektorem OPS na temat możliwości przystąpienia do projektu |
Dyrektor OPS, Z-pca Dyrektora, Kierownicy Działów Merytorycznych, Gł. Księgowy |
| ||
6 |
Pozytywna decyzja Prezydenta – uzyskanie zgody na realizację projektu |
Prezydent Miasta |
Upoważnienie Prezydenta Miasta | ||
7 |
Powołanie zespołu projektowego w przypadku pozytywnej decyzji Prezydenta |
Dyrektor OPS |
Zarządzenie Dyrektora | ||
8 |
Zebranie Zespołu Projektowego - określenie podziału zadań oraz odpowiedzialności dla Członków Zespołu oraz harmonogram działania |
Koordynator Zespołu Projektowego |
Zakresy obowiązków | ||
9 |
Przygotowanie i zebranie danych z Działów Merytorycznych, dokumentacji i innych materiałów niezbędnych do pisania wniosku. |
Koordynator Zespołu Projektowego i Członkowie Zespołu zgodnie z rozdziałem zadań |
Przygotowana dokumentacja zgodnie z ustaleniami i harmonogramem | ||
10 |
Monitorowanie zmian w wytycznych dotyczących złożenia wniosku |
Koordynator Zespołu Projektowego |
| ||
11 |
Opracowanie wniosku z załącznikami |
Zespół Projektowy |
Wniosek z załącznikami | ||
12 |
Sprawdzenie wniosku |
Zespół Projektowy |
| ||
13 |
Przedłożenie wniosku aplikacyjnego do podpisu Dyrektorowi OPS |
Koordynator Zespołu Projektowego |
| ||
14 |
Złożenie kompletnego wniosku do Instytucji Zarządzającej |
Koordynator Zespołu Projektowego lub wyznaczona przez niego osoba |
Potwierdzenie złożenia wniosku | ||
15 |
Monitorowanie informacji w sprawie złożonego wniosku |
Koordynator Zespołu Projektowego |
| ||
16 |
Przygotowanie poprawek i uzupełnień do wniosku oraz dostarczenie ich do instytucji finansujacej |
Zespół Projektowy |
| ||
17 |
Poinformowanie Dyrektora OPS o wynikach |
Koordynator Zespołu Projektowego |
| ||
Realizacja projektu | |||||
20 |
Pozytywny wynik Przygotowanie dokumentacji niezbędnej do podpisania umowy o dofinansowanie projektu |
Zespół Projektowy |
Dokumentacja | ||
21 |
Prowadzenie działań promocyjnych |
Zespół projektowy |
Artykuły promocyjne, tablice informacyjne, pamiątkowe itp. | ||
22 |
Wybór wykonawcy i rzeczowa realizacja projektu |
Dział Merytoryczny/ Zespół projektowy |
Dokumentacja z rzeczowej realizacji | ||
23 |
Sporządzanie sprawozdań z realizacji projektu |
Zespół Projektowy |
Sprawozdania | ||
24 |
Wnioskowanie o Płatność |
Zespół Projektowy |
Wnioski o płatność | ||
25 |
Rozliczenie projektu i monitorowanie |
Zespół Projektowy |
Dokumentacja rozliczeniowa | ||
|
|
|
| ||
|
|
|
| ||
|
Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 6 | |||
Przechowywanie dokumentów | ||||
|
Rodzaj dokumentu |
Dział Merytoryczny |
Zespół Projektowy |
Dział Księgowości Budżetowej |
1 |
Zarządzenie Dyrektora OPS o powołaniu Zespołu Projektowego |
Oryginał/ Kopia |
Oryginał |
|
2 |
Wnioski o dofinansowanie wraz z załącznikami |
|
Oryginał |
|
3 |
Korespodnecja związana z procesem składania, uzupełniania i oceną wniosku |
|
Oryginał |
|
4 |
Umowa o dofinansowanie (aneks) |
|
Oryginał |
|
5 |
Korespondencja związana z podpisaniem umów o dofinansowanie (aneksu) |
|
Oryginał |
|
6 |
Sprawozdania |
|
Oryginał |
Kopia |
7 |
Wnioski o płatność |
|
Oryginał |
Kopia |
8 |
Korespodencja związana z wypełnianiem innych obowiązków wynikających z umowy o dofinansowanie projektu |
|
Oryginał |
|
9 |
Korespodnecja / dokumentacja związana z rzeczową realizacją projektu |
Oryginał/ Kopia |
Oryginał |
|
10 |
Umowy związane z rzeczową realizacją projektu |
|
Oryginał |
Oryginał/ Kopia |
12 |
Dokumenty związane z rozliczeniem projektu |
|
Oryginał |
Kopia |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Odpowiedzialny za treść: | Teresa Jachimowska |
---|---|
Opublikował w BIP: | Katarzyna Abrahamczyk |
Data opublikowania: | 30.04.2008 13:38 |
Ostatnio zaktualizował: | Rafał Stelmaczonek |
Data ostatniej aktualizacji: | 25.02.2009 07:57 |
Liczba wyświetleń: | 453 |